信息化時代會計檔案管理研究

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

隨著信息技術(shù)進一步發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的推廣使用，會計工作實現(xiàn)從手工到電算化轉(zhuǎn)變，會計檔案也借助計算機技術(shù)代替人工進行管理。通過應(yīng)用信息技術(shù)大大降低了人員工作量，提高了工作效率，但也是存在諸多問題，因此，需要采取有效措施推動會計檔案管理工作。

1 會計檔案管理工作的重要性意義

積極的落實檔案管理工作，能夠為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的效益。檔案管理工作現(xiàn)已逐步的滲透至多項工作中，必須要結(jié)合信息化時代的發(fā)展進程，對檔案管理工作的路徑進一步創(chuàng)新。目前檔案管理工作正處于改革、創(chuàng)新的關(guān)鍵時期，因此需要尋找合理的落腳點，積極的收集相關(guān)的信息，將檔案整理工作落到實處，針對檔案的基本內(nèi)容展開合理化的分析，對企業(yè)展開科學(xué)的評估，保證企業(yè)能夠與時代共同進步。

2 會計檔案管理中的問題

1）有的會計核算中心未向委托單位移交會計檔案，不符合檔案法對會計檔案管理的要求，會計檔案法規(guī)定當(dāng)年形成會計檔案由會計機構(gòu)編制移交清移交保管。會計檔案為委托單位進行核算形成，會計檔案實體其所有權(quán)為委托單位，應(yīng)保持單位全宗的完整性。會計管工作由傳統(tǒng)手工記賬形式到計算機形式記賬，電算化會計檔案包括計算機硬盤會計數(shù)據(jù)及會計數(shù)據(jù)打印出書面形式會計數(shù)據(jù)，會計基礎(chǔ)工作規(guī)范規(guī)定，有關(guān)會計軟件資料等應(yīng)作為檔案管理。會計委派核算部門實行電算化會計，向委托單位移交為紙質(zhì)會計檔案。

2）會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，會計委派管理下會計人員經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但對會計檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)了解較少，單位對會計檔案管理重要性認(rèn)識不足。制定會計制度中忽視會計檔案管理制度，會計人員崗前未培訓(xùn)相關(guān)檔案管理知識，造成會計檔案裝訂不整齊，有的排列不規(guī)范等，使得會計檔案整理達不到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3）日記帳分錄的管理松散。管理會計檔案應(yīng)分為兩類:紙面文件和電子文件。實際上，由于會計檔案管理與檔案管理系統(tǒng)的分離，會計管理人員在存檔時不會有相同的文件和電子檔案，而是會對紙面文件或電子檔案進行任意更改，以減輕公司的負(fù)擔(dān)。

4）缺乏以電子方式管理日記帳分錄的經(jīng)驗，開始以電子方式管理許多公司的會計記錄文件，對Oracle電子記錄的設(shè)置、組織結(jié)構(gòu)等表示關(guān)注。會計檔案完整性考慮不足、會計檔案系統(tǒng)功能不足、系統(tǒng)歸檔接口設(shè)置不足、傳輸或電子郵件歸檔系統(tǒng)在接受文件時無法保證電子會計檔案的真實性。會計由于人力資源短缺而扭曲會計數(shù)據(jù)，例如b.通過在存儲介質(zhì)上使用磁性介質(zhì)，在將數(shù)據(jù)傳輸?shù)讲煌橘|(zhì)時，數(shù)據(jù)會被任意復(fù)制，從而可能導(dǎo)致電子會計文件中的數(shù)據(jù)失真。

3 信息化時代下會計檔案管理的優(yōu)化改進措施

1）建立健全管理制度。會計檔案管理制度是保障會計檔案管理工作質(zhì)量提升的關(guān)鍵性因素，在制度的引導(dǎo)和約束之下，相關(guān)工作人員必然可以開展規(guī)范性、科學(xué)性和高效性工作。那么，在此環(huán)節(jié)相關(guān)工作人員就應(yīng)該遵從國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，為會計檔案管理工作制定行為準(zhǔn)則。在實踐中，檔案建立和檔案保存是會計檔案工作中的重點，那么會計檔案制度的建立和完善也應(yīng)該圍繞這兩方面來開展。比如，建立完善的會計檔案歸檔和保管制度，為保障工作開展有效性和有序性奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然，在完善會計檔案管理制度時，還需要對會計電算化的實際要求加以充分考量。在對電算化會計檔案進行歸檔時，相關(guān)工作人員應(yīng)該強化會計軟件設(shè)計，并對檔案規(guī)整的整體流程和各項工序進行明確要求，以便于提高制度應(yīng)用有效性。比如，保存所有未輸出會計數(shù)據(jù)，建立相對應(yīng)的副本，并保證按照有關(guān)部門要求開展會計數(shù)據(jù)打印和歸檔。而在建立電算化會計檔案保管制度時，相關(guān)工作人員也應(yīng)該依照國家檔案局的要求，優(yōu)選用于檔案備份的磁盤介質(zhì)，制作檔案儲存盤和備用盤，并提高電子檔案儲存設(shè)備的保管成效。比如，定期開展磁盤保存巡查和磁盤內(nèi)容檢查，設(shè)計全自動溫控、聲控系統(tǒng)，合理選用防塵、防光和防腐蝕保護技術(shù)等。

2）會計檔案管理需要遵循統(tǒng)一分工原則。社會發(fā)展中會計職業(yè)具有很強的特殊性，其接觸企業(yè)核心內(nèi)容，檔案管理中必須認(rèn)真對待。會計檔案管理中統(tǒng)一分工原則具有決定性地位。會計檔案管理應(yīng)將工作量做出明確分析，要在工作人員能力承受范圍內(nèi)，檔案管理是復(fù)雜的工作，如果分工不明確，容易在內(nèi)部出現(xiàn)嚴(yán)重隱患，產(chǎn)生不利的負(fù)面影響。應(yīng)確保會計檔案管理責(zé)任明確，會計檔案管理工作量增加，有些任務(wù)需要合作完成，針對不同工作責(zé)任應(yīng)明確劃分，更好的處理解決問題。

3）明確崗位與職務(wù)權(quán)責(zé)。對于會計檔案管理工作者而言，明確自身的工作內(nèi)容、范圍以及崗位職責(zé)更有助于他們提高工作積極性和有效性。為此，在會計電算化背景之下，有關(guān)部門應(yīng)該進一步明確會計檔案管理工作和職位的權(quán)責(zé)，進而為檔案管理人員的實踐工作指明方向。以往，會計檔案管理工作完全由人工操作形式開展，繁雜的工作內(nèi)容以及龐大的工作壓力導(dǎo)致一人多職或多人一職情況頻發(fā)，為會計檔案管理工作帶來了極大負(fù)擔(dān)。基于會計電算化背景，許多工作都可以由電腦和會計軟件代勞，在工作壓力減輕且工作內(nèi)容變化的情況之下，只有進一步明確自身權(quán)責(zé)才能做好本職工作。所以，在實踐中相關(guān)工作人員要以會計電算化會計檔案管理要求為基礎(chǔ)，重新設(shè)立會計檔案管理工作崗位并對其崗位職責(zé)和工作內(nèi)容進行明確，從根本上杜絕業(yè)務(wù)重疊、工作交叉，為提高管理有效性奠定基礎(chǔ)。

4）提升會計檔案使用效率。通過建立會計檔案信息化平臺，能夠?qū)嫏n案管理的收集、整理、歸檔、存儲以及查詢等結(jié)合到一起，極大地簡化了管理人員的工作，有效提高了檔案管理效率和使用效果。一方面，由于高校會計檔案數(shù)量多、使用頻率較高等特點，管理人員工作壓力較大，導(dǎo)致了相關(guān)服務(wù)提供不到位，降低了檔案使用效率。在信息化背景下，通過使用新型載體，通過信息化方式，突破檔案信息調(diào)取方面的局限性，而且根據(jù)用戶需求，簡化審批程序，規(guī)范權(quán)限范圍，降低拍照、復(fù)印等方式對原件產(chǎn)生的影響，不僅有效提升了檔案使用效率，而且還有效保護了檔案原件。另一方面，構(gòu)建電子信息檔案管理平臺。實現(xiàn)核算、報銷、票據(jù)等各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸和共享。通過會計檔案信息管理平臺，能夠?qū)箐N等系統(tǒng)中的票據(jù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息整理并傳輸?shù)綍嫏n案管理系統(tǒng)當(dāng)中。通過各個模塊的有效銜接，簡化工作人員檔案管理流程，并且還能夠保證電子票據(jù)和原始憑證真實和完整。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代下，企業(yè)各項工作中都融入了信息化的手段，而會計檔案管理工作同樣如此。信息化下的會計檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和機遇并存，如何保證會計檔案管理工作的優(yōu)化進行，要充分利用信息化的先進技術(shù)手段，對會計檔案管理工作中存在的問題進行不斷的優(yōu)化和完善，提高會計檔案管理工作的質(zhì)量，從而提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。