醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理研究

李 璐

（廣西柳州市柳鐵中心醫(yī)院，廣西 柳州 545007）

醫(yī)院檔案信息記錄了以往的醫(yī)療過程，在推進醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，為評定醫(yī)院各個科室、技術(shù)水平以及醫(yī)療活動等提供了參考。所以，對于醫(yī)院而言，必須要高度重視檔案管理的開展，并借助于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的運用，推進醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理水平提升，以此將醫(yī)院檔案的重要價值發(fā)揮出來。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1）不重視開展檔案管理工作。就目前而言，大多數(shù)醫(yī)院在思想上對檔案管理工作并不重視，將工作重點放在醫(yī)療與教研等方面。醫(yī)院檔案多方面內(nèi)容組成，具體包括了病例類檔案，科學(xué)類檔案。人事類檔案以及文書類檔案等。其中，醫(yī)院僅僅是對病歷檔案進行管理，而不重視對其他檔案的管理。與此同時，有的檔案管理人本身對檔案管理的意義缺乏必要認(rèn)識，甚至認(rèn)為檔案管理對促進醫(yī)院發(fā)展毫無意義。與此同時，醫(yī)院難以系統(tǒng)而全面地認(rèn)識檔案管理，更不重視借助于信息技術(shù)的運用進行相關(guān)的檔案管理方面工作，忽視對檔案管理信息化建設(shè)的投入，很大程度上制約了檔案管理信息化發(fā)展進程。

2）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。現(xiàn)階段，醫(yī)院在實際開展檔案管理工作之中過于地盲目與隨意，以醫(yī)療設(shè)備檔案管理為例子，僅僅是對貴重儀器進行檔案管理，而不重視對小型設(shè)備的管理，亦或者在檔案管理之中存在文件收集不全面、不遵循歸檔標(biāo)準(zhǔn)等問題。與此同時，在進行醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，僅僅是保存設(shè)備購買合同，而諸如保修維修記錄、設(shè)備說明書等并未納入管理范圍中。

3）缺乏專業(yè)的管理人員。在醫(yī)院檔案管理工作之中，實施主體是檔案管理人員，所以，工作人員的專業(yè)水平高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量。就目前的檔案管理人員隊伍來看，主要是以醫(yī)護人員為主，其在上崗之前并未接受專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)，對于計算機技術(shù)的操作不到位，在實際開展檔案管理中受到傳統(tǒng)理念束縛，將大部分時間與精力用于檔案分類、更新與保存等方面，而忽視對檔案資料的開發(fā)與利用，難以充分地發(fā)揮出檔案資料價值。而要想實現(xiàn)對檔案管理信息數(shù)字化管理，關(guān)鍵在于工作人員要懂得計算機操作，深入地分析檔案數(shù)據(jù)并掌握數(shù)據(jù)處理方式，而目前醫(yī)院的檔案管理人員正是缺乏了上述的能力。

2 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

1）信息存儲和紙張存儲兩者同時存在。當(dāng)前，在醫(yī)療活動與科研活動中產(chǎn)生大量的會議記錄與研究成果，醫(yī)院通常來說用電子文件這種形式對上述內(nèi)容進行保存與記錄。這些電子文件可以在各科室部門間傳遞，對于提升各個科室工作質(zhì)量與效率意義重大。然而，各個科室在完成對電子文件閱讀之后，在保存文件時會采用紙質(zhì)形式，而電子文件與紙質(zhì)文件經(jīng)常性同時保存，既浪費了醫(yī)院的資源，又阻礙醫(yī)院檔案數(shù)字化管理發(fā)展進程。

2）電腦網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息存儲的優(yōu)勢在于空間小、便于傳閱等，而網(wǎng)絡(luò)之中存在各種威脅檔案的安全性的因素，尤其是在各類網(wǎng)絡(luò)病毒的影響下，數(shù)字化檔案信息受到嚴(yán)重?fù)p壞，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓，影響醫(yī)院的有效運行。

3）缺乏對數(shù)字化檔案認(rèn)識。雖然不少醫(yī)院認(rèn)識到開展檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢，然而，在實際開展檔案管理工作之中，醫(yī)療工作人員更多地使用紙張式辦公模式，依舊采用人力方式進行文檔傳遞與文檔信息結(jié)語，難以體現(xiàn)出數(shù)字化檔案的便捷性特點同時，增加了醫(yī)療人員的工作負(fù)擔(dān)。

3 醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)策略

1）加強檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)觀念。首先，強化組織領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上要重視檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，并構(gòu)建起完善檔案管理制度，為檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)提供制度保障，提升檔案管理的規(guī)范性、可行性與科學(xué)性。其次，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，還是檔案管理人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，認(rèn)識到檔案的重要價值，加強檔案管理工作，將醫(yī)院檔案的經(jīng)濟價值與社會價值發(fā)揮出來。

2）構(gòu)建起完善的檔案管理制度。完善的規(guī)章制度是保證醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)順利進行的基礎(chǔ)，這就要求醫(yī)院的檔案管理部門，根據(jù)國家的檔案信息化制度，根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)實際情況，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展情況進行制度規(guī)范與操作流程的制定，諸如電子文件管理規(guī)范等，以制度形式將檔案管理利用范圍以及標(biāo)準(zhǔn)明確下來，推擠檔案管理朝著信息化與數(shù)字化方向發(fā)展，為檔案管理人員開展工作提供必要的依據(jù)。

3）加大資金投入，構(gòu)建資源共享平臺。首先，強化資金的投入。充足的資金是保證檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院可以通過自籌資金以及爭取財政兩種方式來獲得充足的資金。因此，醫(yī)院要重視對檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的投入，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，制定完善的建設(shè)機制，以此實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)順利進行。其次，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息化平臺，完善檔案信息管理軟硬件，建立起統(tǒng)一的醫(yī)院機構(gòu)信息系統(tǒng)。再次，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院檔案具有復(fù)雜性與特殊性，必須落實信息分析與采集工作，加強對醫(yī)院數(shù)據(jù)資料的收集，并進行數(shù)據(jù)的整理，從而完善數(shù)據(jù)庫資源，提升數(shù)據(jù)搜索的速度，提高利用服務(wù)水平。最后一點是，制定完善的檔案信息化管理機制。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案信息化建設(shè)方案，提升檔案信息化管理質(zhì)量，推進檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)朝著規(guī)范化、條理化方向發(fā)展。

4）強化信息安全的管理.首先，防御網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵。第一，加強軟件管理技術(shù)的運用，定期地開展病毒查殺工作，并對信息系統(tǒng)安全運行狀況進行測試；第二，定期地展開對數(shù)據(jù)的檢測，為了避免醫(yī)療數(shù)據(jù)庫遭到病毒侵害，要進行網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)設(shè)置，達到保護檔案信息資源的作用。其次，增強檔案管理人員的安全防范意識。首先，在使用數(shù)字專用電腦時，不可以訪問外網(wǎng)；其次，不可以安裝與使用無關(guān)的軟件系統(tǒng)；最后，禁止打開來路不明的電子文件，不可使用U盤進行電子文檔的移動。最后一點是，對磁盤之中的各種垃圾文件，由專業(yè)人員進行定期的清理，并對磁盤碎片進行整理。在開展數(shù)據(jù)管理工作之中，檔案管理人員開展信息化設(shè)備的防御工作。磁盤中的磁記錄在磁場的不利影響下會遭受損壞，磁盤之中的數(shù)據(jù)極容易丟失，所以，必須開展磁場周邊的防御工作。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)廣泛運用的背景下，醫(yī)院在開展檔案管理工作之中要重視對信息技術(shù)的運用，采取相關(guān)措施以推進檔案信息數(shù)據(jù)化的建設(shè)，具體可以通過加強檔案信息化建設(shè)觀念，構(gòu)建起完善的管理制度，加大資金投入力度，構(gòu)建資源共享平臺，加強信息安全管理等多種方式，推進醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)進程，為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提供重要保障。