基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設

吳 霞

（黑龍江省綏化市北林區紀委監委信訪舉報服務中心，黑龍江 綏化 152000）

1 引言

計算機網絡技術的飛速發展在無形當中改變了我們的工作與生活。檔案管理工作作為一項極為重要的工作，記錄著許多有價值的信息內容，同時也能夠為技術的發展和行業的進步提供有力的參考。將“互聯網+”與檔案管理進行有機融合，一方面能夠彌補新時期檔案管理工作開展所存在的不足，另一方面也能夠為檔案管理工作指引正確的方向，促進檔案管理水平的進步與提升。在下文當中，我們就具體立足于“互聯網+”的大背景下，對于檔案管理的現代化建設進行了研究和分析。

2 “互聯網+”背景下檔案管理工作面臨的問題

計算機網絡技術目前已經逐步滲透至我們的日常工作與生活當中，盡管目前越來越多的人們都已經充分認識到了將互聯網與檔案現代化管理進行有機融合的必要性，但“互聯網+”背景下的檔案管理工作仍然面臨著諸多的問題，具體來說，主要包括以下幾個方面：

2.1 檔案管理工作的開展隱患重重

通過將互聯網技術有機應用于檔案管理工作當中，一方面能夠有效提升檔案管理工作的便捷性，另一方面也能減輕相關工作人員在日常工作中所承擔的工作壓力，減少因人為操作誤差而導致的檔案管理問題。但與此同時，在互聯網的影響下檔案管理的安全性也受到了嚴重的威脅。眾所周知，檔案當中記錄著許多有價值的內容，甚至包括單位的機密，許多不法分子為了獲取個人利益不惜千方百計的盜取檔案信息，甚至破壞檔案的安全，而一旦此類問題出現，就必然會極大程度上損害單位的利益。從這一角度上來看，互聯網與檔案管理工作的融合在解決了許多問題的同時，也創造了許多新的問題。

2.2 檔案管理開展的難度有所加大

互聯網技術的不斷發展進步，使得數據信息的總量逐步膨脹，檔案管理工作的難度也有所加大。傳統的檔案管理工作可以被視為數據的收集以及信息的整合，通過不斷的發掘檔案內容之中有價值的部分，為其他類型工作的開展提供相應的參考。但在檔案管理現代化的進程當中，檔案管理的本質發生了變化，按管理人員需要，從海量的數據當中挖掘潛在的價值，掌握信息數據背后的聯系，實現檔案信息的開發利用。但就目前情況來看，許多檔案管理部門由于缺乏足夠的資金與硬件設備支持，加之檔案管理人員的能力素質水平有待提升，這在很大程度上阻礙著檔案管理工作的開展與進步。

2.3 檔案管理未能集合各界的力量

互聯網的蓬勃發展提升了信息的傳播速率，在開展檔案管理工作的過程當中，許多工作人員都擁有著隨時查閱檔案和使用檔案的權利，但工作人員的能力素質水平參差不齊，如果始終缺乏嚴格的規章制度規范其使用行為，那么就極有可能會導致數據信息丟失、檔案信息泄露等問題，這對于檔案管理工作的開展而言，無疑是一個較為嚴重的問題。

3 “互聯網+”背景下檔案管理現代化的路徑

檔案管理現代化建設要求我們在充分借助“互聯網+”所帶來的優勢的同時，更為深入的認識“互聯網+”所帶來的問題。具體來說，可以從以下幾個方面入手實現對于檔案管理現代化的優化。

3.1 整合信息資源，發掘檔案信息的潛在價值

檔案管理的一個主要作用就在于深入發掘檔案信息的潛在價值，使之能夠再次發揮作用。因此，管理人員除了需要對于已有的檔案資源進行收集與整合之外，還需要合理開發檔案，靈活運用檔案，提升已有檔案資源的利用率。相關管理人員應當結合已有的單位檔案將其進行分類，并借助計算機網絡技術構建特色數據庫，靈活的推進專題信息服務。除此之外，檔案管理工作的開展不應當只是面向檔案存儲一方面來進行，而是應當在原有的基礎之上適當的進行拓展和延伸，對于大量的數據信息進行挖掘處理，從而為決策工作的開展提供有力的依據。如此之外，工作人員除了要對于紙質檔案進行管理之外，還要投入更多的精力進行電子檔案的管理，將紙質檔案轉換成為電子檔案，從而有效延長檔案信息的存儲壽命，強化檔案檢測與利用的效率。對于一些重要性較強的檔案信息，建議檔案管理部門能夠構建起專門的機密檔案管理體系，強化對于檔案信息安全性的保障。

3.2 更新管理觀念，強化檔案管理現代化水平

提及檔案管理工作，目前仍然有許多人認為檔案管理只是對于數據信息進行收集和整理，并將其視為一類輔助性的工作，這也使得許多檔案管理人員始終難以轉變管理的觀念，仍然沿用著傳統的管理方法。針對此類現象，建議檔案管理部門能夠加以適當的引導，鼓勵檔案管理人員及時轉變觀念，同時，在條件允許的情況下購入更多的現代化設備，并引導檔案管理人員參與到現代化檔案管理建設的培訓當中，學習更多先進的檔案管理知識，并將所掌握的知識內容應用于實際，從而有效提升檔案的管理效率和管理質量。

3.3 做好管控工作，保障檔案信息管理的安全

根據上文中的分析，我們可以發現，互聯網技術的應用對于檔案管理工作的開展而言，既是機遇，也是挑戰。檔案管理工作獲得了互聯網技術的重要輔助作用，但與此同時，互聯網技術的應用也降低了檔案管理的安全性。這就要求我們能夠提升對于檔案信息管理安全性的重視，更為全面的角度上保障檔案管理的安全性和可靠性。檔案的信息化管理，要求工作人員能夠靈活地借助硬件以和軟件，強化對于檔案信息的管控，首先，檔案管理人員應當不斷的提升自身的行業榮譽感和崗位責任感，以正確的觀念和態度看待檔案管理工作，時刻將檔案管理放在重要的位置之上，切忌不可為了個人利益而隨意泄露檔案或使用檔案。其次，應當強化檔案信息的保密性，加強對于檔案的內部管理，給予可能出現的計算機病毒問題足夠的關注，靈活的運用相應的安全防護軟件為檔案信息創造無形的“保護傘”。一旦發現檔案信息出現泄露或丟失的問題，必須第一時間上報給上級部門制定臨時應對計劃，將不良影響降低到最小。最后，強化對于檔案信息訪問權限的管理，可以采取多層次訪問獲取權限的形式，既要做好對外的檔案權限管理，又要做好對內的檔案管理行為約束，降低隨意獲取檔案、隨意使用檔案現象出現的可能性。

4 總結

綜上所述，“互聯網+”時代的到來既便捷了我們的工作與生活，也對于檔案管理工作的開展提出了新的要求。在未來的發展過程中，我們既要做到靈活的運用互聯網技術，又要積極主動的發現檔案管理現代化建設過程當中所存在的問題，從而不斷的彌補原有不足，為促進檔案管理現代化建設水平的進步與提升貢獻一份力量。