公證處檔案管理制度規范化策略研究

高春紅

（河北省平山縣公證處，河北 石家莊 050400）

隨著社會經濟的進一步發展，公證工作所涉及的范圍十分廣泛，公證工作的應用范圍已經深入社會各個層面，隨著公證工作的不斷深入，公證工作的檔案數量也越來越多，公證檔案的相關管理工作也受到各界人士的關注。有效加強公證檔案的管理工作，可以幫助以及推動公證大干管理工作內容的有效擴展，使得公證工作可以提供出更加全面的相關檔案材料。在新形勢的背景之下，公證處需要進一步科學改進，新形管理制度對于公證處的每一項工作可以順利展開具有一定幫助作用。基于此，本文主要針對公證處檔案管理制度規范化策略進行以下相關的分析和研究，希望具有一定參考價值以及借鑒意義。

1 公證檔案管理工作自身的意義

公證檔案是國家管理檔案的重要組成部分，公證檔案是對公證機關在工作中的基本活動、公證結果的切實記錄，是對公證處日常工作的能力有效反映，在公證這一行業之中具有一定參考價值以及借鑒意義。公證檔案的基本作用主要可以表現在以下幾點：

1.1 針對公證工作展開有效的衡量

公證檔案它是對公證工作中各種情況的客觀事實的記錄。公證工作具有一定的特殊性，所以，公證工作要實行公正化、公開化、透明化，公證員在進行公證管理工作時，要嚴格按照相關的法律條款和公證流程進行公正，公證檔案是對公證工作過程的文字集料記錄，公證檔案來源于公證工作的中的各種信息或文件。因此，公證檔案能夠切實反映公證工作中相關的信息現狀[1]。在當前社會的不斷發展背景下，利用公證工作的科學以及統一化管理，利用計算機技術可以更為真實以及準確的獲取公證資料，進而做到減少傳統記錄基本方式所出現的一些虛假問題，促進公證檔案資料能夠得到科學保存，方便未來相關工作人員的運用，更加有利于對于公證工作展開有效監督。

1.2 公證檔案管理屬于公證行業的基礎

所有行業的進一步發展都會出現檔案信息，要想進一步保證公證一個工作行業的發展，就一定要依照公證證檔案的工作基礎。公證檔案的主要負責人不只是公證檔案管理工作人員，還主要包括公證人員以及檔案材料管理人員和信息記錄的有關管理人員。所以，可以見得公證檔案管理屬于公證處每一個部門都需要交融的工作內容，而且需要公證處的全部工作人員都能夠切實參與進來。相關工作人員針對公證檔案管理的基本過程進行規范，能夠科學有效地針對檔案管理之中所出現的問題，使得每一個工作部門都能夠進行協調性的發展，能夠為公證行業的進一步發展奠定堅實基礎。

2 公證檔案管理之中存在的問題

公證檔案屬于公證機關證明實踐活動的一種真實記錄，屬于國家檔案管理之中十分重要的構成部分，對于檔案資料的查閱具有十分重要的價值和利用作用[2]。隨著公證相關工作已經逐漸走進了大家的生活，公證檔案管理工作已經受到更進一步的重視，公證檔案的實際數量也在逐漸增加，傳統的公證檔案管理工作中還存在著許多問題，公證檔案管理工作中的問題不利于公證處穩定發展。

2.1 工作檔案管理缺少重視度

公證處深入發展過程之中，必須有效提高對公證檔案管理的相應重視，并且明確公證檔案管理自身的實際意義，特別是在新發展時期，針對公證檔案管理的相關理念進行創新。目前，有一些公證處在逐漸發展的時候，針對檔案管理的相關工作并沒有給予真正重視，而且公證檔案管理工作的基本目標不是十分明確，所以使得公證處內部的公證檔案管理工作受到一定影響。

2.2 檔案管理工作的安全問題

隨著互聯網的普及，信息技術也得到進一步應用，針對公證處的公證檔案管理工作需要做到統一化的管理，并且摒棄過去十分傳統的人工管理基本方式，有效加強對于信息化管理相關系統的科學應用，使得每一個部門之間能夠科學聯系。但是在實際管理工作之中，利用信息化進行工作過程中依然會出現一定安全隱患。主要是因為公證檔案自身就具有十分重要的參考價值以及利用價值，對其進行安全管理，是公證檔案管理工作的重要內容。目前，還有部分供證檔案在進行檔案管理之中會呈現出一些問題，使得檔案出現泄漏、丟失等現象，使得檔案相關要素不夠完整[3]。

2.3 缺少統一化的管理機制

公證檔案管理相關體系以及制度并不健全，這是進一步影響公證檔案管理工作基本效率的重要原因。在公證檔案進行管理的時候，如果沒有明確以及嚴格的相關管理制度，缺少管理目標，而且也沒有制定出統一化的管理制度，那么就會使得公證檔案的進一步收集和整理等相關工作就會受到影響，導致管理工作沒有規范性，對于公證檔案整體的管理水準都會帶來嚴重影響。

3 公證處檔案管理制度規范化策略

3.1 加強針對公證檔案管理的重視程度

在公證處不斷發展的時候，檔案管理屬于一個更為重要的掛接，針對公證處自身的發展具有一定意義[4]。在公證處進行管理制度的整改工作當中?進一步加強對于相關管理任務展開科學布局，有效加強檔案管理工作的進一步重視，創建出具有專業化水準的檔案管理科學隊伍，進而從相關的管理制度、管理技術以及管理方式等基本方面著手，針對傳統的公證處檔案管理之中所出現的問題展開科學解決，進而可以有效提升檔案管理整體的內容的規范性，做到科學防止出現一些不夠合理的檔案管理資源，導致發生資源浪費的現象。

3.2 提升公證檔案管理整體的安全性

公證檔案是公證處深入發展過程中多由信息的整合和資源的匯總。隨著現代化社會的不斷發展，信息技術在各行各業中應用廣泛，公證檔案管理工作也不例外。但是在這一管理過程之中也會出現一些安全隱患[5]。例如：公證處內部公證檔案相關信息就會被泄露，因為公證處檔工作性質具有一定特殊習慣，其中一些機密公證檔案信息對公證處的發展有十分重要的意義，假如信息被泄露，那公證處內部的檔案管理發展就會受到十分嚴重的影響。目前，信息出現泄露的情況已經變成公證處內部公證檔案管理之中一項不能夠被避免的一種威脅。基于此，在公證檔案展開管理的時候就需要加強檔案的安全管理，通過對檔案管理過程進行規范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用。例如：其中的防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術以及數據恢復技術等，這些技術都能夠在公證處內部的公證檔案信息管理相依機制之中被科學應用，針對所有公證處內部的公證檔案資料展開科學保管。而且，針對不同級別的公證處內部公證檔案需要做到不同種類的管理模式，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，—些非機密公證處公證檔案，那么能夠在管理內部相依系統進行公開查閱[6]。

3.3 完善公證檔案管理制度

在信息技術不斷發展的時代背景之下，公證檔案相關管理工作需要進一步做到管理的信息化以及規范化，傳統所應用的人工管理會在一定程度上使得檔案管理之中所呈現出的一些不良現象[7]。比如，公證檔案管理收集不夠全面、檔案備注不夠清楚等等。這些現象都會為檔案管理資料的整體利用帶來一定影響。所以，在公證檔案相關管理之中需要進一步加強對于公證檔案管理相應制度以及規范的有效確定，進而可以促進檔案管理相關工作能夠變得更為規范化、全面化以及統一化。有效完善檔案管理制度，可以通過幾下幾點著手：首先，創建出規范性具有的公證檔案管理機制。在信息化技術不斷發展的環境下，對于傳統的公證處公證檔案管理相關制度展開科學改革，應該需要創建出全面化以及規范化的檔案信息化管理機制。在檔案管理相應機制之中能夠分別設置出不同種類的檔案類別，并且依照檔案自身的種類對其占來科學劃分。同時，使其可以被劃分到不同種類的檔案管理數據庫中，這樣做可以方便公證處內部工作人員針對每一種檔案信息展開有效調用。其次，科學完善數據庫基本功能。技術創新屬于檔案管理相關工作創新之中的關鍵部分以及核心部分，而且在公證檔案進一步發展之中需要更為積極地加強對檔案管理相應技術的有效創新，做到完善檔案管理數據庫，針對公證處內部的公證檔案有用信息和一些其他類型的公證處內部公證檔案進展開集中化的管理。而且，還需要針對公證處內部的公證檔案主要形式展開創新化管理，比如可以結合一些網絡信息技術，可續加強一些視頻公證檔案以及音頻公證檔案等主要形式，做到科學豐富檔案管理的基本形式，促進公證處內部公證檔案管理整體工作水平的有效提升[8]。

4 結束語

總而言之，公證檔案的進一步管理針對公證處未來的進一步發展具有一定的價值和意義，對于目前公證處相關檔案管理工作之中所出現的問題，一定要做到架起那個對于公證處內部檔案管理相應機制的完善，有效推進新信息化的先進管理模式，使得公證處的檔案管理相關工作可以進一步實現規范化的處理以及發展。