新時期財務檔案管理工作常見問題與完善措施分析

楊智霞

（四川省威遠縣園林管理所，四川 內江 642450）

單位管理人員在開展財務檔案管理工作時應體現其謹慎性、明晰性、真實性的基本要求，為此，管理人員應有縝密的思維，認真謹慎地開展工作，落實完善檔案管理的工作內容，細心的進行工作，切實、有效地解決財務檔案管理所面臨的困境，進而保證財務工作的順利開展，促進單位事業發展。

1 新時期財務檔案管理工作中常見的問題

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現檔案管理工作的科學化、規范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

1）單位不夠重視財務檔案管理工作。為促進單位的不斷發展，單位領導需重視財務檔案管理工作的開展情況，財務檔案管不僅僅是數據資料，還是對單位開展各項工作的憑證依據，因此，單位管理層需要加強財務檔案方面的管理力度。但是很多單位管理者深受傳統理念的影響，并未意識到財務檔案管理的重要性，對其重視度不高，甚至很多單位并未設置專門的檔案管理制度、也未配備專門的檔案室，導致繁雜的財務檔案雜亂地堆積在雜物室里，不僅無法促進財務管理，還無法提升單位的管理水平。

2）并未嚴格按照法律制度執行管理。雖然部分設置了專門的財務檔案管理部門，但是并未構建完善的管理體系、制定明確的管理標準，也未嚴格遵循國家頒布的相關法律條規來開展檔案管理工作。此外，單位的管理人員并未接受過專業的檔案管理工作培訓，對財務檔案管理工作存在一定的認知偏差，對財務檔案管理流程也不夠熟悉，在操作中存在著步驟混亂的問題。很多管理人員認為財務檔案管理工作多是匯總銀行與單位的存取款、轉賬、匯款的票據，并對其進行記錄整理，并不清楚財務檔案建設是國內法律的硬性要求，從而容易觸犯法律條規，阻礙單位財務管理工作的順利開展。

3）并未充分發揮財務檔案的有效性。單位開設的財務檔案管理崗位需要專業性強、實踐能力強的人才，并借助財務檔案發揮監督管理的功能，為此，單位財務檔案管理人員應同時具備專業知識和法律意識，為財務檔案管理工作的開展提供基礎保障。在新時期發展背景下，很多單位應未聘請專業對口的管理人員，使得檔案管理人員在單位開展工作的過程中并未給其提供真實可行的憑證，從而無法發揮財務檔案預測、決策的功能性，甚至影響單位事業的正常運行。

4）財務檔案管理水平較低。大部分單位的財務檔案管理人員還未轉變傳統的管理理念，并未充分意識到檔案工作的重要作用，其中多數管理人并未經過系統、科學、專業地財務檔案知識學習培訓，并未形成及時收集檔案材料的工作習慣，其中歸檔、整理以及裝訂財務檔案方面的工作還比較生疏；此外，還有部分單位為聘請專業對口的專職管理人員，僅僅只是存檔財務檔案，并未對其進行分類與歸檔，使得財務檔案材料缺乏一定的準確性、及時性以及真實性，最終阻礙了財務檔案管理工作的工作效率。

2 完善財務檔案管理工作的有效措施

1）提升財務檔案管理人員的專業技能。為保證單位能夠順利完成各項工作，需要設立專門的檔案管理部門，并安排管理人員進行財務檔案管理，但是很多人多是兼職或是臨時聘用的，缺乏專業素養。因此，為提升財務檔案管理質量，單位應定期開展管理人員的內部培訓活動，應鼓勵管理人員積極參與其中，其中可以通過向他們播放視頻、開展講座的形式提升他們的管理水平，從而高效落實財務檔案管理工作。除此之外，單位為激發管理人員的額工作熱情，還應對其工作成果進行檢查和考核，最后給予工作認真、效果突出的管理人員獎勵和鼓勵，進而促進單位管理和事業的發展和進步。

2）重視財務檔案管理工作的開展情況。很多單位通常會指派辦公室工作人員來兼任財務檔案管理的工作，所設立的財務部門缺乏專業的財務檔案管理人員。而處于新時代社會發展背景下，財務檔案管理工作的重要性日益突顯出來，為此，單位應加大資金投入，及時設立和修繕與財務檔案管理工作相關的設施；單位還應結合國家頒布的法律條規制定符合單位發展的檔案管理條例；單位還應重視檔案管理的監督工作，不定期派遣分管領導對財務檔案管理工作進行檢查，確保財務檔案的完整性和私密性，為領導決策提供參考依據。

3）健全財務檔案管理工作的管理制度。為優化財務檔案管理工作的工作效率，首先，單位應結合實際問題，制定科學合理的財務檔案管理制度與開展策略，同時還要簡明扼要突出制度要管理的核心問題，進而充分發揮管理制度的有效性與規范性。其次單位要嚴格監督管理制度的落實情況，有效發揮管理制度的約束作用，不僅要約束管理人員，還要約束管理層。最后單位還要在執行規章制度時保證其嚴肅性，并制定獎罰策略，并在獎罰分明的基礎上充分發揮管理制度的權威性，促進財務檔案管理工作的順利開展。

4）改進財務檔案管理工作的檔案功能。為促進財務檔案管理工作的有效實施，單位在開展檔案管理工作的過程中應向管理人員灌輸內容客觀真實、全面準確、及時更新的幾項原則，從而完整保留原有的財務檔案資料，管理人員；除此之外，單位需要挖掘財務檔案中的隱藏信息與內涵，并豐富財務檔案的使用范圍，使得所收集的檔案資料能夠適合單位對信息搜索的需求，并充分發揮財務檔案的功能性，進而更好地服務到位，促進單位事業工作的順利開展。

5）借助信息技術優化財務檔案管理。新時期社會發展背景下，單位管理人員可以將信息技術和先進設備合理地運用到財務檔案管理工作中，從而構建信息化財務管理模式。管理人員可以與財務相關的數據信息錄入到電腦中，以便以后整理、查詢和使用。另外由于電子系統容易受到病毒的入侵，容易使財務檔案信息遭到破壞，為此，單位應加強電子系統的安全管理，管理人員在開展財務檔案管理工作前需要檢查計算機設備的安全性，若發現問題，應及時維護和備份檔案數據，從而高效管理財務檔案，并充分發揮它的有效性。單位財務檔案管理者應積極引進科學化、規范化、現代化的管理技能與設備，從而提高管理效率，節省管理人力，隨著經濟社會的迅速發展，財務檔案管理工作趨于數字化、信息化是必然的發展趨勢，為此，單位應順應發展潮流積極開展計算機輔助下的財務檔案管理工作模式，充分利用現代化技術優化財務檔案管理效果，讓管理技能更為科學化規范化，促進單位發展戰略的有效實施。

3 結語

總而言之，新時期背景下，為適應現代化社會發展趨勢，提高單位的核心競爭力，單位高重視財務檔案管理工作，比如可以采取提升財務檔案管理人員的專業技能、重視財務檔案管理工作的開展情況、借助信息技術優化財務檔案管理來完善檔案管理工作，為單位開展各項工作提供切實依據，進而保證單位事業的順利開展。