淺議大數(shù)據(jù)背景下完善檔案管理與開發(fā)利用的可行策略

劉麗琴

（山西省忻州市五寨縣婦女兒童工作服務中心，山西 忻州 036200）

檔案是指直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，對人們的生活和工作非常重要。檔案管理就是對檔案實體和檔案信息進行直接管理，它是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分[1]。近年來，伴隨著網(wǎng)絡科學技術的飛速發(fā)展，我國逐步進入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)當中蘊含著極大的數(shù)據(jù)資源，工作人員可以通過大數(shù)據(jù)快速的調(diào)取信息，使檔案發(fā)揮更多的價值。同時，在大數(shù)據(jù)浪潮洶涌而至的時代，檔案部門理應順勢而為，做好檔案的管理與開發(fā)工作，推進大數(shù)據(jù)時代檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

1 大數(shù)據(jù)時代特征

大數(shù)據(jù)即是超出傳統(tǒng)流程以及分析能力的相關數(shù)據(jù)，又稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)[2]。大數(shù)據(jù)集中解決的是數(shù)據(jù)信息存儲、計算以及應用相關問題，是在信息科學技術支撐下發(fā)展的新技術形式，其基本特點就是多樣性、規(guī)模性、價值性、高速性。大數(shù)據(jù)可為人們提供豐富的信息資源，且在數(shù)據(jù)容量滿足的情況中，能提升數(shù)據(jù)處理實效性，促進人們對信息數(shù)據(jù)的有效性運用。

大數(shù)據(jù)時代就是數(shù)據(jù)分析更豐富、信息技術更先進、知識信息管理更智能的時代。2014年3月，大數(shù)據(jù)被首次寫入政府工作報告；2015年8月，國務院發(fā)布《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，10月，黨的十八屆五中全會正式提出“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進數(shù)據(jù)資源開放共享”，這表明中國已將大數(shù)據(jù)視作戰(zhàn)略資源并上升為國家戰(zhàn)略。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理與開發(fā)利用現(xiàn)狀及特點

1）檔案管理與開發(fā)利用現(xiàn)狀。檔案是對各單位的生產(chǎn)活動、管理活動進行約束、記錄的第一手文件材料，做好檔案的管理工作，能夠幫助有關單位及時整理管理經(jīng)驗，為各單位未來的發(fā)展提供必要的文件支持。然而，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在當前的檔案管理與開發(fā)工作中，大部分單位的檔案管理工作都呈現(xiàn)出“偏重式發(fā)展”的負面問題。一方面，重管理不重開發(fā)，在歸置檔案、整理檔案的過程中，將檔案管理工作的重心放在“檔案記錄”上，忽視了檔案中所積累的生產(chǎn)經(jīng)驗與開發(fā)價值。另一方面，重檔案不重方法，內(nèi)部管理意識淡薄，認為檔案管理的價值在于“檔案入庫”，檔案開發(fā)的價值在于“檔案調(diào)閱”，從主觀意識入手，強行削減檔案管理的發(fā)展價值與實用價值。

2）檔案管理與開發(fā)利用新特點。在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景中，信息數(shù)據(jù)處理與分析工作存有數(shù)據(jù)規(guī)模較大、數(shù)據(jù)內(nèi)容較廣泛、數(shù)據(jù)格式較多樣等諸多特點，使得信息多樣化特征更為突出。同時，對各類信息數(shù)據(jù)處理具有較高要求，有諸多數(shù)據(jù)還要精確化分析與處理。為此，在社會發(fā)展新時期，多領域發(fā)展中數(shù)據(jù)信息價值意識覺醒，有諸多人群開始逐步認識到數(shù)據(jù)信息價值作用。檔案管理工作是人類社會信息處理分析的重要實踐活動，各項活動開展中會受到大數(shù)據(jù)時代發(fā)展影響，促使檔案管理工作也開始進入到大數(shù)據(jù)時代。在目前檔案大數(shù)據(jù)背景下，建立更為完整的檔案資源信息庫，在大范圍檔案數(shù)據(jù)中，通過較快的信息處理速率、較強的信息分析能力等智能化分析措施，在較短信息中能獲取較多價值信息，并將信息傳遞到具有信息需求的對象，提升信息應用價值，從而幫助各單位優(yōu)化管理方向與發(fā)展方向，最終實現(xiàn)單位的全面、可持續(xù)發(fā)展，是新形勢下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢。

3 大數(shù)據(jù)背景下完善檔案管理與開發(fā)利用路徑

1）注重理念革新，開發(fā)與管理同步。大部分單位在檔案管理中遵循“以不變應萬變”的管理理念。然而，僅圍繞“管理”所發(fā)起的檔案整理及調(diào)用工作是不全面的，在這片面化的管理理念下，檔案管理很難發(fā)揮其應有的價值。在全新的檔案管理背景下，相關單位應落實“以檔案管理為第一要求、以檔案開發(fā)為后續(xù)任務”的新型檔案管理理念，依靠人力資源與硬性制度的相互配合，將大數(shù)據(jù)理念、信息技術與檔案管理工作、開發(fā)工作結合起來，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。首先，有關單位應建立相應的檔案管理小組，努力宣傳大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢，使檔案管理活動與開發(fā)活動的實踐價值得以展現(xiàn)出來，對檔案開發(fā)工作給予全方位的重視。其次，相關單位必須努力落實做好內(nèi)部檔案管理設備的配置工作，建立完備的檔案管理制度，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。第三，在內(nèi)部管理與建設活動中，有關單位可適當調(diào)整檔案在管理活動中的出現(xiàn)頻率，依據(jù)檔案中的生產(chǎn)活動、生產(chǎn)經(jīng)驗為未來管理工作的落實做好準備，展現(xiàn)檔案的開發(fā)價值，確保檔案管理活動的高質(zhì)量。

2）注重方法改進，線上與線下并行

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的交流、置換與調(diào)整變得愈發(fā)頻繁，檔案管理工作量激增，以傳統(tǒng)書面材料為主要載體的實體檔案占地空間較大，且對于人員變動、單位建設、日常事務管理等活動，相關人員無法利用實體檔案對其進行記錄，已經(jīng)無法滿足相關單位對于檔案的調(diào)用需求。基于此，要積極調(diào)整檔案形式，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)理論與檔案管理工作的高效對接，促使檔案管理方式向著系統(tǒng)化、全面化、科學化的方向發(fā)展，以提升檔案的使用價值。首先，在大數(shù)據(jù)背景下，相關單位應嘗試將現(xiàn)代技術與檔案管理要求結合起來，做好線上技術的開發(fā)工作，以現(xiàn)代化的檔案管理手段推動檔案管理工作發(fā)展。其次，在檔案建設環(huán)節(jié)，相關單位仍應以線下檔案為第一手資料，依靠線下檔案中所記錄的相關內(nèi)容，整理并制作線上檔案，為后續(xù)的檔案調(diào)用、開發(fā)等做好準備。第三，線下檔案的分類形式較為復雜，所涉及的管理內(nèi)容比較繁瑣，在建設線上檔案儲備庫的過程中，有關單位應指派信息技術管理人員管理檔案儲備庫，做好檔案的加密、保存及調(diào)整工作，避免因檔案疏漏而引發(fā)的管理問題。

3）注重人才引用，專業(yè)與制度齊抓。目前，在大數(shù)據(jù)背景下，線上檔案、多元檔案等新式檔案層出不窮，從事傳統(tǒng)線下檔案收集和管理的人員并不完全具備專業(yè)的數(shù)據(jù)處理和檔案管理能力，導致在數(shù)據(jù)收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的順利展開。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想做到與時俱進，還要切實重視檔案管理工作人員實際工作質(zhì)量的提升，要以專業(yè)化的檔案管理人才助力本單位的長遠發(fā)展。首先，相關單位應將人才管理檔案的先進理念落到實處，應將人才的引用、調(diào)度放在優(yōu)先位置，以人才為第一生產(chǎn)力，從各個角度入手，依靠人才響應制度，為檔案管理活動的落實提供實質(zhì)性支持。其次，有關人員應積極嘗試落實檔案管理計劃，以硬性制度為第一行動標準，對如何管理檔案、管理哪些檔案、哪些員工能夠管理檔案等一系列問題作出明文規(guī)定，依靠制度約束檔案管理活動，保障檔案管理工作的實效性。第三，在檔案開發(fā)研究過程中，相關單位應引入高級綜合型人才，要求其利用信息技術、云平臺等手段深挖檔案的建設價值，對檔案中存在的漏洞進行填補。此外，有關單位應定期對檔案管理制度進行調(diào)整，以實現(xiàn)檔案管理工作的科學價值。

4 結束語

綜上所述，信息技術的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時代的建設打下了良好的基礎。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理與開發(fā)利用相關工作的與時俱進是十分必要的，相關部門應正視檔案管理與開發(fā)利用的優(yōu)勢與不足，依靠大數(shù)據(jù)時代下相關技術高效性、長期性的特點，不斷探索和改進，勇于實踐和創(chuàng)新，為提高檔案管理與開發(fā)利用的工作效率和服務水平而不懈奮斗。