中學檔案管理的重要性及強化措施研究

滕紅梅

（鄒平市黃山實驗初級中學，山東 鄒平 256200）

近年來，隨著我國教育事業的快速發展，中學教育和校園管理工作面臨著更高要求，而檔案管理能夠為學校的教學和管理提供可靠的依據，不斷優化學校教學和管理，推動中學教育事業的穩定發展。作為中學學校管理中的重要部分，檔案管理能夠將學校的教研水平和管理情況反映出來，還可以促進教學評估工作的開展，為提高學校的辦學質量提供更加可靠的信息支持。通過深入分析中學檔案管理的重要性，探究中學檔案管理的強化措施，可以提高相關從業者對這一方面的認識，不斷優化中學檔案管理，從而發揮中學檔案管理的整體作用。由此可見，本文圍繞“中學檔案管理的重要性及強化措施”進行分析研究價值意義顯著。

1 中學檔案管理的重要性分析

1.1 反映學校教研水平

隨著我國教育改革不斷深入，中學學校的發展面臨著更多要求，想要保證自身的教學質量，必須對檔案管理進行強化，提高檔案管理服務水平。通過對中學檔案管理進行強化，能夠提供完整可靠的檔案信息資源，幫助工作人員對學校的生源質量、教師的教學質量、教學設備的數量及新舊程度等等進行充分了解，可以對以往的發展規律和發展經驗進行總結，結合自身的發展需要對教學方法、課程、教學計劃等等進行調整，進而提高學校的教育教學水平，促進學校的穩定發展。總之，檔案管理可以幫助教職人員充分了解學校的教研水平，探索出更加合理的改進措施，推動學校的教學改革[1]。

1.2 促進教學評估的進行

對于中學教育教學的發展來講，教學評估的主要目的就是充分了解學校的教學質量及辦學水平，以便能夠做出合理的優化，實現提高學校教學質量的目的。為保證教學評估的客觀性和準確性，需要認識到檔案管理在這一過程起到的重要作用，對學校教學的相關信息詳細收集，消除教學評估中存在的隱患。就實際情況來看，許多中學學校所采用的教學評估標準比較單一，無法保證教學評估的準確性，而檔案管理能夠解決這一問題，能夠提供教學安排、教學內容、教學程序等信息資料，將其作為標準進行綜合評估，充分了解學校的教學質量，使教學評估更加合理有效。

2 中學檔案管理存在的問題分析

2.1 觀念方面的問題

在以往中學檔案管理工作時，學校的領導層及管理者對檔案管理的重視性不足，未能充分認識到檔案管理在中學學校發展中的作用，認為檔案管理與學校發展并未直接關系，那么在中學檔案管理上的投入也就十分有限。由于思想觀念上的認識不足，學校的工作重心停留在教學工作上，對檔案管理投入的精力較少，使得檔案管理存在較嚴重的形式化問題。部分管理人員對檔案管理的了解不夠全面，在日常的檔案管理中存在隨意性、盲目性等等，難以發揮檔案管理的積極作用。

2.2 制度方面的問題

制度建設直接影響著中學檔案管理的開展，可以利用健全的管理制度來規范檔案管理，確保各項工作的有效進行[2]。只有保證檔案管理制度的科學性，將其貫徹到檔案管理的各個環節，才能夠解決檔案管理混亂等問題，充分發揮檔案管理的作用。然而在實際的中學檔案管理中，管理制度建設并未得到重視，其管理制度存在照搬其他單位管理制度的情況，很難適應學校自身的情況，使得中學檔案管理缺乏規范性和有效性，不利于中學檔案管理的持續發展。

3 中學檔案管理的強化措施分析

為促進中學檔案管理的有效實施，應充分了解中學檔案管理的實際情況，便于采取科學合理的措施進行改進，使中學檔案管理能夠更好地服務于學校發展。總結起來，中學檔案管理的具體強化措施如下：

3.1 提高對檔案管理的重視程度

中學檔案包括了教學檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案等等，整個檔案管理過程比較復雜，要求學校領導層提高對這一方面的重視性，大力支持檔案管理工作的開展，使中學檔案管理的作用得以充分發揮。具體來講，學校領導者必須認識到檔案管理在維護學校利益、維護師生利益、確保信息安全等各方面的作用，對檔案資料進行統一規范的管理。在中學檔案管理中，可以參考國家規定的管理辦法對學校檔案進行管理，明確各單位對檔案的使用權限，且需要重視部分檔案的保密性，根據信息保密的規定對檔案進行保密管理。其次，需要將中學校園管理的整體作為出發點，對學校檔案的使用過程進行有效監督，便于及時發現問題，并處理其中存在的問題，使中學檔案管理更加完善。除了要認識到檔案管理的重要性，學校領導者也要重視對人才的培養，不斷完善檔案管理機構，為中學檔案管理工作的開展打下良好基礎[3]。

3.2 完善中學檔案管理制度

隨著中學檔案管理的持續發展，檔案管理工作內容越加復雜，整個過程很容易出現檔案管理混亂的情況，導致檔案管理的效率及質量受到影響。基于這一情況，需要重視對中學檔案管理制度的不斷完善，通過發揮管理制度的約束及指導作用，促進檔案工作的順利開展。首先，必須規范檔案案卷的形成及使用，明確這一過程的操作細則，比如檔案收集、檔案整理、檔案的案卷格式和檔案案卷的用紙等等，只有保證檔案管理的合理性及規范性，才能夠發揮檔案管理具有的功能效用。其次，需要充分把握好中學檔案管理的要求，結合自身的特點對檔案管理體系進行完善，實現檔案管理的合理分類、標準化和系統化，且需要控制好檔案接收和檔案移交的過程[4]。最后，需要堅持與時俱進的原則，加強檔案系統檢索工具的開發，形成完善的檔案檢索體系，為中學檔案管理的開展提供更加有力的支持。

3.3 重視人員配備，強化人員素質

檔案管理人員的數量及素質直接決定了中學檔案管理能否順利進行，需要根據中學檔案管理的需求進行人員配置，不斷提高檔案管理隊伍的素質水平。為提高檔案管理人員的能力及素質，可以對其進行定期培訓，確保檔案管理人員能夠及時掌握檔案管理相關的專業知識和技能方法，將其合理應用到實際工作中，促進中學檔案管理的有效開展。同時，需要強化檔案管理人員的職業素養，確保檔案管理人員能夠保持嚴謹、細致的態度開展工作，能夠正確處理檔案管理中的常見問題。其次，在檔案管理人員的招聘工作中，需要堅持公平公正的聘用方法，通過綜合考核的方法對應聘人員的能力進行了解，確保應聘人員能夠勝任中學檔案管理，在保證檔案管理工作順利進行的同時，為中學檔案管理的發展提供新的活力[5-6]。最后，需要改善檔案管理人員之間的溝通環境，促使管理者對日常檔案管理中的重難點進行討論，提出更具有針對性及合理性的解決辦法，不斷提高中學檔案管理的水平。

3.4 加強檔案管理信息化建設

在信息化時代的發展背景下，中學檔案管理面臨著更多機遇和挑戰，可以將信息化技術手段應用到其中，以此提高中學檔案管理的整體效率，且可以減少因人為因素造成的檔案管理問題。比如計算機技術在我國人民的日常生活中得到廣泛應用，能夠轉變傳統的生活方式和工作方式，給用戶帶來諸多便利。可以將計算機技術應用到中學檔案管理中，建立完善的檔案數據庫，以便能夠對檔案信息進行快速記錄，還可以利用數據庫具有的功能對檔案進行查詢、刪除和修改，確保檔案信息的整體質量。同時，可以將計算機與網絡連接，那么學生能夠通過網絡獲取自身需要的檔案信息資源，在提高檔案利用率的同時，使檔案的傳遞更加效率。與傳統的檔案信息查詢方式相比，通過計算機進行檔案信息查詢，可以有效提高檔案查詢的效率，還可以進一步降低人工成本。此外，可以利用計算機信息技術對檔案信息資源的使用權限進行合理設置，使檔案信息的安全性及保密性得到保障。

3.5 加強檔案資源的開發利用

確保檔案資源的價值得到充分發揮，是中學檔案管理工作面臨的一大課題，需要重視對檔案信息的開發利用，借助檔案信息促進學校教學工作的有效開展。首先，需要加強檔案信息的開發，尤其要重視學校的規章制度、管理模式、教學科研、經驗教訓、數據分析、調查報告、實驗等檔案信息的開發，利用這些檔案信息提高教學質量。同時，可以利用計算機對檔案信息進行存儲，將其制作成專題網頁或光盤收藏，方便對其進行有效利用[7-8]。其次，需要加強檔案編研工作，對檔案編研的思路進行轉變，將利用價值高、有關教育教學的材料作為主要內容，為教職工提供更加優質的檔案信息服務，幫助領導層做出更加正確的決策。最后，需要加強信息系統建設，利用信息系統提高檔案資源的利用率，突破傳統檔案管理模式的局限性，使中學檔案管理能夠滿足學校發展的基本要求。

4 結語

綜上所述，隨著教育改革的深入發展，要求中學檔案管理工作作出合理的改變，確保中學檔案管理的規范性及有效性，使其能夠充分滿足學校發展的要求。本文針對中學檔案管理的重要性及其現狀進行了簡單分析，探究了中學檔案管理的強化措施，主要包括了提高對中學檔案管理的重視程度，不斷完善中學檔案管理制度，重視人員配置、提高人員素質，加強檔案管理信息化建設，加強當那資源開發利用，從而發揮檔案管理的整體作用，進一為中學教育教學工作提供充分有效的支持。