“互聯網+”思維下智慧檔案建設

馬保生

（臨沂市城市建設勘察測繪院，山東 臨沂 276000）

大數據、云計算、移動互聯網、人工智能等新技術的快速發展，將促進檔案管理服務形式從根本上發生轉變，而且基于用戶需求個性化與多元化、數據精準化、海量信息等，對檔案管理服務提出更高的要求。對于新技術環境下的檔案管理服務來講，如何做好智能化交互服務、知識共享創新服務、個性化自助服務以及復合型專業人才的支持等，是必須面對的問題。

1 智慧檔案管理的主要支撐技術

1）云計算打破傳統檔案管理的時空限制。云計算具有多重優勢。首先是存儲規模十分龐大，傳統檔案館模式下，紙質檔案的存儲需要消耗較多的庫房空間，同時還要進行防潮、防火、防蟲等保障工作。隨著檔案信息化建設，電子檔案的出現解決了這一問題。檔案館可以將實體檔案進行數字化轉化，之后將其同步到云端上，大大節省了存儲空間。第二是成本較低，計算機軟硬件和網絡基礎設施的維護和更新每年都要消耗大量的金錢，而從一個單位、學校甚至是城市的角度來看，智慧檔案承擔的更是大批量的信息服務工作，無論是數據分析還是基礎設備的采購，都需要預留大量的存儲空間，消耗很多的人力物力。而云計算則可以通過集成化的服務，根據智慧檔案的需求制定模塊化的存儲方案，大大降低了管理成本。第三是便于共享。傳統檔案館信息傳遞的模式是單向的，而云計算則將信息傳遞去中心化和分散化，只要通過一定的授權和認證，就能在網絡環境下訪問自己想要的檔案資源，突破了檔案利用服務的時空局限。

2）物聯網推動檔案與萬物互聯。IBM曾經提出過“智慧地球的概念”，其本質就是將互聯網和物聯網融合在一起，讓虛擬和現實的分界線更加模糊，而物聯網更是建設智慧檔案管理不可或缺的一部分。從內涵上看，物聯網是本質上仍是一種信息交換的過程，只是信息交換的對象變成了“人”和“物”。從其運行的原理上看，第一步要對目標物體的屬性進行標記和識別。體現在檔案中，就是對檔案的位置、數量或是內容進行識別。第二步，要搭建底層的硬件設備與設施為物聯功能的實現提供基礎，如定位系統、二維碼、條形碼等等，通過這些識別設備完成對所標記物體的識別，獲得其屬性，然后就通過相應的轉碼技術將其傳輸到數據處理中心進行計算。如，在進行實體檔案的展覽時，可以通過掃碼的形式獲取檔案的具體資料和詳細信息，讓參觀者能夠更加全面、立體的獲取展品的相關信息，縮短參觀者與展品間的距離。又如當檔案的位置發生異常變動時，智慧檔案能夠通過實時物聯網及時獲取信息，保障檔案的安全。

2 “互聯網+”思維下智慧檔案建設

1）統籌規劃，完善保障體系。現代檔案管理體制下，數字化、信息化、智慧化是檔案管理發展的必然趨勢，這一方面是公眾檔案需求多元化發展所必需的，也是檔案工作持續、科學發展的必然要求。對此，智慧檔案要站在更高的角度，在檔案館信息化的基礎上進行統籌和規劃。從技術的角度上來看，要充分的研究物聯網、云計算和大數據在檔案管理中的應用，從公眾的實際需求出發，結合檔案管理的具體工作情況，推動先進技術在檔案管理中的有效落實，并且形成一個集成化的資源，讓檔案管理的收集、歸檔、利用、服務等各個流程都能夠朝高度智慧化的方向發展。同時，我們還需要看到，當前我國已經廣泛開展了智慧城市建設，在智慧政務和智慧交通等領域已經應用的較為成熟，受到了人民群眾的一致好評。但由于我國城市發展起步較短，智慧城市建設存在著城市網絡基礎設施的建設還不完善、城鄉差距較大、基站分布不平衡、部分地區網速較低、城市基礎設施建設的保養和維護欠缺、智慧化水平低、信息安全面臨多重挑戰等問題。因此，我們有針對性地對智慧城市和智慧檔案建設工作靈活調整，優化資金方面的投入，加強技術上的研發，同時在內部提高檔案工作人員綜合素質，以專業能力和能力為切入點，培養其信息素養和互聯網意識，外部要加強技術人員的引進，為智慧檔案的發展提供持續動力。

2）借鑒先進經驗，完善數據庫建設。智慧檔案基礎是檔案信息化建設，當前，數字檔案館在我國的發展已較為成熟，但從整個檔案管理的歷史來看，數字檔案館仍是較為新興的事物，各地檔案館雖然大多已經完成檔案資源的數字化，，但在多元業務應用和檔案服務與利用的開發方面還缺乏經驗。對此，國內檔案界應積極探索，創新數字檔案管理方式、管理理念，推動智慧檔案管理的持續健康發展。在理論方面，要加強智慧城市和智慧檔案基礎理論以及相關學科的學習，逐漸完善智慧檔案建設的理論支撐，給智慧檔案工作提供多方面的理論支撐；在實踐層面，智慧檔案要充分汲取和借鑒智慧城市建設其他模塊的先進經驗，如智慧交通、智慧人社等等，借助智慧城市的便利獲取人民群眾的檔案需求，以需求為指引、技術為保障開發出滿足社會、滿足大眾的檔案應用。在數據庫建設方面，首先需要對管理性和業務性以及技術性等多種標準規范進行建立。管理性的標準規范一般是指計算機的安全法規以及標準，還有檔案館所有工作人員的職責。對于業務性的標準規范來說，除了術語標準和電子文件等，還有檔案管理標準等。此外，技術性的標準規范中涉及數字檔案館的軟硬件設施和軟件系統的技術標準。其次就是要推動檔案資源的共享，讓不同的使用主體和不同類型的檔案能夠在一個共有的平臺中互聯互通，促進檔案資源的最大化利用，為大數據、云計算等技術的應用提供資源支撐。

3）完善個性化自助化服務。新技術環境下，檔案管理的被動服務模式、單一檢索方式等等，已經無法滿足用戶的日益變化以及增長的需求。傳統檔案管理是“重藏輕用”的服務理念，而新技術環境下的檔案管理服務則需要滿足各類用戶對檔案信息的需求，也就是需要借助新技術，在用戶方式、內容以及時空等方面進行全面優化與改善，從而為廣大用戶提供個性化的服務。而個性化自助服務具體指的是檔案機構需要對不同用戶的需求以及利用特征進行關注與分析，且通過大數據、云計算等技術對用戶的活動軌跡、背景信息等元數據進行挖掘以及獲取，通過深入分析這類數據，掌握不同用戶的習慣愛好，并對用戶可能需要的需求，或者說是潛在需求進行預測，然后為用戶精準配置以及提供檔案資源服務。以麗水市為例，該市部署的智慧檔案系統覆蓋了一市九縣，隨著該系統的完善，未來麗水市可實現全市任意地方都可以獲取資源進館、查閱檔案信息資源等目標。同時，目前已經成功建立百姓檔案智能模式、云檔案智能模式以及檔案超市智能模式，而設置與這些模式配套，且適合不同用戶的查閱與查詢方式，例如，并聯式查詢方式、移動式查詢方式、百度式查詢檢索方式、一站式查詢方式以及自助式查詢方式等等。

3 結束語

智慧檔案的云計算、物聯網和大數據三大主要支撐技術打破了傳統檔案管理的時空限制、推動檔案信息資源與實體的互聯、賦予檔案資源多元價值，推動了檔案管理的現代化、智能化發展，有利于提升檔案管理服務水平，促進檔案事業健康發展。