醫院檔案信息與數字化管理研究

李 璐

（廣西柳州市柳鐵中心醫院，廣西 柳州 545007）

醫院檔案信息記錄了以往的醫療過程，在推進醫院發展中發揮著重要作用，為評定醫院各個科室、技術水平以及醫療活動等提供了參考。所以，對于醫院而言，必須要高度重視檔案管理的開展，并借助于現代化科學技術的運用，推進醫院檔案信息數字化管理水平提升，以此將醫院檔案的重要價值發揮出來。

1 醫院檔案管理現狀

1）不重視開展檔案管理工作。就目前而言，大多數醫院在思想上對檔案管理工作并不重視，將工作重點放在醫療與教研等方面。醫院檔案多方面內容組成，具體包括了病例類檔案，科學類檔案。人事類檔案以及文書類檔案等。其中，醫院僅僅是對病歷檔案進行管理，而不重視對其他檔案的管理。與此同時，有的檔案管理人本身對檔案管理的意義缺乏必要認識，甚至認為檔案管理對促進醫院發展毫無意義。與此同時，醫院難以系統而全面地認識檔案管理，更不重視借助于信息技術的運用進行相關的檔案管理方面工作，忽視對檔案管理信息化建設的投入，很大程度上制約了檔案管理信息化發展進程。

2）檔案工作標準化程度不高。現階段，醫院在實際開展檔案管理工作之中過于地盲目與隨意，以醫療設備檔案管理為例子，僅僅是對貴重儀器進行檔案管理，而不重視對小型設備的管理，亦或者在檔案管理之中存在文件收集不全面、不遵循歸檔標準等問題。與此同時，在進行醫療設備檔案管理中，僅僅是保存設備購買合同，而諸如保修維修記錄、設備說明書等并未納入管理范圍中。

3）缺乏專業的管理人員。在醫院檔案管理工作之中，實施主體是檔案管理人員，所以，工作人員的專業水平高低直接決定了檔案管理工作質量。就目前的檔案管理人員隊伍來看，主要是以醫護人員為主，其在上崗之前并未接受專業化與系統化培訓，對于計算機技術的操作不到位，在實際開展檔案管理中受到傳統理念束縛，將大部分時間與精力用于檔案分類、更新與保存等方面，而忽視對檔案資料的開發與利用，難以充分地發揮出檔案資料價值。而要想實現對檔案管理信息數字化管理，關鍵在于工作人員要懂得計算機操作，深入地分析檔案數據并掌握數據處理方式，而目前醫院的檔案管理人員正是缺乏了上述的能力。

2 醫院檔案信息數字化管理的主要問題

1）信息存儲和紙張存儲兩者同時存在。當前，在醫療活動與科研活動中產生大量的會議記錄與研究成果，醫院通常來說用電子文件這種形式對上述內容進行保存與記錄。這些電子文件可以在各科室部門間傳遞，對于提升各個科室工作質量與效率意義重大。然而，各個科室在完成對電子文件閱讀之后，在保存文件時會采用紙質形式，而電子文件與紙質文件經常性同時保存，既浪費了醫院的資源，又阻礙醫院檔案數字化管理發展進程。

2）電腦網絡安全方面的問題。利用網絡技術進行信息存儲的優勢在于空間小、便于傳閱等，而網絡之中存在各種威脅檔案的安全性的因素，尤其是在各類網絡病毒的影響下，數字化檔案信息受到嚴重損壞，導致網絡系統的癱瘓，影響醫院的有效運行。

3）缺乏對數字化檔案認識。雖然不少醫院認識到開展檔案信息數字化管理的優勢，然而，在實際開展檔案管理工作之中，醫療工作人員更多地使用紙張式辦公模式，依舊采用人力方式進行文檔傳遞與文檔信息結語，難以體現出數字化檔案的便捷性特點同時，增加了醫療人員的工作負擔。

3 醫院檔案信息數據化建設策略

1）加強檔案信息數據化建設觀念。首先，強化組織領導。醫院領導在思想上要重視檔案信息化與數字化建設，并構建起完善檔案管理制度，為檔案信息數據化建設提供制度保障，提升檔案管理的規范性、可行性與科學性。其次，轉變傳統落后的思想觀念，無論是醫院的領導者，還是檔案管理人員，要轉變傳統的思想觀念，認識到檔案的重要價值，加強檔案管理工作，將醫院檔案的經濟價值與社會價值發揮出來。

2）構建起完善的檔案管理制度。完善的規章制度是保證醫院檔案信息數據化建設順利進行的基礎，這就要求醫院的檔案管理部門，根據國家的檔案信息化制度，根據醫院檔案信息化建設實際情況，根據醫院發展情況進行制度規范與操作流程的制定，諸如電子文件管理規范等，以制度形式將檔案管理利用范圍以及標準明確下來，推擠檔案管理朝著信息化與數字化方向發展，為檔案管理人員開展工作提供必要的依據。

3）加大資金投入，構建資源共享平臺。首先，強化資金的投入。充足的資金是保證檔案信息數據化建設開展的基礎，醫院可以通過自籌資金以及爭取財政兩種方式來獲得充足的資金。因此，醫院要重視對檔案信息數據化建設的投入，完善相關的軟硬件設施，制定完善的建設機制，以此實現檔案信息數據化建設順利進行。其次，構建檔案信息資源共享平臺。構建醫院檔案管理信息化平臺，完善檔案信息管理軟硬件，建立起統一的醫院機構信息系統。再次，建設完善的數據庫。醫院檔案具有復雜性與特殊性，必須落實信息分析與采集工作，加強對醫院數據資料的收集，并進行數據的整理，從而完善數據庫資源，提升數據搜索的速度，提高利用服務水平。最后一點是，制定完善的檔案信息化管理機制。作為檔案管理工作人員，應當根據信息化建設的標準，制定檔案信息化建設方案，提升檔案信息化管理質量，推進檔案信息數據化建設朝著規范化、條理化方向發展。

4）強化信息安全的管理.首先，防御網絡黑客的入侵。第一，加強軟件管理技術的運用，定期地開展病毒查殺工作，并對信息系統安全運行狀況進行測試；第二，定期地展開對數據的檢測，為了避免醫療數據庫遭到病毒侵害，要進行網絡入侵防御系統設置，達到保護檔案信息資源的作用。其次，增強檔案管理人員的安全防范意識。首先，在使用數字專用電腦時，不可以訪問外網；其次，不可以安裝與使用無關的軟件系統；最后，禁止打開來路不明的電子文件，不可使用U盤進行電子文檔的移動。最后一點是，對磁盤之中的各種垃圾文件，由專業人員進行定期的清理，并對磁盤碎片進行整理。在開展數據管理工作之中，檔案管理人員開展信息化設備的防御工作。磁盤中的磁記錄在磁場的不利影響下會遭受損壞，磁盤之中的數據極容易丟失，所以，必須開展磁場周邊的防御工作。

4 結語

綜上所述，在信息技術廣泛運用的背景下，醫院在開展檔案管理工作之中要重視對信息技術的運用，采取相關措施以推進檔案信息數據化的建設，具體可以通過加強檔案信息化建設觀念，構建起完善的管理制度，加大資金投入力度，構建資源共享平臺，加強信息安全管理等多種方式，推進醫院檔案信息數據化建設進程，為醫院檔案管理工作質量提供重要保障。