信息時(shí)代背景下的電子檔案管理初探

周嚴(yán)萍

（上海奉賢燃?xì)夤煞萦邢薰?，上?201400）

自從我國(guó)步入信息時(shí)代以來(lái)，各行各業(yè)都在試圖抓住這一改革有利契機(jī)，采取了多種多樣的舉措用于節(jié)約成本，擴(kuò)大效益，為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，取得了顯著成效。我國(guó)檔案管理工作更是不能落在后面，要將電子檔案管理擺在重中之重的位置，思索這一新型管理模式的應(yīng)用具有哪些優(yōu)勢(shì)，以及可能會(huì)遇到的實(shí)際問(wèn)題，有針對(duì)性地制定計(jì)劃方案，促使檔案管理工作煥發(fā)出新的活力，從而為我國(guó)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1）降低檔案管理人員工作強(qiáng)度。傳統(tǒng)以人工方式進(jìn)行檔案管理不僅受到主觀因素影響較大，而且工作效率較低，檔案信息的利用率難以得到提高，無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值，檔案管理服務(wù)能力遭到了極大的削弱。信息時(shí)代背景下，采用電子檔案管理模式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案信息的收集、整理、歸檔和利用，推動(dòng)了檔案管理的自動(dòng)化、智能化發(fā)展進(jìn)程，不需要像管理紙質(zhì)檔案一樣去定期晾曬、通風(fēng)、保養(yǎng)，節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間精力，減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)，對(duì)于調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性大有助益。

2）提高檔案管理效率和質(zhì)量。眾所周知，大眾對(duì)于檔案管理服務(wù)能力的要求與日俱增，這就對(duì)檔案信息的真實(shí)性和完整性提出了更高標(biāo)準(zhǔn)需求，電子檔案管理模式的應(yīng)用勢(shì)必會(huì)掀起行業(yè)改革浪潮，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維，優(yōu)化工作流程和效果。檔案管理人員將會(huì)產(chǎn)生利用現(xiàn)代信息技術(shù)和專業(yè)軟件實(shí)施檔案管理工作的意識(shí)，認(rèn)真仔細(xì)的審核檔案信息，防止不實(shí)信息摻雜其中，避免信息的泄露，統(tǒng)一檔案信息的格式，方便信息的傳遞，那么檔案管理效率和質(zhì)量必然會(huì)大幅上升，檔案信息的安全性也能得到一定保證。

3）提高了檔案信息利用率。檔案信息蘊(yùn)含著較高價(jià)值，如何能夠?qū)n案信息最大程度的利用起來(lái)，創(chuàng)造更多社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，一直是檔案管理工作孜孜不倦探索和研究的重要課題。電子檔案管理模式的應(yīng)用提供了一個(gè)可行思路，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息按照統(tǒng)一格式錄入和保存，可以在不同系統(tǒng)之間高速傳輸，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享理念，各單位及公眾能夠快速獲取需求的檔案信息，用于制定決策、辦理業(yè)務(wù)，顯著提高了檔案信息的利用率，檔案管理服務(wù)職能得以有效發(fā)揮，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)了不可小覷的力量。

2 信息時(shí)代下電子檔案管理存在的主要問(wèn)題

1）管理體系不夠完善。由于電子檔案管理模式的應(yīng)用時(shí)間尚短，因此在制度體系建設(shè)上仍然不夠健全，未能清晰劃分各人員責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)工作的開展，管理職責(zé)交叉問(wèn)題極為普遍，再加上對(duì)于違規(guī)操作者及未履行責(zé)任者的懲戒不夠嚴(yán)厲，嚴(yán)重影響到了檔案管理人員的工作態(tài)度和工作熱情，致使電子檔案管理成效不佳。有些檔案管理人員產(chǎn)生了錯(cuò)誤認(rèn)知，不能嚴(yán)格約束自己的行為，給電子檔案的安全性及具體利用埋下了不小隱患。

2）電子檔案安全問(wèn)題。有些檔案管理人員的權(quán)限過(guò)大，卻不能夠合理地使用手中職權(quán)，加大了檔案信息的篡改風(fēng)險(xiǎn)，很難在計(jì)算機(jī)上查找到原始檔案信息，檔案信息安全岌岌可危?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)上有著海量的數(shù)據(jù)信息，這些信息變動(dòng)頻繁，理應(yīng)及時(shí)予以收集和整理，否則檔案信息的時(shí)效性就將難以保證。然而當(dāng)前電子檔案管理過(guò)程中信息同步不及時(shí)的情況并不罕見(jiàn)，歸根究底在于檔案信息的歸檔工作沒(méi)有落實(shí)到位，在一定程度上制約了檔案信息的有效利用。

3）檔案管理人員素質(zhì)較低。檔案管理人員作為管理檔案信息的主要負(fù)責(zé)人，其專業(yè)素質(zhì)能力對(duì)于實(shí)際工作效果有著巨大影響，目前我國(guó)極度缺少專業(yè)的檔案管理人才，給電子檔案管理模式的應(yīng)用增加了障礙。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，部分檔案管理人員的責(zé)任心較差，信息素質(zhì)有待提高，不能靈活使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的收集和傳遞，維護(hù)檔案信息的安全，使得檔案管理服務(wù)職能的發(fā)揮受阻，釀成了重大損失。

3 信息時(shí)代背景下優(yōu)化電子檔案管理的措施

1）構(gòu)建完善的電子檔案管理體系。為了保證電子檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化開展，需要建立相對(duì)完善的管理體系，結(jié)合實(shí)際工作要求科學(xué)劃分各崗位人員職責(zé)，使之正確認(rèn)識(shí)電子檔案管理工作要求及自己應(yīng)該履行的責(zé)任，更新思想觀念，執(zhí)行改革措施。將檔案管理人員的工作表現(xiàn)與其工作績(jī)效掛鉤，定期實(shí)施考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，徹底杜絕僥幸心理滋生，這樣檔案管理工作隊(duì)伍面貌煥然一新，檔案管理人員操作更加趨于標(biāo)準(zhǔn)，大大推動(dòng)了電子檔案管理工作的落實(shí)。

2）動(dòng)態(tài)管理電子檔案。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，每天要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息，與此同時(shí)，伴隨著社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的持續(xù)開展，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生著海量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息會(huì)在較短的時(shí)間內(nèi)迅速更新?lián)Q代，如處理不當(dāng)，就會(huì)降低信息數(shù)據(jù)的利用率，影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，甚至是決策的制定。所以，必須堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化管理的原則，確保所獲信息的時(shí)效性，檔案信息才能真正具有參考和利用價(jià)值。電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建極為必要，可以動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的監(jiān)控檔案信息的采集整理過(guò)程，使得檔案信息可以追根溯源，更好的監(jiān)控工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作的缺陷能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，即可穩(wěn)步實(shí)施電子檔案管理工作的進(jìn)一步調(diào)整，給社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的開展及國(guó)民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展增添助力。

3）提升檔案信息的安全等級(jí)。運(yùn)用電子檔案管理模式需要著重加強(qiáng)檔案信息的安全管理，預(yù)防檔案信息的外泄造成不必要的損失，可以設(shè)置電子檔案的保密等級(jí)和管理權(quán)限，根據(jù)檔案管理人員的職責(zé)分配權(quán)限，有操作權(quán)限才能夠登陸查看信息，并進(jìn)行操作，這樣可以減少信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同理要對(duì)用戶權(quán)限予以劃分，登錄系統(tǒng)時(shí)需輸入賬號(hào)密碼，以保證電子檔案瀏覽、打印、下載的安全性。對(duì)于那些格外重要的檔案信息要進(jìn)行加密處理，規(guī)定查閱范圍，用戶不能輕易將賬號(hào)密碼外借給他人，否則權(quán)限會(huì)受到限制。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)和軟件進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新升級(jí)，利用殺毒軟件查殺病毒，避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，建立安全帶系統(tǒng)防御體系，將安全隱患降到最低，從而維護(hù)電子檔案信息安全。

4）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。建立素質(zhì)能力水平較高的檔案管理人才隊(duì)伍，可以降低檔案信息遺失和泄露風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息利用率，也有利于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的規(guī)范化和科學(xué)化，需要從以下幾點(diǎn)工作著手：一是從多渠道引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)技能的檔案管理人員，他們應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，可以提出合理的工作建議，以完善電子檔案管理制度，提高相關(guān)工作的專業(yè)性及有效性。二是對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，增加與現(xiàn)代電子檔案管理工作的匹配度。三是對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行合理分工，科學(xué)設(shè)置管理架構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員優(yōu)勢(shì)和潛能，全面提高電子檔案管理效能。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，電子檔案管理已經(jīng)成為新趨勢(shì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，保存在信息系統(tǒng)平臺(tái)上，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速歸檔和高效利用，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式弊端，是信息時(shí)代背景下的一項(xiàng)重大革命。當(dāng)務(wù)之急需要加強(qiáng)電子檔案管理制度體系建設(shè)，實(shí)施檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理和精細(xì)化管理，提高檔案信息安全等級(jí)，打造高素質(zhì)工作隊(duì)伍，從而促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)能力。