信息化背景下的城鄉建設檔案創新管理探討

杜洪衛

（郯城縣城鄉建設綜合服務中心，山東 臨沂 276100）

在城鄉建設當中，強化城建檔案管理可以為城鄉建設發展打下重要基礎。如今，伴隨國內的城市化進程逐漸加速，政府正在加大對城鄉基礎設施建設的投資，以改善人們的生活環境。特別是在倡導“智慧城市”之后，需要利用信息技術來對城鄉的軟硬件建設進行優化，致使城鄉建設的檔案管理難度也越來越大。所以，有必要重視城鄉建設檔案管理工作，提高其管理的質量，為信息化背景下的城鄉建設工作提供高質量的檔案服務。

1 信息化背景下城鄉建設檔案管理的價值

城鄉建設檔案具有的參考以及使用價值十分大，從城鄉建設公司以及機構來看，創新是城鄉建設的必要組成部分。然而要想做好創新工作，就要基于前人的經驗。目前，城建檔案館的角色就是集聚前人的經驗，為創新者提供了參考以及借鑒，以幫助他們進行更好的創新。檔案管理的信息化結構使人們可以有效地使用并傳播冗長的信息，從而大大減少用戶在使用信息當中的等待以及查詢時間，并有效提高工作效率，進而人們可以將更多時間用來進行創新，提高成品的質量和完善度。

2 當前城鄉建設檔案管理中的問題

2.1 城鄉建設的檔案管理基礎不足

我國城鄉建設的檔案管理工作建立于計劃經濟這一時期，其歷史源遠流長。在以前的計劃經濟中，城鄉的發展緩慢，人口的流動性較差，城鄉建設的內容單一，管理城鄉建設的檔案簡單易行。在此種情形下，城鄉建設檔案管理的基礎較為薄弱。改革開放之后，社會經濟的形式變得復雜，我國檔案管理的發展不力也使得城建檔案館發展模式滯后，這對城鄉發展造成了各種制約。許多歸檔工作，例如城鄉建設項目以及人力資源的檔案發生遺漏以及丟失，大大影響了經濟社會的快速發展。

2.2 管理人員欠缺專業素養

當前，我國管理城鄉建設檔案人員的專業素養還不足，特別是農村地區的檔案管理人員，缺乏檔案管理的基本技能。在以往的計劃經濟中，通過紙質文件的形式來管理檔案，對人員的專業要求不高。伴隨信息技術的更新換代，檔案管理工作需要電子文件以及紙質文件兩者形式，對檔案管理要求不斷提高。在獲得基本專業知識的同時，檔案管理人員必須擁有特定的信息網絡技術，并且能夠掌握與檔案管理有關的許多信息技術。然而，在實際管理中，許多人員仍然運用以往的工作形式，不了解最新的信息化網絡技術，即使了解也不能夠有效地運用。

2.3 檔案管理滯后于城鄉建設的發展

在逐漸復雜的信息網絡化的辦公氛圍中，城鄉建設檔案管理的理念日趨滯后于城鄉建設以及社會人口的需求，與當前的人民生活和社會生產的信息統計不同步。主要跡象是當前的人口流動性大，針對流動的人口，城鄉建設檔案管理顯得極為混亂。居民進行檔案問題處理的過程既復雜又繁瑣。信息化背景下的檔案管理工作對信息化的運用不足，給居民正常生活以及人事組織造成極大不利影響。

3 信息化背景下城鄉建設檔案管理的信息建議

3.1 整體規劃城建工作檔案管理的信息化系統

管理城鄉地區的建設檔案過程中，信息化不是一項簡單的任務，而是一個龐大的項目。所以，要對特定部門以及地區中的一切檔案執行信息化構建，首先就要進行整體設計，然后基于檔案本身條件及特征實現個性化。盡量在城建檔案館的管理范圍內提高信息化的有效性。另外，應與應用系統的實際效果相結合，通過諸多環節的測試，對城建檔案館中信息化管理系統的適用性進行分析，并以實際需要為導向進行及時調整，以提高其實效性。

以縣級的城鄉建設檔案館為例，總體規劃主要包括四方面：其一，樹立現代化建設的總體思想，在習近平總書記的思想指導下，對檔案系統重點改革。其二，為信息化建設制定任務以及目標，其任務是建立一個更快捷、更方便的信息管理系統，執行各類改革創新。其三，明確設計的要求及方式并改進歸檔形式，進一步構建檔案管理的應用系統以及基礎建設，改善歸檔資源的構建。筆者所在單位以往主要運用人工管理方式，檔案整理和檢索利用十分繁瑣和困難，而集成檔案管理系統能夠有效提高檔案利用效率，還可以支持多種個性化服務，包括用于基于一定規則的批處理連接、自動序列號提取以及其他個性化服務。筆者借助該系統，將工程項目檔案全部錄入，實現了紙質檔案與電子檔案的同步保管，大大提高了城鄉建設檔案管理質量和利用效率。其四，進行相關的時間調整，力爭在計劃的時間之內完成相應的工作。

3.2 有效構建城鄉建設的檔案信息網站

管理部門在互聯網上通過城鄉建設檔案信息網站呈現信息，旨在幫助信息需求者更加便捷地對所需的檔案以及文件進行查詢。需要基于部門所有權，在城鄉建設管理中納入管理城鄉的建設檔案，從而在不同部門之間的共享資源，幫助需求者簡化檔案查詢的過程。(在檔案管理系統引入之前，城鄉建設檔案管理主要運用以往的人工檔案管理方式。手動對檔案進行編號以及分類，并需要使用手動的形式來進行檔案搜索。這使得搜索檔案十分繁瑣，也使得難以共享文件資源的情況。而新型的集成檔案管理系統有效地幫助該地區的城鄉建設檔案館最大限度地利用以及共享檔案資源。資源網站具有很高的實用性，需要網站工程師對搜索功能進行優化，能夠快速打開、搜索網站上的電子文檔以及文件，并實現網站資源開放的最大化，最終提高使用網站的實際效果。通過內部網絡，可以實現檔案的共享、網絡的查詢及使用。另外，復雜文件的查詢以及管理人員即有特權，也保證了使用檔案的安全性能及合法性。

3.3 提高檔案管理的規范化以及信息化水平

信息化是管理城鄉建設檔案的漫長過程，信息化當中需要基于現實的要求以及情況進行合理的調整。一方面，信息化檔案管理基于國家相關標準，同級檔案應努力保持一致的管理模式以及文件格式。這使上級部門可以更好地執行統一的管理以及調度，還可以使得信息需求者更便捷地接收以及使用對應的電子文件。另一方面，檔案館必須結合自身的各種特點，對檔案館的管理信息做到個性化的設計，以使檔案館更加方便地進行檔案使用以及查詢工作。

4 結論

總之，在信息化背景下做好城鄉建設檔案的管理非常重要。有關部門亟需健全監督管理機制，對城鄉建設檔案進行有效控制和監督，不斷對檔案管理進行優化設計，并豐富城鄉建設檔案的內容，使其更加完整、齊全，為城鄉規劃以及城市建設提供檔案服務。