檔案管理信息化對醫院檔案管理工作者的素養要求

劉緒亮

（泰安市中心醫院分院后勤保障部，山東 泰安 271000）

近年來隨著我國電子政務發展迅速，國家大力推進各行各業信息化建設，原有的檔案工作模式，服務方式已經不能滿足信息化條件下檔案室的工作需求，檔案資料的信息化建設、管理等事業就迫在眉睫。檔案管理的信息化，就對檔案工作人員的工作提出了更高的要求。

1 加強提高醫院檔案管理工作者信息處理的能力

為了滿足我國醫院發展的需要，為了使祖國醫學早日與世界科技接軌，許多醫院集中了大量的人力和物力，借鑒國內外先進經驗，并結合國內各家醫院的傳統管理模式和實際需求，對醫院檔案進行信息化管理。醫院信息管理系統的實施將在整個醫院建設企業級的計算機網絡系統，并在其基礎上構建企業級的應用系統，實現整個醫院的人、財、物等各種信息的順暢流通和高度共享，為全院的管理水平現代化和領導決策的準確化打下堅實的基礎。該系統具有成熟、穩定、可靠、適用期長、擴充性好等特點，可以根據各醫院各自的特點度身制作。隨著數字化社會的不斷發展，越來越多有檔案管理需求的單位通過采用先進的檔案管理系統進行檔案維護。為滿足紙質檔案電子信息化需求，伴隨著技術的不斷創新發展，檔案管理解決方案也成了檔案信息化建設的基礎設備。由于檔案室資料很多采用手工填寫，還包括一些復印件，尤其是保存的歷史性文檔，經常會有字體偏淺，復印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。比如說，檔案管理人員需要學習以及掌握云脈OCR技術，云脈檔案管理方案可以搭建檔案數字化管理系統，建立統一的檔案數據庫。系統采用先進的OCR技術，可批量識別紙質檔案，錄入速度快，出錯少，能糾錯，易修訂。支持關鍵字、文件名、日期等方式的檢索，檔案管理人員可以通過關鍵字檢索功能，對系統存儲的檔案名稱，檔案全文，檔案備注進行檢索，快速調取所需的原件掃描件、識別資料。加快信息查詢速度的同時，有效保護了紙質檔案。在醫院用這種方式，可以將既往的病例建立一個數據庫，這樣，在之后的治療過程中都有助于吸收以往的經驗。進而，能夠更好地開展治療。在醫院實行檔案管理信息化，積極開展庫存紙質檔案數字化工作，采取集中掃描方式，對現有庫存紙質和其他載體檔案進行數字化掃描，這樣在方便了檔案管理的同時，也便于醫院其他事情的開展。強化檔案室的硬件培植。按照病院的具體情形，慢慢配備計較機、攝影機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案打點系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備前提的病院，可以將檔案目錄和部門內容納入局域網，操作收集系統增強各部門之間，院際之間的資本共享，溝通檔案信息，以知足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而敦促病院各項事業的成長。

2 加強醫院檔案管理工作人員信息整合能力

醫院的檔案內容比較龐雜，包括人事檔案、病理檔案、藥物檔案等等多種不動的檔案的表現形式。在任何的工作機構，人事檔案都是其重要的組成部分之一，對于，醫院而言，人事檔案是其檔案系統的一項重要的工作。因為，對于每一個醫院來講，員工的個人檔案是組成醫院人事檔案的重要的組成部分。醫院集中保存有的特殊單個檔案，比較清楚地全面、歷史地、客觀地反映醫院員工個人最真實情況，可以真實的記錄醫院人事的個人履歷。對于醫院和醫生個人來說，都有著至關重要的作用。所以說，作為檔案的管理人員，首先要做到的是要保證檔案材料的真實性、完整性。及時準確地錄入系統，納入數字信息化管理范疇，充分利用信息化管理手段，實現全院人事檔 案信息和醫院內部其它資源信息的共享、共用。真正做到人盡其責、人盡其能、人盡其用，保證醫院人才戰略方案順利實施，使檔案服務職能部“在現有人力資源管理系統的基礎上，充分利用數據庫資源，開發建設標準化結構化的人事檔案管理系統，做好各個信息系統的對接，規范統一收集標準的人事檔案信息，輻射至醫院內部其他數據庫資源，保證數據信息一致性和完整性。”[1]對于醫院檔案的管理來講，面對醫院多樣、龐雜的信息，要做好對檔案的分類與整理，以及在前期的信息整合的過程中，要對相關的材料進行初步的整理與分類。確保檔案材料的完整。對于醫院的病例檔案而言，對于這一檔案的整理，一方面要需要檔案管理人員有良好的信息整合與處理能力，另一方面，還要求檔案管理人員在擁有基本的信息處理能力之外，還需要具備基礎的醫療知識，對于之后的檔案的管理，也會產生重大的便利。“人事檔案內容復雜繁多，并且涉及多方面內容，除了個人基本信息，還有學術論文發表和課題申報情況、個人學分情況、醫師資格信息、黨建黨團信息等其他信息，這些信息不僅會在人力資源管理系統中出現，還會在其他信息系統包括醫療管理系統、科研管理系統、考勤管理系統等各個方面中都有覆蓋。”[2]這種多科室的信息互相的交流、交雜與交匯。在要求檔案管理人員在提高專業素質等能力的基礎上，還需要提高人際之間的交流能力，更好的和其他人交流，這種能力也有助于其工作更好地開展。

3 樹立正確的職業操守與職業素養

檔案工作者應當保守所管理檔案信息內容的機密，增強保密觀念，培養良好的保密習慣，并且在檔案管理實踐中同各種失密、泄密、竊密行為做斗爭。首先，檔案工作者應當注意保護國家機密安全及集體和公民個人隱私，不得銷毀相關的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的相關電子文件信息。檔案工作者應當尊重文件形成或者文件所涉及當事人的隱私及其他合法的權益，其次，檔案工作者應當珍視國家和社會給予的特殊信任，并在實際工作中，不利用其職務之便，為自己或他人謀求私利，檔案工作者不應當在工作中撈取好處，或者從事有害于檔案機構，檔案用戶及專業同行的個人活動。再次，檔案工作者應當自覺養成良好的職業保密習慣，習慣是在職業道德行為的反復實踐中逐漸形成的、一貫的、穩定的、習以為常的行為，即古人所言“從心所欲，不逾矩”遵紀守法，是檔案職業道德的基本規范之一，具體來說是要求檔案工作者不準損毀，失去國家所有的檔案；不得擅自提供抄錄，公布屬于國家所有的檔案；不許涂改，偽造檔案，不準擅自出賣或者轉讓對國家和社會具有保存價值的或應保密的檔案，也不準將這種檔案倒賣牟利或贈送給外人；更不準在命之所保存的檔案面臨危險時而不采取措施，造成檔案文化財富的損失；不準攜運禁止出境的檔案及其復制出境。增強率領、宣傳，增強檔案意識。率領正視是做好檔案打點工作的主要保證，是檔案實現科學打點的前提。院率領要把檔案打點納入病院成長和打點的主要內容來抓，與病院營業培植同步規劃、同步成長；要鼎力宣傳病院檔案打點的意義，增強檔案法令律例進修，使全院干部職工充實熟悉檔案的主要性，熟悉檔案與病院日常工作的親密關系，更好地撐持檔案打點工作。

總之，對于醫院的檔案工作人員來講，面對這個信息多元化的時代，各行各業都應該具備終身學習的能力，對于復雜的、多元的信息，檔案管理人員要具備分類、篩選和整合的能力。在這一切軟實力的基礎上，作為檔案管理人員，要樹立良好的工作原則。堅守自己的職業信念。