血站人事檔案電子化管理探析

李艷麗

（淄博市中心血站，山東 淄博 255000）

中心血站是隸屬于市衛生健康委管理的公益性衛生單位，在血站檔案管理中，包含了基建工程技術檔案、人事檔案、采血業務檔案、供血業務檔案等，屬于血站管理工作的重要內容。其中，血站人事檔案管理又屬于血站檔案管理的重要內容，是血站工作人員社會關系、基本信息、工作狀況、業務能力、獎罰處理信息等檔案信息的最原始記錄，能夠真實的反映員工個人情況，同時血站在進行人事培養、招聘和提拔任用的時候，也需要充分根據人事檔案內容來進行參考，因此血站管理人員還需要認識到做海報人事檔案管理的重要性，結合現代化技術，對人事檔案管理進行改革和創新，進一步推動電子化管理，提高血站人事檔案管理質量。

1 血站人事檔案電子化管理的意義

經濟在發展，社會在進步，電子化已經在各行各業普及，同樣的在血站人事管理中，管理人員也需要充分結合當前的技術情況，將電子化技術充分運用于血站人事管理工作中，進一步提高管理質量。以下針對血站人事檔案電子化管理的意義進行具體分析：

1）能夠節省空間，且更有利于保存。傳統紙質檔案管理需要比較大的空間來保存，同時紙質檔案容易受到各種因素的影響，導致檔案損壞。引入電子化管理之后，能夠將紙質檔案轉化為電子檔案，從而極大的節約儲存空間，也更有利于保存[1]。同時電子檔案不會因為存放時間、自然災害、天氣等因素發生丟失和破損，只需要利用電子儲存介質就能夠得到長期的保存，更加便利靈活。

2）能夠提高人事檔案管理效率。傳統的人事檔案管理模式當中，工作人員需要的工作量比較大，同時不利于隨時查看、調用，引入電子化管理之后，工作人員只需將員工的人事檔案信息編制成電子檔案，并且設置好目錄、組卷，然后將其存儲到相應的存儲設備中，就能夠實現自由查詢和管理，大大節約了重復勞動的時間，人力成本也會隨之降低，檔案管理效率得到提升。

3）能夠更好地滿足血站人力資源的需求。血站是提供采血供血服務的重要場所，人力資源需求相對較高，而傳統的人事管理模式效率相對較低，很難真正滿足血站人力資源的需求，引入電子化管理之后，能夠大大的提高人事檔案管理的靈活性與效率，實現個人信息快速調動，管理人員可以迅速對員工檔案進行分析和研究，從而更好地做到公平公正，人才培養效率也會更高。

2 血站人事檔案電子化管理的策略

在互聯網+時代，血站人事檔案電子化管理是未來發展的必然趨勢，以下針對血站人事檔案電子化管理的策略進行具體分析：

1）做好歸檔電子文件的技術處理工作。血站人事檔案包含了員工的個人信息，隱私性強，且對員工個人職業生涯影響比較大，所以在引入電子化管理的時候，還需要更加重視電子文件的技術處理，要求工作人員在處理完電子文件之后，將電子文件格式改為“只讀”模式，保證文件不可再被更改，從而更好地保護文件的原始結構和安全性[2]。

2）解決好電子文檔的保存問題。除了電子文件的處理之外，在血站人事檔案管理中，還需要重視電子文檔的保存問題，當前最常見的電子存儲載體是以磁性材料制作而成的，理論上這種材料保存電子數據時間可以很長，因為在讀取數據的時候，不需要進行接觸，也就不存在磨損情況。而記錄在介質層的電子文件信息通常會被密封在塑料保護層當中，不容易受到外界磁場影響，但即便是這樣，為了保護信息的安全性和可靠性，工作人員也需要定期對人事檔案進行拷貝和檢測，并且每年進行一次抽檢，抽檢數量不能少于10%，如果發現信息載體出現問題，需要即刻修復或者更換，從而有效提高電子檔案載體的壽命。同時，要求每五年拷貝一次光盤，每兩年拷貝一次磁盤，所有拷貝的資料均需要與原來的載體保持同樣的編號。此外，所有人事檔案均需要一式兩份，一份用于保管，一份用于查閱，從而保證資料的安全性。

3）建立完善的檔案管理制度。人事檔案管理屬于檔案管理的重要組成部分，想要更好的建設電子化人事檔案管理，還需要建立完善的檔案管理制度，血站在建立人事檔案管理制度的時候，一方面需要參考《中華人民共和國檔案法》的相關要求與內容，另一方面也需要結合血站的實際情況進行完善，保證確定的管理制度更加適合血站的人事檔案管理工作，同時也能有效提升人事檔案管理的有效性與安全性[3]。

4）加強電子化人事檔案管理的宣傳教育。與傳統的管理模式不同，電子化的人事檔案管理工作將電子信息技術運用于檔案管理工作當中，提高了工作的效率與自動化，具有非常明顯的優點。但是，在電子化人事檔案管理中，要求工作人員具備比較強的檔案意識，能夠自覺將自己的真實信息提交，而人事檔案管理工作人員也需要具備良好的個人素質與豐富的工作經驗，能夠靈活運用電子信息技術完成人事檔案管理工作，此外服務態度、工作態度、思想價值觀等均需要有一定的提升。所以在建立電子化人事檔案管理系統的時候，為了更好地落實電子化管理，相關部門還需要加強宣傳教育，從工作態度、思想、專業性等多個方面進行教育，讓更多的人正確認識電子化人事檔案管理。此外，血站還需要注意完善自身的管理體系，讓人事管理更加完善和科學。

5）增加電子化人事檔案管理的建設經費投入。與傳統紙質化檔案管理不同，電子化檔案管理對于電子設備有一定的要求，需要配備專門的計算機、局域網、打印機、掃描儀等，而這些現代化的辦公設備需要一定的資金投入，因此血站還需要加大資金投入，幫助配備齊全電子化管理辦公設備，并且搭設專門的局域網，建設電子監管防護措施，進一步促進電子化管理的建設和發展。

6）加強人事檔案管理人員專業素質。人事檔案管理電子化對于管理人員的專業素質要求相對較高，在這種情況下，血站還需要結合崗位的需求，建立相應的員工培訓方案，培訓內容包括檔案管理、計算機操作技術、專業素質等內容，要求培養復合型人才。同時，血站還需要更加重視人才招聘工作，在招聘人才的時候，一方面需要員工具備一定的電子化管理經驗和技術，在保證能夠完成檔案管理的同時，也能更好地促進電子化檔案管理建設。另一方面，需要重視入職培訓，要求所有入職的工作人員均需要先進行相應的入職培訓，保證符合要求后，再進入到相應的崗位當中。

3 結語

綜上所述，在當前環境下，想要更好地提高血站人事管理工作質量，促進血站發展，還需要將電子化管理理念和管理模式引入到血站人事檔案管理中，通過做好歸檔電子文件的技術處理工作、解決好電子文檔的保存問題、建立完善的檔案管理制度、加強電子化人事檔案管理的宣傳教育、增加電子化人事檔案管理的建設經費投入、加強人事檔案管理人員專業素質等方式，更好的加強人事檔案管理電子化建設。