解讀如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

程曉俠

（陜西省韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心，陜西 韓城 715400）

1 機關事業單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結構

在政府機關和事業單位的實際發展過程中，通過對人事檔案管理的有效開發，有助于改善人力資源結構，實現職能、崗位、人才的全面整合，充分利用人力資源。隨著機關事業單位的快速成長，其內部人員也應做出相應的調整。在人事調動過程中，要查閱人事檔案中的信息，進行全面、準確的分析和評價，綜合評價員工的個人能力和實際工作表現。通過開展當前的工作，有助于實現人力資源的合理優化配置，為開展人事檔案管理工作提供了重要保障，進而促進事業單位人事檔案管理水平的提高，實現人力資源的合理優化配置，實現人才的真正意義。

1.2 提升人力資源管理效果

對于機關事業單位的人事檔案管理，除人事調動外，還包括相關人員的培訓，以及專業評價；人事檔案主要將機關事業單位全體工作人員的個人經歷、崗位業績和職稱變動情況直觀展示。人事管理部門可以通過這些數據資源開展相關的培訓工作。同時，充分利用現有檔案中的人事資料，為人事考核提供了重要的保障依據。最終的考核結果會記錄在人事檔案中，這樣就可以很好地利用單位內部的人事檔案，發揮其人事信息的輔助作用，可以有效地提高人事管理的效率。

2 機關人事檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案保存過程中出現的問題

檔案室作為機關的重點機構之一，主要由機關內部資源和資金進行配置。由于不同的機構有不同的職責，在管理財政資源的過程中存在著很大的差異。風琴電子文件是存儲在計算機相關路徑下的文件，包括U盤、CD盤、硬盤等。硬盤的壽命大約為5年，這比一個基本的紙質文件要短得多。同時，電子存儲軟件的應用周期相對較短，產生的材料穩定性較差，容易受到水、火的破壞。此外，在使用和閱讀電子文件時，有必要跟隨互聯網電腦。當存儲計算機不正常使用時，無法讀取電子信息。

2.2 人事檔案管理信息化水平不高

檔案管理人員在信息化管理方面的整體關注度偏低，管理觀念相對落后，管理方式未能跟隨時代變化進行優化調整，使機關事業單位的檔案管理效率偏低，無法真正實現信息共享。在干部調動過程中，人事管理方面所能給予的整體檔案信息支持也是少之甚少。除此之外，檔案管理人員關于干部人事檔案管理方面的創新發展同樣關注度較低，對于當下的檔案管理要求、具體的形勢了解不多，不能較好地和實際接軌，直接影響人事檔案的管理水平和應有效用地發揮。除此之外，整個單位對檔案管理信息化和創新發展的重視程度不夠，也是導致干部人事檔案管理水平、效率低下的重要原因。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

在信息時代的背景下，機構應該意識到信息技術的重要性，并可以利用信息技術來實現人事檔案的管理，實現管理模式的創新發展。在這種情況下，機構應推進信息化建設，以信息管理平臺取代目前手工編輯和檢索的方式。但事實并非如此，部分在人事檔案管理機構和事業單位中，由于缺乏技術、資金投入，傳統的人事檔案管理模式仍占據著重要的引導作用，導致人事檔案管理方式陳舊，不能滿足信息化背景下的政府機關人事檔案管理，忽視了人事檔案信息化建設，導致人事檔案管理效果不理想，難以提高整體管理質量。

3 機關事業單位人事檔案管理工作相關建議

3.1 規范人事檔案管理各項事宜

在機關單位人事檔案管理信息化建設的過程中，有必要明確信息化建設的具體路徑，建立一個相對完善的數據庫。數據庫作為檔案信息建設的基礎，是檔案信息建設的重點。實施所有文件的電子歸檔都要求歸檔的真實性和完整性，紙質文件和電子文件之間需要高度的一致性，以確保數據信息的準確性和真實性。同時，機關、單位的檔案要配合監督管理部門，將所有檔案納入信息系統，并進行嚴格的加密處理，以確保檔案信息的安全。

3.2 健全檔案信息化管理系統

器官和單位的工作強度較高。在高強度的工作模式下，機關、單位收集和保留的檔案信息會越來越多地積累起來。如果不能及時對信息進行整理、匯總和分類，大量檔案信息將會丟失或失效。因此，當局應及時建立和完善相關管理制度，除了完善以上諸多情況外，還可使當局內的一些檔案信息實時共享。機關和單位的檔案信息分為保密和公開兩部分，可以實現部分檔案信息的公開。同時，代理單位可以集成到扁平化管理模式中，這種管理模式的優勢可以打破原來單一的信息傳遞模式，使權威單位內部相關文件信息傳遞速度加快，能否在一定程度上實現權力單位內部信息的共享與互動，促進機構信息管理的全面發展。

3.3 提高干部人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內涵，在原有檔案內容上增加一些真實信息，例如是否有房、收入概況、近期業績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機制，在干部人事任免、職務晉升、職稱晉級等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力。再次，要創新檔案管理工作方法，構建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設，吸納更多的優秀人才并加強培訓，使管理人員的素質得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的應用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

3.4 創新人事檔案管理工作思路

創新作為企業生存和發展的動力，機關事業單位要想發揮出人事檔案管理的作用，就要結合目前人事檔案管理的要求，注重創新人事檔案管理模式。從傳統人事檔案管理的角度來講，這項工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務的角度來講，檔案工作人員往往處于被動的狀態。尤其在新時期的背景下，人事檔案管理工作較為復雜化，并且逐漸呈現出新的特點，這在無形中增加機關事業單位人事檔案管理難度，要想實現其理想的管理效果，則需要擺脫傳統模式的束縛，應當進行人事檔案管理方法的創新和發展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現在：1）機關事業單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關事業單位發展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規劃工作，將其納入議事日程上來；2）設置專門的檔案管理領導小組，根據機關事業單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現的問題進行深入分析，并結合具體分析的結果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優質服務、主動服務”的理念，通過發揮信息技術的優勢，可以構建信息化管理系統，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務模式。

3.5 培養機關單位人事檔案管理專業人員

如今，我國代理機構對信息管理專業人才有了較大的需求，這就要求人事檔案管理應摒棄傳統的管理理念和管理模式，努力學習信息管理知識，同時將人事檔案管理的相關工作從紙質辦公室向計算機網絡辦公室發展，并能快速、獨立完成人事檔案管理的網絡收集、整理和編輯等一系列工作。人事檔案管理多為整體服務的代理單位，各部門對檔案內容、形式等方面的要求都有所不同，這就要求人事檔案管理人員積極地向代理單位和其他部門人員進行溝通和交流，進一步調查機關單位和了解各部門在檔案信息管理方面的需求，并虛心聽取他人對人事檔案管理提出的有效建議和意見。至關重要的是，機構管理人員需要規范入職人事檔案管理信息專業人員的培訓，對專業人員在培訓時，認真地向《檔案法》、《檔案法實施辦法》學習，顯著提高從業人員的法律意識、保密意識，保護重要檔案，從而顯著提高人事檔案管理的信息質量。任何培訓模式和激勵模式都是臨時性的，只有員工自身的努力才能實現機構的人才培養目標。因此，從事人事檔案管理的人才一定要有嚴格的標準，一定要有豐富的信息知識，才能熟練地運用網絡信息技術完成人事檔案管理機構的相關工作，實現理論與實踐相結合，并實現信息化管理的真正價值。

3.6 落實思想政治教育，滲透正確的職業觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業認知是奠定工作人員良好工作的重要基礎。現如今，社會主義核心價值觀已經成為指引各行各業工作人員的不二法門，在機關單位人事檔案管理人員工作中，更應當加強對這一群體的思想政治教育。首先，應當加強機關單位人事檔案管理人員的職業道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應當秉承的職業觀、人生觀和價值觀，推進機關單位人事檔案管理工作朝著穩定、堅實的方向發展。其次，應當加強機關單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學習過程中發揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會意識、規則意識的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機關單位成長中的作用，引導工作人員在人事檔案管理工作中發揮應有的作用，從而建立起一支具有專業能力、價值觀念端正的機關單位人事檔案管理隊伍。

4 結論

機關事業單位可按照社會的發展要求，提升整體領導水平，不斷創新干部人事檔案管理水平。首先，要切實重視檔案管理工作，進一步優化工作的制度標準，利用現代化技術、辦法優化檔案管理水平。其次，要組織相關培訓活動，提高檔案管理人員的專業素質和素養。此外，干部本身也必須高度關注入檔材料真實性和準確性問題，這樣才能在利用新檔案管理理念的基礎上，通過現代化技術管理檔案，最大程度上提升整體的檔案管理效率。