數字化檔案管理工作的創新實踐

周 蕾

（江蘇省鹽城市大豐區融媒體中心，江蘇 鹽城 224000）

隨著飛速發展的信息網絡技術，也逐步提升了各項工作的信息化程度。在信息化時代背景下，事業單位則應主動的迎接時代發展的要求，全面推動檔案管理工作的規范化、標準化發展，這樣才有利于全面提升事業單位的核心競爭力。在這樣的情況下，檔案管理工作者應從自身的實際情況出發，重視落實好各項管理工作內容，全面提升事業單位的整體檔案管理水平。本文針對檔案管理中存在的問題，提出了相應的解決措施，希望能為事業單位未來科學發展提供可靠的數字依據。

1 檔案數字化管理的現狀

1）具有相對較快的技術更新換代。在實際情況中，計算機系統具有非常快的升級速度，由此導致計算機軟件不匹配硬件系統的問題。由于不能有效讀取部分文件，在對相關資料進行調取時，會出現資料不全的問題，對于精準數據不能準確獲取，由此對人事檔案管理的效率帶來影響。

2）檔案信息管理安全問題。在網絡背景下，電腦中的數據被大量的病毒所侵襲，直接威脅到其安全問題。盡管目前都有殺毒軟件安裝在電腦中，但對于病毒傳播和入侵計算機，并不能進行完全阻止，由此對于檔案數字化管理數據的安全性帶來極大的威脅。

3）信息數據的維護問題。檔案管理有紙質＋電子版共同管理方式，涉及非常多的信息數據。在兩種方式共同管理下，會達到一定的效果，但也還有一些問題存在。比如：如果改動傳統紙質的人事檔案信息，就會出現明顯的改動痕跡，能將修改的地方很容易查找到。但是若是修改電子版的數據，則不會有任何改動的痕跡，對于數據的可靠性很難提供保障，因此會極大的威脅到數據的精準度。

2 構建信息檔案管理系統的原則

1）一體化和自動化和原則。首先，一體化是為了對檔案的真實性與可靠性提供保障，實現檔案的一體化管理。其次，自動化原則包括自動生成類的文件，涉及檔案的存檔、整理和采集等各個過程。檔案部門通過充分挖掘這些數據，就能自動化的管理和利用檔案。

2）規范化的原則。由于電子信息檔案存在安全隱患問題，容易被篡改，所以對電子信息檔案的真實性和完整性提供保障，是解決安全隱患問題的關鍵。在構建管理系統的時，應有機地結合檔案的管理和功能需求，實現規范化管理，由此促進檔案使用價值的不斷提升。

3 數字化檔案管理工作的創新措施

1）采用現代化的數字檔案管理手段。數字化時代的到來，極大地提升了文件管理的安全系數，由此促進工作效率的提升。由于事業單位涉及內容多樣的檔案管理工作環節，因此需要將基礎性工作做好。不單單是修復原始的檔案信息，還要專業化的修復那些存在破損的不能實施掃描的檔案信息。之后通過填寫交接登記單，認真記錄檔案文件開始和結束頁碼。重新裝訂檔案的原始資料，對檔案的真實性和完整性提供保障。在事業單位的基層檔案管理工作實踐中，則應從每個細節入手，加強統籌管理工作，將標準化、規范化的理念融入到其中，有效結合自身的實際情況，多角度考慮問題，針對檔案管理中存在的問題進行細致化分析，并能保障實施精心化的準備以及規劃，全面保障內部檔案管理工作的整體質量及效率得到提升，從而更好表現出管理程序的標準化、規范化發展的要求。

2）檔案掃描與圖像處理，實現數字化成果管理。首先，單位數字化檔案管理工作的重點，就是檔案掃描工作。為了提高工作效率，要選擇適合的掃描方式，并對色彩模式合理化處理。同時，進一步明確掃描的分辨率，這樣才能產生更加安全和清晰的圖像，促進圖形應用效果水平的不斷提升。在保障圖像清晰度的基礎上，將存儲的容量最大化的降低。為了便于查閱，再認真登記掃描工作。其次，還要高度重視圖像的環境處理，并采取有效的措施，拼接裁剪、糾正偏差圖像。最后，實現數字化成果管理。通過提供完整和安全的檔案信息，為后期的檢索和查閱提供便利。

3）科學管理數字檔案的應用系統結構。在信息化時代背景下，人們更加重視系統化集成解決方案，同樣其也適用于數字化檔案館的建設工作中。所謂的系統集成，主要就是能夠實現軟件、硬件與通信技術等相互融合，能符合信息化時代發展的要求，能全面有效解決存在的問題，通過將自個存在相應的分離部分進行有效集成，這樣能將原本較為獨立的系統能夠有效進行集成為整體，從而保障相應的各個部分能有效地相互協調工作，從而更好地保障整體效益得到全方位地發揮，保障滿足實現整體優化的要求。在進行數字檔案館的建設環節中，則應從整體考慮，并能全面落實好系統集成的思想，從而能實現新時代背景下的數字化檔案館建設的基本要求。結合具體的數字化檔案館的工作來看，相應的內容還應包括符合實際需求的信息化標準建設要求、安全保障體系結構以及用戶相關信息內容等。通常是根據操作流程和工作來區分系統用戶的角色和權限的，用戶往往被分為三類：既一般的瀏覽用戶、業務用戶和管理用戶。要設置不同的權限管理不同類型的用戶。比如針對管理用戶，可對于一些日常維護的權限進行設置；對于業務用戶，可對相應的統計、修改和錄入等業務權限進行設置；對于瀏覽用戶，可對相關的瀏覽權限進行設置，不能隨意刪除信息。為了提高使用的安全性，可對不同的用戶實行權限管理。

4）做好數字化檔案的精細化管理工作。首先，相比于傳統的檔案管理，數字化檔案管理極大地提高了檔案管理效率，更加方便和快捷，但是必須對細節工作高度重視。若是不能妥善處理好數字化檔案文件，就可能會損壞和丟失文件。而處理不當的直接后果，就是不能無縫對接檔案管理系統和自動化辦公系統。所以，必須要將專業化、同步化和書面化等具體環節做好。要精心處理文件形成、搜集和整理每一個環節。其次，在降低預算成本的同時，盡可能的滿足現代數字化檔案管理要求。最后，對專職檔案員進行設立，加強檔案工作人員綜合素質建設。通過開展專業化培訓，使之深入掌握相關檔案管理的知識。強化創新意識和責任意識，通過技術技能和專業化水平的不斷提升，增強檔案管理和服務水平。檔案管理人員則應具有一定的歸納整理能力，以及專業素質能力，熟悉檔案管理流程，具有一定的信息化檔案管理能力，積極參與相應的業務培訓活動；最后，事業單位領導則應全面重視檔案管理人員的各項工作，落實具體的獎懲措施，切實有效構建良好的基層檔案管理的氛圍。

4 結語

隨著不斷發展和完善的科學技術，作為一名檔案工作者，應具有創新意識和緊迫感，能對現代科學知識不斷學習和掌握，完善自身的知識結構和綜合能力，由此促進數字化檔案管理水平的全面提升。