政府檔案管理信息化建設(shè)芻議

路 平

（松原市總工會(huì)法律服務(wù)中心，吉林 松原 138000）

為了政府檔案管理工作更好地進(jìn)行，我們就要在國(guó)家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在對(duì)檔案信息資源處置的同時(shí)要利用好數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和高速掃描技術(shù)，這樣才能高效率的將紙質(zhì)文件和聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件有序的轉(zhuǎn)化為檔案信息庫(kù)的電子檔案。合理地運(yùn)用信息化到檔案管理工作中可以幫助政府部門減輕工作的壓力和提升工作的效率。

1 分析阻礙政府檔案管理信息化工作的主要問題

1）雖然政府部門近年來已經(jīng)開始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了信息化的融合，但是對(duì)檔案信息化的參與度和建設(shè)關(guān)注度的力度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期的效果。大多數(shù)覺得檔案信息管理的工作很難取得優(yōu)異的工作業(yè)績(jī)和關(guān)注度。檔案管理信息化工作需要組織各級(jí)工作人員共同努力，而不是簡(jiǎn)單地將檔案管理工作交給普通的文員。由于部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度不夠就無法發(fā)揮出檔案管理所具有的價(jià)值。政府檔案資料帶有一定程度的法律效力而且深受法律保護(hù)。這就要求檔案管理人員要不斷地提升自身的專業(yè)素質(zhì)和工作上的嚴(yán)謹(jǐn)度。2）我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理信息化工作還停留在比較低的水準(zhǔn)，在這樣的情況下很難取得讓人滿意的工作效率和效果。同時(shí)，專業(yè)文員和專業(yè)監(jiān)控部門將自己的工作步驟簡(jiǎn)化也一定程度的增加了安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。要在檔案管理工作的安全管理上實(shí)行針對(duì)性的安排和考慮，從而加大安全管理工作的重視程度和建設(shè)力度。由于部分政府人員的工作具有一定的機(jī)密性，就會(huì)導(dǎo)致人員信息的更新不及時(shí)，而加重政府檔案管理的維護(hù)工作的難度。利用電子信息技術(shù)和現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作進(jìn)行連接的深度和針對(duì)性都比較低，就很難取得讓人滿意的建設(shè)成效。3）檔案管理信息化畢竟是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，就不得不加大網(wǎng)絡(luò)安全的投入。雖然我國(guó)的防火墻和身份驗(yàn)證的防范措施技術(shù)正在不斷的完善，但是，還是要防范眾多網(wǎng)上非法侵襲的行為手段。對(duì)那些公布的上網(wǎng)信息進(jìn)行縝密的篩選以保證公布的信息都不具有機(jī)密性。

2 加強(qiáng)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)工作重要原因

檔案管理有著工作量大和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，如果采用傳統(tǒng)的紙張保存的方式，就會(huì)受到受潮而導(dǎo)致的文字看不清的問題，還有一些蟲子的腐蝕和火災(zāi)等災(zāi)害的威脅。檔案部門需要花費(fèi)大量的資金和精力投入到檔案管理當(dāng)中，還有經(jīng)常性的查閱和更新。在這樣的工作當(dāng)中還要保護(hù)原件不能遺失或者受損，這就給文檔保管的工作人員帶來了很大的困擾。而利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作就會(huì)輕松了很多，可以利用平板掃描儀進(jìn)行掃描，將掃描的信息及時(shí)的錄入到電腦當(dāng)中，進(jìn)行保存。遇到需要更新的信息，只需要在電腦到查詢到信息所在的方面進(jìn)行更新和保存，直至目標(biāo)檔案的電子文件和紙質(zhì)文件同步更新。而不像傳統(tǒng)的管理工作那樣的復(fù)雜，還有工作人員翻箱倒柜式的尋找目標(biāo)，找到后打開文件袋進(jìn)行手動(dòng)的更新，在更新的過程中還要保證文件不能受到損害和遺失。這就很大程度上保證了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但是，大量的電子文檔的電子化進(jìn)程還是具有很大的難度的，在檔案管理信息化的系統(tǒng)中還存在應(yīng)用的軟件混亂和規(guī)范化滯后的現(xiàn)象，這都對(duì)提高檔案管理工作的整體效率水平有著很大的影響。信息技術(shù)的不斷發(fā)展確實(shí)使檔案管理的生成方式發(fā)生了巨大的變化，辦公自動(dòng)化和無紙化的出現(xiàn)幫助起草、催辦、歸檔、簽發(fā)等工作流程不斷的簡(jiǎn)化。但是，我們?cè)谟脵C(jī)讀電子文件的時(shí)候就會(huì)和紙質(zhì)載體的檔案產(chǎn)生很大的差異，當(dāng)工作人員面臨著眾多的檔案信息的時(shí)候還要進(jìn)行精選，才能保證用戶獲得更為完善的服務(wù)。

3 政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的原則

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候要遵循文檔一體化和歸檔雙軌制的原則，文檔一體化是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要前提條件，要將辦公自動(dòng)化和檔案信息化融合為一個(gè)整體。在我們進(jìn)行一次的錄入工作的完成之后，保證可以實(shí)現(xiàn)多次利用的設(shè)想。專業(yè)的檔案管理人員要保證文件和檔案在同一系統(tǒng)里進(jìn)行管理。我們?cè)跉w檔工作的時(shí)候要遵循紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)進(jìn)行的原則，雖然現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)正在不斷的完善，但是還是無法取代紙質(zhì)文件的法律地位。我們國(guó)家檔案局的規(guī)定也是要求紙質(zhì)文件和相同版本的文件要一起歸入檔案庫(kù)。

4 政府檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

1）在進(jìn)行檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的時(shí)候要加大軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的開發(fā)力度。要開發(fā)和利用好信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)才能充分發(fā)揮檔案管理信息化的作用。2）檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)是政府檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的重要保障，只有在保證電子文件和檔案信息的資源共享和統(tǒng)一規(guī)范下才能保證檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、描述、查詢、交換、管理和使用等工作的順利進(jìn)行。3）加大專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度才是檔案管理信息化建設(shè)的成功之根本。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，但是檔案管理工作還是離不開高素質(zhì)的工作人員的操作。我們要不斷地開展檔案管理的技術(shù)交流會(huì)，讓專業(yè)人員交流自己的心得，讓他們?cè)诮涣髦胁粩嗟靥嵘齻€(gè)人的素質(zhì)。檔案管理信息化就好比是一輛“好車”，那么專業(yè)的工作人員就是一個(gè)好的駕駛員。只有駕駛員的專業(yè)素質(zhì)過硬，才能發(fā)揮出車的“性能”。所以，我們?cè)诮ㄔ煲惠v好車的時(shí)候也要去培養(yǎng)一批好的駕駛員，這樣才能把車開得更好、開得更遠(yuǎn)。

5 保障政府檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的具體措施

1）在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候經(jīng)濟(jì)投入是十分巨大的，計(jì)算機(jī)、掃描儀、和光盤刻錄機(jī)等設(shè)備都需要大量的資金投入。這就需要國(guó)家投入必要的專項(xiàng)資金進(jìn)行支持，再加上政府檔案部門籌集一部分資金，為檔案管理工作創(chuàng)建有利的條件就可以有效地使檔案管理工作更好的發(fā)展了。2）政府檔案部門要完善信息化的一體化制度和歸檔保密制度，有了嚴(yán)格縝密的制度保障才能保證檔案管理工作不會(huì)出現(xiàn)混亂和危險(xiǎn)的局面。3）檔案管理信息化建設(shè)需要高科技的技術(shù)和人才投入，這樣才能高效的運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)去進(jìn)行檔案管理工作。高素質(zhì)人才不僅可以靈活地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)還要能完成計(jì)算機(jī)平常的維護(hù)和保養(yǎng)安全工作。在時(shí)代的不斷發(fā)展下去對(duì)自己的專業(yè)基礎(chǔ)技能進(jìn)行創(chuàng)新，才能根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。4）檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)周期比較長(zhǎng)且全面而又具體的工作，想要做好信息化建設(shè)不能單單的依靠某一個(gè)部門、幾臺(tái)計(jì)算機(jī)和技術(shù)人員所能完成的。它需要工作人員和機(jī)器高效的配合才能完成此項(xiàng)工作。在檔案管理工作中運(yùn)用信息化是社會(huì)發(fā)展的必要產(chǎn)物，我們要克服經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的難題去更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

6 結(jié)束語

通過上面敘述的政府檔案管理信息化建設(shè)的問題分析和具體措施可知，想要高效地完成檔案管理工作，需要政府部門加大資金和技術(shù)的投入支持。為了保證信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檔案管理工作人員就要實(shí)時(shí)的對(duì)檔案的信息進(jìn)行更新。采用信息化和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的原則去進(jìn)行錄入工作，這樣才能保證檔案管理工作的科學(xué)性。當(dāng)向公眾公布信息的時(shí)候要反復(fù)的篩選，避免重要信息的泄露。最后就是在時(shí)代的不斷發(fā)展下，對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以達(dá)到高效率的效果。