互聯網時代人事檔案管理的思考

楊吉瓊

（海南大學，海南 海口 570228）

1 互聯網的特征和優缺點

互聯網是指單臺計算機通過一組通用的協議互相連接起來，相互連通形成一個個的網絡，若干個網絡又相互連通組成的巨大網絡。互聯網的優點是互聯互通，方便快捷，不受時間、空間的限制。缺點是必須依賴必要的硬件設施，有安全性和穩定性的風險。

2 人事檔案和人事檔案管理工作

人事檔案是指對個人的學歷、經歷、工作表現、薪資報酬、獎懲情況、社會關系等情況進行客觀記錄的一系列材料。人事檔案管理工作就是對人事檔案進行收集、鑒定、分類、保管、保護和利用的工作。

3 人事檔案管理現狀

1）當前人事檔案管理現狀。現階段，相當部分人事檔案管理單位的人事檔案還是以紙質材料作為載體，手工管理為主的傳統模式。

2）現階段傳統模式管理人事檔案管理的優點。（1）現階段這種以紙質材料作為載體，手工操作的傳統人事檔案管理模式優點是既保持檔案的原始風貌，又保證檔案的真實可靠，同時有利于保密管理。（2）現階段人事檔案管理的缺點。1.難以解決和阻擋檔案的自然老化損毀。盡管一般檔案室都對檔案采取了防潮、防霉、防蟲、防塵、防強光，防鼠、防火、防盜等八防工作，但是這些措施還是難以阻擋歲月的侵蝕，一些時代過于久遠的檔案材料由于時間過長的自然老化和紙張質量等原因，常常會出現發黃、發脆和易碎等現象，這種自然的老化是一般檔案室難以阻擋的，也是對檔案的保存和利用一個極大的挑戰。2.查找和利用不便，費時費力、效率低下。傳統的人工檔案管理，查找全憑工作人員自己管理和記憶，極不方便。檔案利用只能在檔案保管地進行，而且也只能是人工一頁頁翻找，耗時耗力，效率低下。如果是跨單位跨地域利用，還必須派專人專門到檔案所在部門辦理，更是增加了人力物力的成本。3.傳遞不便。紙質人事檔案的傳遞必須要把檔案本身通過專門的途徑進行傳遞，但隨著社會的變革，人事制度的改革，各單位人員流動頻繁，檔案的流動性也隨之加大，與之相對應的是人事檔案的傳遞工作量也隨之增加，這樣頻繁的人事檔案傳遞將增加相關部門的工作量和經費開支。4.受時間和空間的限制。傳統人事檔案管理模式下，人事檔案的管理和利用都必須是對檔案實物本身開展工作，因此只能在檔案所在地點，在特定的時間內開展相應工作，受時間和空間的限制。

4 人事檔案管理引入互聯網的好處和便利

互聯網是由計算機之間相互連接組成的網絡，計算機處理的信息是數字化的信息，因此，人事檔案管理要引入互聯網首先要把人事檔案本身數字化，然后才具備接入互聯網的基本條件。人事檔案數字化并接入互聯網有以下好處和便利：

1）數字化檔案的優點。（1）不易老化，保存方便。數字化檔案所用的載體材質多為光盤、硬盤等存儲設備，性質穩定，與紙質材料相比，保存在這些載體中的檔案不會老化，始終保留檔案原本的樣子。數字化存儲設備容量大，體積小，易于保存，節約空間。（2）易于查找、查詢。數字化的優點是可以利用計算機自動進行查找、查詢，準確、方便、快捷，省時省力。（3）易于復制、備份，防止損毀、遺失。

2）人事檔案接入互聯網的優點。（1）省時省力，節約成本。現階段要查閱一個的檔案，必須有兩名以上的人員專門到檔案所在地進行查閱，如果查閱的人和被查閱的檔案不在同一個地方的，查閱的人還必須出差專門跑一趟，不但費時費力，還成本高。如果人事檔案能接入互聯網，則可以省去這專門的奔波和開銷。既省時省力，又節約成本。（2）不受時間和空間的限制，有利于提高工作效率。互聯網的好處就是在網絡上傳遞信息可以不受時間和空間的限制，只要有網絡的地方，使用者都可以自由安排時間處理相應事務。人事檔案如果能上網，使用者可以不用在規定的時間到規定地方查閱，而是隨時隨地都可以工作，極大地提高了工作效率。（3）有利于及時補充、完善人事檔案相關材料。現代社會，整體人員流動性大，個人的人事變動也相對頻繁。而人事檔案的相關材料比如工資審核表、年度考核表等材料的產生相對滯后。有時人走了，材料才出來，不利于及時補充到相應人員的人事檔案中，有可能會對相關人員新入職單位的工作及新的單位對該員工的客觀評價和薪酬安排帶來困難。對于一些規模較大的人才交流中心，管理的檔案數量大，人員的流動性也大，如果大量出現這種檔案需要后續補充完善，需要頻繁、重復傳遞的情況，將對相關工作人員和工作經費帶來一定的壓力。但如果能利用互聯網來傳遞，則方便快捷還能降低成本。

5 人事檔案管理引入互聯網技術的隱憂和現實問題

1）安全性和保密性的擔憂。互聯網是一個相對開放的網絡，它方便的同時也有安全性和保密性的隱患。我們偶爾能看到某網站被黑客入侵或被病毒入侵的新聞見諸報端就是例證。而人事檔案中有相當部分內容涉及個人隱私、單位業務等等，這些信息具有私密性和保密性，如果在互聯網上傳遞，會不會被人截獲或篡改？給個人或單位帶來不可估量的損失或影響。或者有人冒用他人身份登陸網絡進行非法操作。這些都是人事檔案接入互聯網值得擔憂和考慮的問題。

2）硬件設施和穩定性的要求。網絡具有一定的不穩定性，并且依賴電源、網絡線路等等硬件設施，任何一個環節出問題將影響網絡的運行，如果在關鍵時刻網絡受到干擾或其他原因導致的不穩定或不能聯網，將影響人事檔案相關工作的開展及根據相應人事檔案作出客觀評價和正確的選擇，也是人事檔案接入互聯網的另一個現實問題。

6 構建人事檔案管理網絡的思考

1）技術的問題。互聯網有漏洞、有病毒、有黑客入侵風險等等都已為眾人所知。但互聯網已經走進了現代人們生活的方方面面。互聯網的安全技術也得到了極大的發展，安全性也有很大提高。因此，公安、銀行等關系國計民生的部門也都引入了互聯網來輔助工作。人事檔案工作接入互聯網在技術上應該也有可以嘗試的空間。一些與檔案業務有關的軟件公司也已經開發出了自己的人事檔案管理系統，在技術上進行了探索和實踐。

2）現實問題。筆者認為，目前人事檔案還不能使用互聯網輔助工作，根本原因一方面是人事檔案的數定化程度還不高，缺乏使用互聯網的基礎條件；另一方面各軟件公司開發的人事檔案管理軟件技術參數，數據結構，開發理念各不相同，而各個已經將人事檔案數字化的單位，購買使用的軟件也五花八門，各自為政，互相之間難以銜接、兼容，只能是各個單位自己內部使用，各單位之間無法做到共享共通。這些問題使得人事檔案管理依然還在傳統的軌道上運行，并沒有進入互聯網時代的社會大潮流中，人事檔案管理中存在的與現行人事改革和社會發展相沖突的種種矛盾依然得不到解決。

3）將人事檔案管理工作接入互聯網的思考。計算機處理的信息和在互聯網上傳遞的信息都要求是數字化的，因此，要使用互聯網輔助人事檔案管理工作，重點是廣泛推進人事檔案數字化。在此基礎上，構建一個全國性的或者全省性的人事檔案管理系統和一套相關的管理機制，使各檔案管理單位相互聯網，實名認證，相互之間在這個系統和制度下傳遞、查閱檔案，共享共用，將有利于人事檔案管理工作接入互聯網的時代軌道。

7 結語

數定化、信息化是現代社會的基本特征，社會在向前發展，人事檔案也不能脫離社會而獨存。但人事檔案涉及個人、單位和行業等的一些隱私和機密，作為這些秘密的保管者，人事檔案管理部門和人員有必要且必須在做好安全、保密的基礎和前提下，也不妨一點點嘗試，慢慢跟上時代的步伐，與時俱進。