淺析區(qū)縣行政事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀與對策

葉春艷

（重慶市長壽區(qū)臨港經(jīng)濟服務(wù)中心，重慶 401220）

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。但是，在區(qū)縣部分行政事業(yè)單位會計檔案管理意識淡薄，制度欠缺，操作模糊，導致會計檔案存在雜亂不全、毀損風險、難于利用等問題。鑒于現(xiàn)狀，亟需認清現(xiàn)狀轉(zhuǎn)變觀念，強化機構(gòu)人員配置，完善制度明確職責，梳理流程規(guī)范管理。會計做好定期整理立卷、編制清冊，檔案室做好保管利用鑒定銷毀，確保會計檔案規(guī)范有序，妥善安全，便于查閱。

1 會計檔案管理的現(xiàn)狀

會計檔案管理意識淡薄，管理邊緣化。單位領(lǐng)導和會計人員注重預算的編制、支出的管控，決算的分析等預算績效管理全流程，相對忽視會計檔案的匯集、整理和歸檔工作。單位內(nèi)部檔案室的設(shè)置簡陋隨意、雜亂無章，檔案管理兼職人員經(jīng)驗缺乏，責任不落實。

會計檔案管理制度欠缺，管理不規(guī)范。會計年度結(jié)束，沒有相應(yīng)的會計檔案資料歸檔立卷制度、會計檔案管理制度，導致會計檔案管理范圍不明，程序不清。一方面會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。比如，有的會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有的會計憑證、會計賬簿、會計報表混亂放置，沒有按照保管年限永久、定期分類排列編號入盒；有的會計人員長久自行保管會計檔案，未按要求歸入單位檔案部門統(tǒng)一保管；有的將經(jīng)久累積的會計檔案裝入無鑰匙的紙箱、木柜中，或者雖裝入鐵皮柜但與庫房、雜物間混用；有的會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單。另一方面，檔案室會計檔案管理保管利用鑒定銷毀不規(guī)范。比如單位檔案室未將會計檔案列入統(tǒng)一管理范圍；會計檔案查詢借閱登記制度不健全；會計檔案銷毀也不及時，銷毀過程有的也不規(guī)范；紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

2 會計檔案管理工作的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念、增強檔案意識，完善組織架構(gòu)和場地設(shè)施及制度保障

《中華人民共和國檔案法》第九條“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。”第十二條“按照國家規(guī)定應(yīng)當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。”《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）第六條“機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。”《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號)第五條“單位應(yīng)當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。”以上法律法規(guī)、制度辦法指引著行政事業(yè)單位的檔案管理工作規(guī)范化、法制化、信息化。

行政事業(yè)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案意識，搭建檔案管理平臺，完善檔案機構(gòu)及人員、設(shè)置場地配置設(shè)施設(shè)備，建立健全檔案管理制度，加強檔案工作組織領(lǐng)導和監(jiān)督提升。

1）單位設(shè)立檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門，根據(jù)工作量匹配專職或兼職檔案工作人員，各業(yè)務(wù)部門或科室應(yīng)當指定人員，承擔相應(yīng)部門檔案的收集、整理和歸檔工作，從而形成單位內(nèi)部職責明確的檔案管理機構(gòu)人員網(wǎng)絡(luò)。

2）根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)量適當設(shè)置檔案庫房、整理用房、閱覽用房，并配備符合規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架等檔案裝具和溫濕度、消防、安防等設(shè)施設(shè)備。

3）建立財務(wù)檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。并且，嚴格將各項制度落到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等一系列的過程都必須做到有制度的約束，從而確保單位檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標準化。

2.2 加強培訓，整理移交保管利用的方法明晰，程序清楚

2.2.1 明確會計檔案歸檔范圍

依據(jù)新《會計檔案管理辦法》第六條會計資料進行搜集歸檔，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料。與財會工作有關(guān)的政策、制度、預算、計劃、工作總結(jié)和報告、統(tǒng)計資料及往來文書等材料納入文書檔案管理。

2.2.2 會計定期整理立卷、編制清冊

1）組卷。會計憑證：檢查憑證編號及內(nèi)容填寫齊全后確定裝訂冊數(shù)，剔除金屬物，折疊整齊，裝訂。賬簿：訂本賬有連續(xù)的頁碼，要保持賬簿本身的完整，不要拆除空白頁。活頁賬、卡片賬是可以根據(jù)記賬內(nèi)容的變化增加或減少部分賬頁的賬簿，在會計年度結(jié)束后要將空白頁撤出，編制頁碼后裝訂成冊。財務(wù)會計報告：同一會計年度同一保管期限下，一般可以按照月報、季報、年報的順序分別立卷，財務(wù)情況說明書和審計報告等都與報告有密切關(guān)系，應(yīng)該分別附在該期財務(wù)報告后一起立卷，保持其內(nèi)容之間的聯(lián)系與完整。

2）分類。按照年度-保管期限的分類方案進行分類。保管期限是從會計年度終了后第一天算起，分為永久、定期。在各卷封面右上角空白處加蓋會計檔案歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號、檔案門類、年度、保管期限、案卷號等項目。檔號：全宗號-檔案門類·年度-保管期限-案卷號，其中門類KJ·2021；保管期限用代碼“Y”、“D30”、“D10”標識；案卷號用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足。

3）排列。永久的，按照形成時間先后順序排列；會計憑證排列在前，會計賬簿排列在后。30年的會計憑證按記賬分類、逐月按憑證號先后順序排列；會計賬簿按總賬、明細賬、日記賬、其他賬簿等順序排列。10年的月、季度、半年財務(wù)會計報告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等依次排列。

4）編號。編制案卷號：會計憑證案卷號填寫在每冊會計憑證封面右上角或封面相應(yīng)位置。會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料案卷號填寫在添加封面相應(yīng)位置，未添加封面的填寫在歸檔章相應(yīng)位置。編制頁號：記錄有信息的頁面上均應(yīng)清楚準確地編制頁號。

5）裝盒。卷皮卷盒的格式要符合規(guī)范、材質(zhì)要達到標準，實現(xiàn)檔案內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一。會計檔案應(yīng)按其案卷號順序依次裝盒。會計憑證裝入會計憑證盒，一盒可裝一卷或數(shù)卷。會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料等會計檔案裝入會計檔案盒，同一保管期限的，一盒可裝一卷或數(shù)卷。填寫盒封面和盒脊項目，放置備考表。

6）編目。會計檔案案卷目錄也叫會計檔案保管清冊。紙質(zhì)會計檔案按其排列編號順序，逐卷編制并打印案卷目錄；僅以電子形式歸檔保存的電子會計檔案也要編制并打印案卷目錄。案卷目錄需添加封面。會計檔案案卷目錄設(shè)置檔號、題名、憑證起止號/頁數(shù)、年度、保管期限、備注等項目。會計檔案案卷目錄封面設(shè)置全宗名稱、類別、年度、保管期限等項目。

7）移交。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。移交前先要編制會計檔案移交清冊。會計管理機構(gòu)向檔案管理機構(gòu)移交檔案及其保管清冊，其中紙質(zhì)檔案保持原卷封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人共同整理。電子檔案包括檔案及其元數(shù)據(jù)，特殊格式的應(yīng)當一并移交讀取軟件。移交時，移交、接收、監(jiān)交三方簽字蓋章，認真履行移交手續(xù)。

2.2.3 檔案室保管利用、鑒定銷毀

1）保管利用：檔案室在管理檔案時要做到防盜、防火、防光、防塵、防高溫、防潮濕、防蟲蛀、防鼠咬、防霉、防磁。嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

2）鑒定銷毀：已存的檔案按照新《會計檔案管理辦法》進行保管期限到期鑒定，確定是繼續(xù)保管或者銷毀。鑒定工作應(yīng)當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行，形成會計檔案鑒定意見書。檔案管理人員編制銷毀清冊，擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

2.2.4 會計檔案管理的信息化、電子化

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應(yīng)用越來越深入，會計紙質(zhì)檔案管理將逐漸實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，行政事業(yè)單位會計檔案進行電子檔案管理是未來的趨勢。行政事業(yè)單位根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《會計檔案管理辦法》將檔案信息化工作納入單位電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃、建設(shè)。

2.2.5 會計檔案管理服務(wù)外包

行政事業(yè)單位根據(jù)單位實際情況，需要通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)會計檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。社會化服務(wù)應(yīng)當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。