境外檔案管理工作模式與策略

王紅波

（東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部，河北 保定 072750）

“十一五”以來，隨著“走出去”戰(zhàn)略的深入實(shí)施，東方地球物理公司國際物探市場快速打開，國際業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，也面臨著新形勢、新任務(wù)。東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部境外檔案資料作為一種信息資源，作為境外項(xiàng)目生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄，作為與單位同發(fā)展的無形資產(chǎn)，既具有自身檔案工作特點(diǎn)，又在單位生產(chǎn)經(jīng)營各方面起著重要作用。是境外項(xiàng)目發(fā)展和真實(shí)記錄。起著無法替代的憑證、參考、宣傳、和教育作用，是企業(yè)的巨大財(cái)富。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入、現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提升以及境外新業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大，各類載體的檔案文件也大量產(chǎn)生。

為適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，利用現(xiàn)代信息設(shè)備更好的管理和使用檔案，中國石油集團(tuán)公司建立起檔案管理系統(tǒng)（簡稱E6系統(tǒng)）統(tǒng)一檔案信息資源管理平臺(tái)。東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部作為集團(tuán)下屬單位，充分利用E6系統(tǒng)這一平臺(tái)，結(jié)合本單位海外檔案管理現(xiàn)狀，以創(chuàng)新作為檔案工作發(fā)展的推動(dòng)力，以服務(wù)單位發(fā)展作為檔案工作的主題，形成了一套應(yīng)用于境外檔案管理工作的新模式，極大地提高了檔案管理信息化服務(wù)水平，推動(dòng)?xùn)|方地球物理公司境外檔案管理工作向更高層次不斷邁進(jìn)。

1 境外檔案工作及存在的問題

1.1 境外檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1.1 當(dāng)前境外檔案管理的總體思路

境外檔案管理按照各職能部門和各小隊(duì)隊(duì)長具體負(fù)責(zé)所管轄部門內(nèi)的檔案工作，基本遵循“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)、誰管理”的原則。

1.1.2 境外檔案工作涉及的部門

境外檔案工作涉及的部門較為廣泛，主要包括：財(cái)務(wù)、設(shè)備、HSE、人事、辦公室、作業(yè)支持、市場開發(fā)等部門以及野外地震隊(duì)。

1.1.3 各境外機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀

各境外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)絕大多數(shù)較重視檔案管理工作，并且有少數(shù)境外機(jī)構(gòu)成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由境外一把手親自擔(dān)任組長。大部分境外機(jī)構(gòu)設(shè)立了專門的檔案庫房和檔案柜對以往的資料進(jìn)行了保存，并建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；有極少數(shù)境外機(jī)構(gòu)建立了各種檔案制度并設(shè)立兼職的檔案管理人員系統(tǒng)的對本機(jī)構(gòu)的檔案資料進(jìn)行了整理、歸檔、保存。

1.2 境外檔案管理工作中普遍存在的問題

1.2.1 境外機(jī)構(gòu)工作人員檔案意識(shí)比較淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視

主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際重視不夠，兼職工作人員檔案意識(shí)淡薄，還達(dá)不到檔案管理的要求。存在說起來重要，做起來次要，忙起來不要的普遍現(xiàn)象。

二是存在檔案工作與單位管理體系不相干的模糊認(rèn)識(shí)，沒有把檔案工作納入單位生產(chǎn)管理和質(zhì)量管理體系當(dāng)中。

三是文件形成和保管分散，檔案收集比較困難；缺乏有效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

1.2.2 檔案管理力量還較為薄弱

一是隊(duì)伍不健全。境外各機(jī)構(gòu)沒有專兼職檔案管理人員，基本都是誰產(chǎn)生誰保管，好點(diǎn)項(xiàng)目會(huì)把檔案資料集中到所管轄部門（專業(yè)）總監(jiān)手中，且變動(dòng)頻繁，檔案管理專業(yè)化程度不高。

二是管理質(zhì)量不夠高。檔案管理工作流程不規(guī)范，缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)和指導(dǎo)。部分機(jī)構(gòu)對于檔案的管理只是簡單的保存。

1.2.3 檔案管理方法還較為落后

一是管理方式陳舊。個(gè)別檔案管理工作做的較好的境外機(jī)構(gòu)，也僅限于把檔案資料保存在檔案庫房與進(jìn)行了登記，檔案整理、編目、檢索沒有完成，沒有按照公司檔案整理規(guī)定的要求，致使檔案整理質(zhì)量不高，查找速度慢。

二是資金保障不到位。一些境外機(jī)構(gòu)沒有單獨(dú)的檔案庫房和檔案柜以及檔案整理保存所使用的必要設(shè)施設(shè)備，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.2.4 檔案管理內(nèi)容存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠準(zhǔn)確。大部門境外機(jī)構(gòu)沒有對檔案資料分類，只是按照工作性質(zhì)的不同而進(jìn)行了簡單的劃分，影響了整個(gè)企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。

二是文件資料個(gè)別丟失現(xiàn)象。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案資料存在斷檔現(xiàn)象。

2 境外檔案管理模式

鑒于境外檔案工作中存在的問題，根據(jù)中國石油集團(tuán)公司、東方公司關(guān)于檔案工作要求，對各境外機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行了深入摸底調(diào)查并多次廣泛征求意見建議，提出了新的境外檔案管理模式與策略。

2.1 管理原則

為便于集中管理、集中應(yīng)用，境外檔案工作采用集中統(tǒng)一的管理原則。

2.2 管理模式

各境外機(jī)構(gòu)和地震隊(duì)均須設(shè)置專兼職檔案管理人員，實(shí)行一把手、隊(duì)經(jīng)理、專兼職檔案管理人員三級負(fù)責(zé)制。

2.3 管理責(zé)任

各經(jīng)理部、項(xiàng)目組、總部直屬辦事處一把手是境外檔案管理的第一責(zé)任人，地震隊(duì)隊(duì)經(jīng)理是小隊(duì)檔案管理的第一責(zé)任人。

各層級管理職責(zé)分別是：各境外機(jī)構(gòu)一把手負(fù)責(zé)牽頭負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作。各地震隊(duì)隊(duì)經(jīng)理牽頭負(fù)責(zé)本地震隊(duì)各種資料的形成、積累、整理、統(tǒng)計(jì)、上交經(jīng)理部工作。專兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)全部檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定、并提供利用服務(wù)工作和統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作；指導(dǎo)本單位文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作，對檔案管理工作質(zhì)量和文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。

3 境外檔案管理策略

制定境外檔案管理策略的指導(dǎo)思想是：緊密圍繞境外業(yè)務(wù)工作需要，以“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理”為抓手，突出抓好制度、工作人員隊(duì)伍和基礎(chǔ)設(shè)施“三項(xiàng)建設(shè)”，進(jìn)一步利用好培訓(xùn)、宣傳、督導(dǎo)“三種手段”，初步建立境外檔案管理工作體系，努力提高境外檔案工作水平，為境外業(yè)務(wù)提供檔案服務(wù)，促進(jìn)境外業(yè)務(wù)不斷發(fā)展。

主要策略包括以下五個(gè)方面：

3.1 切實(shí)提高總部、境外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，為境外檔案工作打好領(lǐng)導(dǎo)基礎(chǔ)

一方面，通過對境外各級領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)關(guān)于檔案管理政策和文件精神的宣貫，使境外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)更進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，對檔案工作給予更大的支持。另一方面，發(fā)揮制度約束作用，實(shí)行境外機(jī)構(gòu)檔案工作“一把手”負(fù)責(zé)制。

3.2 突出抓好制度、工作人員隊(duì)伍和基礎(chǔ)設(shè)施“三項(xiàng)建設(shè)”

1）加強(qiáng)制度建設(shè)，制定《境外檔案管理暫行辦法》，規(guī)范境外機(jī)構(gòu)文件歸檔范圍、歸檔時(shí)間、檔案保管、檔案利用及管理體制，使境外檔案工作有章可循；要求各境外機(jī)構(gòu)根據(jù)工作內(nèi)容和流程制定本機(jī)構(gòu)的歸檔范圍、檔案管理人員職責(zé)、歸檔辦法等規(guī)章制度，形成境外檔案制度體系，為檔案工作打好制度基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)，要求各境外經(jīng)理部、項(xiàng)目組、辦事處設(shè)專兼職檔案管理人員，境外各個(gè)生產(chǎn)小隊(duì)設(shè)立兼職檔案管理人員，責(zé)任必須到人，為境外檔案工作提供人力保障。

3）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，各境外機(jī)構(gòu)要配置檔案整理專用設(shè)備工具，并且有條件的境外機(jī)構(gòu)要設(shè)立專門的檔案庫房，為境外檔案工作提供物質(zhì)保障。

3.3 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平

一方面，加強(qiáng)培訓(xùn)。采用分批次組織專兼職檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理政策及單位檔案工作制度、規(guī)范及業(yè)務(wù)流程的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平；同時(shí)還可以挑選部分業(yè)務(wù)較好的人員參加外部更高級別的檔案管理培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。另一方面，每年度組織一次境外檔案工作交流會(huì)，交流總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，相互取長補(bǔ)短，并為下一步工作提供思路。

3.4 加大宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)

一是利用崗前培訓(xùn)等機(jī)會(huì)對上崗人員進(jìn)行檔案知識(shí)的講解，增加員工檔案意識(shí)；二是利用辦公網(wǎng)絡(luò)對國家《檔案法》、東方地球物理公司檔案管理規(guī)定及公司文件進(jìn)行宣貫；三是及時(shí)將檔案管理相關(guān)材料送到境外各機(jī)構(gòu)參考學(xué)習(xí)；四是借助“國家檔案日”對檔案工作進(jìn)行宣傳。

3.5 定期檢查督導(dǎo)，促進(jìn)工作水平不斷提高

一是實(shí)行“兩個(gè)納入”，將檔案管理工作納入國際部質(zhì)量管理體系當(dāng)中、將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)考核當(dāng)中，從制度上約束。

二是建立檔案工作檢查制度，經(jīng)理部每半年向總部以書面的形式匯報(bào)一次，每年底對各經(jīng)理部進(jìn)行檢查或抽查，對存在的問題及時(shí)督促整改，確保境外檔案的齊全、完整和安全。

國際部境外檔案管理模式已形成，檔案管理策略已廣泛應(yīng)用到各境外業(yè)務(wù)單位，形成了一套較為完整的境外檔案管理規(guī)范化制度和體系，經(jīng)過初步實(shí)踐，集中統(tǒng)一、分級管理的境外檔案管理模式，以及以“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理”為抓手，突出抓好制度、工作人員隊(duì)伍和基礎(chǔ)設(shè)施“三項(xiàng)建設(shè)”，進(jìn)一步利用好培訓(xùn)、宣傳、督導(dǎo)“三種手段”的境外檔案管理策略，既符合檔案管理規(guī)范、又符合境外檔案管理工作實(shí)際，既具有政策性又具有可操作性，是一套較為實(shí)用的管理體系。下一步將在不斷使用的過程中不斷創(chuàng)新、完善，使境外檔案工作服務(wù)單位發(fā)展的職能進(jìn)一步深化。