工程檔案管理存在的主要問題與對策探析

秦彩玲

（奎屯市城市建設檔案館，新疆 奎屯 833200）

1 加強建設工程質量監督檔案管理的意義

1）有助于建設工程質量提升。建設工程檔案記錄了建設工程整體環節的所有活動、數據與結果，是建設工程施工的見證。做好建設工程質量監督檔案管理工作，可以幫助建設行業進行建設工程招投標過程、施工工程、工程質量檢測過程的分析，總結建設工程總體環節的優缺點，為建設行業進行建設工程過程完善，提供了重要的數據，有助于建設工程質量的提升。

2）有助于工程監督效率提升。建設工程檔案管理反映了建設工程的施工情況、施工進度與施工質量，為質量監督管理提供了重要的依據，相關部門可以結合建設工程標準，以建設工程實際施工情況為基礎，結合檔案記錄內容，進行質量監督工作的開展，不僅可以節省質量監督管理的時間和精力，還可以對檔案記錄內容的真實性進行檢驗，促進檔案管理工作與質量監督工程的順利開展。

2 建設工程檔案管理中存在的問題

1）重視不夠。一些建設企業對建設工程的檔案管理重視不夠，把工作重點放在抓工程進展和工程質量上，只注重能否按工期完成工程和經濟效益，忽視了檔案管理的重要性。把工程檔案管理看成是閑職，在人員的安排上，缺乏統籌觀念，認為只要有人承擔這項工作就可以。由于工作人員的業務能力和自身素質局限，缺乏正確的檔案管理意識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

2）檔案管理人員素質不高。建設工程檔案管理工作和工程密切相關，是一項專業性較強的工作。一方面由于重視不夠，管理者在人員配備上沒有設置專門的檔案管理人員，都是兼職，他們沒有更多的時間和精力鉆研業務，缺乏檔案管理的理論知識和實踐經驗，很難保證工作質量；另一方面，很多工程的檔案管理人員是剛畢業的學生或者非專業的技術人員，又沒有進行必要的崗前培訓，缺乏實際操作經驗，致使一些歸檔資料不能滿足歸檔要求，例如工程資料的復印件，經多次復印、涂改之后再進行復印，字跡模糊不清，難以辨認，不符合存檔要求，如果存檔會給后續工作帶來麻煩。兼職檔案管理人員專業水平不高，又不努力進取，專業素質相對較差。

3）檔案管理方法落后，管理制度不完善。在信息化普及的今天，仍有個別單位還用傳統的檔案管理模式，浪費人力物力，影響工作效率；還有的建設工程企業雖然配置了先進的檔案管理系統軟件，但由于培訓不到位和工作人員自身素質等原因，檔案管理軟件的運用效率較低，沒有發揮其應有的作用。檔案管理制度不健全，沒有嚴格的制度約束，很多檔案管理人員按照自己的主觀想法對檔案進行管理，隨意性較大，缺乏科學性、合理性、規范性。職責分工不明確，有的人身兼數職，人員流動性大，導致檔案管理人員對檔案保護意識薄弱。

4）檔案真實性較差。由于建設工程檔案具有管理工作量大、資料來源復雜多樣的特點，正確的管理有一定的難度。一些建設單位檔案歸檔管理體系不健全，加之工作人員的責任心不強等原因，檔案管理過程相對混亂，管理不規范，容易出現紕漏。一些建設單位沒有把檔案管理工作當作重要工作內容，責任落實不到位，沿用傳統的手工操作，很難實現建設工程檔案管理的專業化和規范化，造成工程檔案的真實性較差。

3 加強建設工程檔案管理工作的有效措施

1）提高認識。自上而下高度重視，提高對檔案管理的正確認識，把檔案管理工作放在和工程施工及工程質量同等重要的位置，真正認識到檔案管理的重要作用。重視工程建設中資料收集整理，為工程竣工時檔案資料的驗收移交奠定基礎。完善收集資料的措施，定期檢查抽查，發現問題及時修正，檔案的歸檔管理由專人負責，并把檔案管理工作納入重點工作內容中。

2）加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員是進行檔案管理工作的主體，他們的專業素質和自身修養直接關系到檔案管理工作的質量和效果。因此，首先要加強檔案管理人員的學習和培訓，通過集中學習、網上自學、專家講座等多種形式，學習檔案管理、施工設計、財務管理、成本控制等相關的理論知識和檔案管理的實踐經驗，提高工作人員的自身素質和業務能力，并定期進行考核，考核結果和量化考核的績效相關聯，調動檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專業水平。多為他們提供外出參觀培訓的機會，加強不同單位之間的溝通交流，取長補短，運用于自己企業的檔案管理實踐。實行獎勵激勵制度，對工作認真、貢獻突出的檔案管理人員給予鼓勵和獎勵，激發檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請業內知名人士開展咨詢服務，促進檔案管理人員隊伍建設。

3）改進檔案管理方法，建立健全工程檔案管理制度。隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法適應現代復雜的工程施工建設的需求，因此，要根據企業的實際情況和工程檔案管理工作的需求，對傳統的方法進行改革創新，吸取其精華，融入現代的檔案管理方法中，運用管理軟件，使檔案管理更科學、更高效。建立完善檔案管理制度，作為約束檔案管理人員管理行為、規范檔案管理的依據和準則，制度要符合企業的實際情況，切實可行。比如檔案的分類要有科學性，案卷標簽要規范，檔案的擺放要隨時可以查到任何案卷，歸檔的材料要符合標準。建立檔案借還制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度，制定檔案管理人員工作職責，通過制度的制定和實施，加強檔案管理。在實際工作中，對檔案管理人員執行檔案管理制度的情況進行監督檢查，發現問題及時糾正，把工程檔案管理制度落到實處，使檔案管理人員能夠根據制度，規范檔案資料的收集和整理工作，進而提高工程檔案管理工作的質量。

4）提高檔案的真實性。檔案管理是一項嚴肅且責任重大的工作，檔案管理人員必須端正態度，嚴肅認真，精益求精，工作中不能為了應付而造假。檔案管理要伴隨工程的全過程，要確保檔案材料能夠真實地反映工程建設過程和施工質量。在工程竣工驗收時，建設單位的管理人員和工程項目的管理人員按照建設工程管理的檔案要求標準對全部檔案進行檢查、審核，修正存在的問題，補全缺失的材料，保證建設工程檔案材料的真實、準確、完整。

5）檔案內容規范性。首先，建設行業可以根據質量監督管理需求，進行檔案記錄內容的明確，幫助檔案管理人員明確記錄內容，一方面可以保證檔案信息記錄、整理與完善工作的順利開展，保證檔案信息的真實、可靠。另一方面可以進行我國各地檔案內容的統一，為建設行業質量提升做好更多的數據支持。其次，建設行業應當根據內容規范性需求，進行檔案內容記錄格式的統一，規定檔案記錄信息的詞匯，一方面可以保證檔案信息記錄工作的有序開展，另一方面為檔案查詢與處理工作做好了前提準備，保證建設行業后期質量完善工程的順利開展。最后，建設行業應當根據質量監督工作需求，做好檔案內容完善工作的規范，要求檔案管理人員在進行檔案信息記錄的同時，做好信息真實性與完整性的檢查工作，杜絕缺、漏、錯等現象的發生，保證檔案信息的完整性與真實性，不僅可以提升檔案管理工作水平，還有助于建設工程質量監督工作的順利開展。

6）檔案監督水平提升。建設工程質量監督工作具有很強的專業性與技術性，需要監督人員具備較強的專業知識、監督能力與職業道德素質。因此，建設行業應當根據質量監督需求，提升工程檔案監督水平，提高工程檔案監督的深度與廣度，從而保證建設工程質量提升。首先，監督人員可以根據質量監督需求，做好監督前文件資料的熟悉工作，根據建設工程圖紙，進行監督工作內容與形式的確認，保證監督工作的順利開展。其次，由于建設工程內容不同，其質量監督側重點也存在一定的區別，質量監督人員可以根據不同工程，進行監督計劃側重點的調整，保證監督計劃符合不同工程質量檢測需求。最后，質量監督人員應當加大對于工程檔案的監督管理工作，根據工程質量監督的要求，對檔案的真實性與完整性進行監督，及時發現工程檔案中存在的問題，并提出相應的整改策略，保證工程檔案信息的真實性，為建設工程質量監督工作的順利開展提供更多的依據，有助于建設工程質量的提升。

7）優化檔案管理信息化設施與設備。檔案信息化建設離不開先進的信息化設施與設備。在提升工程檔案管理質量的過程中，有必要為檔案管理部門配置相關的信息化設施與設備，如計算機、服務器、掃描儀等。同時，檔案管理部門還應做好系統軟件的開發和應用，不斷完善信息化檔案管理流程，建立統一的信息化檔案資源共享平臺。在完善檔案信息化管理功能的同時，應著重關注檔案錄入及全文的數字化操作。檔案信息數據的錄入本身屬于信息化檔案管理的基礎工作，它直接改變了傳統的檔案收集整理形式，使得檔案管理人員在面對各個部門所移交的大量檔案資料時，能夠一邊進行整理，一邊進行電子輸入，建立統一的數據格式，實施紙質檔案與數字檔案雙向化管理。這一流程不僅能夠減輕管理人員的壓力，還能夠提高檔案管理數據錄入效率，避免重復勞動的出現。

8）持續推動工程檔案信息化管理的發展。電子檔案錄入形式能夠及時將所有資料錄入檔案中，并進行篩選，剔除其中沒有價值的信息資料。工程檔案管理部門應當在新時期建立多層次的檔案管理考評制度，要求檔案管理人員加強信息化檔案管理的學習，提高工作素質。除了檔案管理信息化手段以外，還需要嘗試學習一些計算機和信息應用知識，只有對計算機管理軟件形成一定的了解，才能夠合理參與到檔案價值的挖掘工作中，從而提出準確的檔案信息分析結果，對工程的下一步開展形成重要參考依據。檔案數據的錄入質量將直接決定著檔案管理系統的質量，因而檔案管理部門應嚴格把好數據錄入關，確保所錄入的數據都準確而有效，不存在遺漏或者缺失的情況，否則難以保證檔案信息資料的完整性，也會影響到整體的檔案信息管理。

4 結束語

建設工程檔案管理工作對工程項目具有重要的意義，是建設企業管理工作的重要內容，工程檔案不僅是工程施工過程的真實反映，更是工程竣工后后續工作的依據和參考。工程檔案的管理工作是一項艱辛而復雜的工作，需要常抓不懈，需要齊心合力，才能做得更好。