人性化理念在企業單位檔案管理中的應用措施

孫彥玲

（黑龍江省哈拉海農場，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

企業單位檔案管理應當具有人性化的特征，強調根據企業單位的服務對象需要提供針對性的開展檔案服務，進一步挖掘企業單位的檔案潛能，實現檔案員與用戶充分的交流，從而更好的體現檔案的使用價值。人性化的檔案管理理念是提升企業單位檔案企業質量的重要舉措和必要渠道，是信息化時代消解檔案信息化建設軟硬件不足的必要手段，是提升檔案服務質量的必由路徑。

1 人性化檔案管理的理念內涵

人性化檔案管理的核心是從用戶的檔案使用需要出發，構建一個科學的控制、調節與供給服務體系，真正的激發檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理工作的創新性，圍繞著用戶的需要實現檔案管理方式方法的轉變。

1）改革檔案管理方式。人性化的檔案管理促進了檔案管理技術的升級，強調根據用戶的檔案使用需要不斷引進新型的檔案管理技術。檔案管理技術越發重視實用性，強調基于檔案使用的具體需要引進合適的檔案管理技術，檔案管理工作將更加高效，檔案管理人員的地位被高度的重視，從而形成了一個檔案員主動學習和自主提升的氛圍，基于現有的人才情況配置軟硬件設備，引導檔案員及相關人員主動投入到檔案管理工作當中，在群策群力的氛圍中更好的滿足用戶對檔案的使用需求。

2）柔化檔案管理制度。企業單位踐行人性化的檔案管理方法，有助于提高檔案管理科學性，進一步根據基層檔案的實際需要細化檔案管理制度，改進檔案管理標準，簡化檔案管理程序，把一系列復雜的、難以適應基層的，高成本的檔案管理制度剔除掉。人性化的檔案管理制度使得基層企業單位的檔案運行不再依賴上級行政命令，基層檔案管理人員對檔案企業充分自信心，各部門檔案管理人員會形成多方配合的機制，檔案管理的專業性更強，檔案企業的建設性更高，檔案用戶與檔案管理人員的溝通更加暢通，檔案員職業得到充分的尊重，檔案員與用戶的對立情緒逐漸降低，兩者建立了更加信任的關系，由此形成了更加良好的檔案管理工作氛圍，提高了檔案運轉效率。

3）提高檔案員的素質。人性化的檔案管理工作方式從現有的檔案工作情況出發，檔案管理制度更加合理，檔案員的發展空間更大，檔案員的積極性被充分的激發出來，運用人性化的方式進行檔案管理有助于保證檔案管理工作的質量，促進檔案管理人員自覺提高檔案服務水平，推動檔案人員從服務態度、業務能力、技能創新、制度優化方面自主進行改革。這種情況下為檔案員的發展提供了更好的平臺，推動了檔案企業更加快速的發展，解決了傳統檔案管理工作中因檔案員而暴露的各種問題。

2 人性化檔案管理的實踐措施

人性化理念用于檔案管理應當尊重檔案管理者，關懷檔案的使用者，強調構建檔案管理者與使用者之間的裂縫銜接機制，在信息化的技術手段輔助下滿足檔案使用者的個性化檔案使用需要。

1）及時更新服務理念。為了提高檔案管理的有效性，應當及時的更新檔案管理服務理念，強調把人本理念融入到檔案管理工作體系當中，進一步消除以往重物輕人的檔案管理方式，樹立以服務為宗旨的檔案管理思想，充分的把握檔案管理的實用價值發揮出來。首先，更新檔案管理理念，優化檔案管理的目標，真正的把服務放在檔案管理工作的重要地位，檔案管理人員應當真正的圍繞著使用者的需要創新檔案管理方式，強化檔案管理工作能力，真正的在檔案管理中滿足用戶的使用需要。其次，檔案管理者需要積極與檔案使用者保持良好的溝通，加大檔案使用需求的調研工作力度，做到遇見性、提前性、科學化的服務，強調根據自身的專業知識解決檔案使用者的具體問題，從而達到科學化的檔案管理目標。例如，圍繞著業務工作的專題組織開展一系列的專題檔案服務。圍繞著編寫地方史志，舉辦榮譽展等開展一系列的檔案服務工作。應當發揮檔案的最大使用功能，主動提供優質檔案服務，達到提高檔案服務有效性目標。第三，檔案管理在傳統的PC端平臺逐步的將移動互聯網端轉變，各種APP的開發更好的適應性新型檔案供給的需要，檔案管理人性化將在大數據技術支持下提高服務水平。信息技術的發展促進檔案人性化管理理念的升級，現代檔案管理人性化是建立在高新技術基礎上的人性化，是真正解決檔案員創新力，滿足用戶個性化需要，實現高效率檔案服務的人本體系。

2）優化歸檔工作方式。人性化檔案管理工作還要指向檔案服務實踐，強調發揮檔案管理人員在檔案管理實踐中的積極作用。當前情況下，應當從檔案管理人員少，檔案管理技術待更新，大型檔案管理設備不斷引進的現實出發，加大對檔案員的服務力度，解決檔案員工作中的問題，著力消除各種因素對檔案員工作的干擾。例如，需要形成完善的檔案收集、整理、歸檔與傳輸服務的共享機制，強調企業單位部門兼職檔案員與專職檔案員的密切配合，從而更好的分擔檔案管理工作的壓力，提高檔案服務的整體質量水平。進一步挖掘檔案的實用價值，強調從提高檔案利用率角度優化檔案管理工作方式，消除傳統的檔案管理規則對檔案員工作限制，進一步依靠信息技術輔助檔案員開展好具體的檔案管理業務。只有不斷優化檔案管理方式，大力形成檔案管理的部門配合機制，實現OA辦公系統，檔案存儲系統、上級檔案局與基層企業單位良好溝通機制，這樣才能優化檔案服務的范圍，擴展檔案收集的內容，并且在合理的獎懲機制下激發檔案管理員的活力，促進檔案管理人員主動投入檔案管理創新，達到全面提高檔案服務質量的目標。

3）改善檔案管理環境。環境對于檔案管理人員與檔案使用人員都有重要的作用，當前優化檔案管理工作環境既指向優化檔案管理的實體環境，同時還要優化檔案管理的虛擬環境，強調在信息技術的基礎上實現檔案管理與服務工作的全面升級。首先，應當優化檔案管理工作環境，強調配置智能化的檔案管理設備，實現檔案管理的全自動化，依托信息技術對檔案管理環境進行改變，從而自動化的控制紙質檔案管理工作。其次，依托專業機構開發檔案管理系統，實現電子化檔案數據信息的快速有效處理，做到檔案管理庫房、辦公、整理與閱覽的全分開，應當盡可能的為用戶創造一個良好的工作環境，這樣才能滿足用戶的人性化檔案管理需要，達到全面提高檔案服務質量的目標。例如，應當優化檔案管理辦公環境，強調對檔案管理室的色彩、溫度等進行全面的科學化控制，配置高標準的計算機設備，配齊必要的紙質檔案向信息檔案轉換的設備，從而促進珍貴的檔案盡快的信息化。還要優化檔案室的功能布局，實現檔案高效的傳遞運轉。大力進行檔案管理部門的人文環境建設，強調優化檔案服務榜樣，著力給用戶提供一種賓至如歸的感覺，讓用戶在借閱檔案時獲得良好的服務體驗，從而在檔案管理中強化實踐效能。

3 結論

人性化理念是當代企業單位檔案服務建設工作的重要理念，人本理念符合時代的發展需要，人性化理念具有重要的應用價值，檔案管理工作應當充分的重視人本理念，強調把檔案管理人員的積極性激發出來。構建更加優質的檔案管理體系，滿足用戶的個性化檔案使用需要。