公安檔案管理信息化面臨的問題與對策

陳孝增

（福建省寧德市公安局東僑分局，福建 寧德 352100）

在現階段，因為網絡信息技術的不斷深化發展，人們逐漸意識到公安檔案信息在網絡上應用的方便，也意識到對檔案進行有效管理的重要性，于是人們開始將網絡信息技術與公安檔案管理相結合，在長時間的探索中提出了“公安檔案管理信息化”的方法來深化檔案管理體制的改革。但是由于受到傳統的檔案管理思想理念和其他外部的因素影響，在改革的進程中面臨著很多問題，要想通過網絡信息技術推動檔案管理信息化，就必須要找到現存的問題，分析其產生的原因，并提出有針對性的策略解決問題。

1 公安檔案管理信息化的現狀

1）傳統的管理思想。雖然在網絡信息技術發達和檔案管理機制不斷深化的背景下，提出了公安檔案管理信息化的管理思想，但是由于公安部門的有經驗的管理人員仍然受到傳統檔案管理思想的束縛，在現實生活中真正使用信息化管理思想的人員較少，部分公安管理人員在對檔案進行管理歸納的過程中，依然使用傳統的容易遺漏的傳統方法，從而導致公安檔案信息化的方法在實際管理中沒有發揮其便捷的作用，也導致管理體制改革的進度受阻，檔案管理信息化的思想也無法進一步深入。

2）專業技能較缺乏。在對公安檔案管理信息化的實施進程中，我們發現檔案管理信息化的實行結果會產生地域化的差別，其主要原因是偏遠的山村和經濟發展水平較低的農村中，公安機關的相關管理人員存在著專業技能較差、專業水平不足的問題，除此之外甚至部分地區的網絡信息的使用還沒得到普及。專業技能的缺乏會導致部分單位管理人員對檔案的整理標準不規范、不熟悉，檔案整理歸檔過程中在分類、整理、編號、裝訂、卷宗封面填寫的過程中存在的不規范行為，以及在對不同內容、類型的檔案進行分類的過程中的疏忽現象。

3）管理機制不完善。由于受到傳統的檔案管理思想的影響下，部分公安機關對檔案信息的管理重視程度較低，導致在對管理單位進行人員分配時，會出現對檔案分類管理部門的專業人員較少、對人員分配的具體工作不規范的現象，各部門之間的相互合作沒有規定的程序和負責的領域，從而導致在進行檔案分類和裝訂的工作效率降低，沒有將人員的專業技能發揮到最大化。

2 公安檔案管理信息化的對策

1）轉變檔案管理思想。在網絡信息時代不斷發展和普及的大環境下，公安檔案管理信息化的管理思想也在不斷地深化，只有公安機關做到順應時代的潮流發展，不斷地在時代的發展中轉變自己傳統地管理思想，才能夠盡到公安機關為人民服務的職責并且提高為人民服務的辦事效率，所以，真正做到轉變檔案管理思想是非常重要的[1]。公安機關相關的專業行政人員應該重視檔案管理信息化，將檔案管理信息化的思想和方法靈活運用到實際生活中，根據日常生活中常見的檔案管理問題提出行之有效具有針對性的策略。在具體的實施過程中，也應該將基層的公安檔案進行信息化的分類和歸納，提高基層檔案管理的辦事效率和正確率，同時積極實施符合自身的檔案管理需求評價體系，根據評價體系找出現階段信息化的錯誤之處，在應用的過程中不斷轉變傳統的檔案管理思想。

2）提高人員專業素養。在對公安機關的檔案進行信息化管理的過程中，公安檔案管理人員是最直接的接觸實施者，要想保證在檔案管理信息化的正確，提高檔案管理信息化的效率，就必須在加強管理人員專業知識的基礎上，提高管理人員的檔案信息化專業技能[2]。在對檔案管理人員進行選拔的過程中，公安機關應該重視管理人員的專業知識素養和思想政治素養，作為公安機關檔案管理人員應該具有較強的責任心、細心和較高的保密能力，從而確保在進行檔案管理時減少基礎錯誤，提高信息化管理的效率。除此之外，檔案管理人員應該改變傳統的思想，由被動地接受檔案信息轉變為積極主動的、服務性質的、全方位多層次的檔案管理信息化，向各位領導和民警主動的提供具有 使用價值的資料信息，從而幫助辦案民警可以在最短的時間內鎖定犯罪嫌疑人的各種具體情況，提高抓捕的準確性和效率。

3）完善檔案管理機制。公安機關檔案管理人員在對檔案進行信息分類、整理、編號和裝訂封面的過程中，由于每一地區的當地檔案信息量比較多，在每一年對檔案信息進行歸納整理時往往需要公安機關各個部門和人員的協作，在部門主要人員協作的過程中，常常會因為部分人員“懶政、怠政”的不當行為，導致檔案信息的管理進度受到阻礙，因此從現階段來看，要想提高公安機關檔案管理信息化就必須要完善檔案管理體制，將對檔案的分類、整理、編號、裝訂等的具體過程進行統一的分配。例如：建立檔案信息的收集制度，明確檔案收集的范圍、方法和具體完成任務的時間；對紙質的檔案信息管理進行統一有效的分類和整理歸納

4）加強檔案基礎建設。從現階段對于公安機關檔案管理信息化的實行情況來看，實施結果明顯呈現著地域差別。在經濟發達、人員專業技術水平較好的地區，公安檔案管理信息化的實施強度大，在進行信息化管理的過程中受到的外部阻礙因素較少，公安檔案管理信息化的完成效率也高；但是，在一些經濟發展落后、因為地處偏遠山村的網絡信息不好、基層公安機關的專業人員少的地區，公安檔案管理信息化的實施情況較差，實施中受到內外因素的阻礙大，公安機關信息化的進度緩慢[3]。因此，要想將公安機關的檔案信息化真正的落實到基層公安機關部門，就需要加強基層公安機關的檔案基礎建設，完善基層公安的網絡信息技術，加強基層公安機關檔案管理人員的專業知識和技能素養，轉變基層檔案管理人員的思想，提高對檔案管理信息化的重視程度。

5）規范檔案管理程序。在公安機關實施檔案管理信息化的過程中，相關人員會發現在由鄉、縣、市、省，逐級遞交檔案管理信息時經常會發生各種問題，如：在將檔案信息上交的過程中由于各部門之間沒有規范的檔案管理程序，從而導致檔案信息出現上傳速度較慢、進度較慢的問題；由于基層部分部門沒有對檔案管理人員進行專業的招聘和培訓，從而在對檔案信息進行核對時會出現管理人員的步驟錯誤、檔案信息整理不對的現象，所以，規范公安機關的檔案信息管理程序是非常重要的。例如：在基層的各部門設置專業的檔案信息管理人員，可以通過給相關部門人員發放手冊的方式，向各部門的檔案管理人員傳播公安檔案管理信息化的重要性，同時向相關管理人員進行培訓，提升管理人員的政治和職業道德思想，加強管理人員的專業知識素養，不斷地規范和完善檔案管理信息化的管理程序。

3 結束語

綜上所述，在深化公安機關檔案管理體制改革中，會遇到專業人員素養、傳統思想束縛、管理機制不完善和基層建設較差等各種各樣內外因素的問題，在面對這些問題時，可以通過提高管理人員的專業素養、完善基層檔案管理機制、規范檔案信息的管理程序和轉變檔案管理思想的方法，只有在實施過程中找到出現的問題、分析問題產生的原因、在不斷的探索中找到解決方法，才會將公安檔案信息化普及到各個公安機關，從而提高地方民警的辦公效率，真正做到為人民服務的職責。