淺議網絡環境下的機關檔案管理

高 寧

（河北廣播電視臺器材購置服務中心，河北 石家莊 050031）

在網絡時代，行政機關檔案規模與數量不斷擴大，類型繁雜，對管理效率和質量都提出較高標準。依托計算機網絡技術，行政機關檔案管理獲取全新發展手段，突破傳統檔案管理模式的束縛，依托先進的管理方式，切實提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎。因此，要以網絡時代為背景，對行政機構檔案管理工作進行全面探討，尋求切實可行的發展之路。

1 網絡化對行政機關檔案管理產生的影響

1）突破傳統檔案管理方式的束縛，網絡管理與利用效率顯著提升。在網絡時代背景之下，檔案網絡化管理強化對傳統檔案管理方式的優化與改變，強調以檔案服務為核心，依托網絡化分類、加工和整理，達到對網絡的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進行調整，面臨復雜的流程。網絡化支持下，實現對傳統模式的有效改善，彌補不足之處，在方便檔案網絡保存的同時，為修改提供便利，提升檔案網絡查詢的速度。另外，網絡技術支持網絡高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。

2）與行政機關檔案管理工作相契合，網絡化建設加速。在當前行政機關檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對較大工作量，工作效率不高。即使部分機關檔案管理工作中引入了網絡技術，但只是停留在基本的網絡輸入進系統中，尤其是查詢與搜索建設緩慢，整體檔案網絡化水平不高。在新時期，行政機關重視推廣無紙化辦公，為檔案網絡化建設創造條件，加快其檔案管理方式的轉變，推進檔案網絡化建設進程，切實提升檔案網絡化管理水平。

3）與時代同步，網絡化管理模式保持較強的先進性。在人工檔案管理之下，管理流程復雜而繁瑣，使得機關檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案網絡查詢使用中，也借助人工方式實施，管理成本顯著提升，降低網絡共享性，無法保證檔案管理與利用服務發展同步。為了更好地適應社會的發展需求以及網絡化的普及，行政機關需要對檔案管理模式進行積極地探究，不斷進行優化與調整，引進先進管理技能，滿足社會和時代的發展需求，從真正意義上實現現代化的檔案網絡化管理。

2 提升機關檔案管理工作水平的對策措施

1）網絡環境下做好檔案管理的制度建設。隨著現代社會經濟的不斷發展，社會大眾的法制意識及檔案安全意識也在不斷增強，對于檔案的管理與應用觀念正在不斷強化，機關單位的檔案管理部門更應如此。對于機關單位來說，檔案管理制度的完善，是保證檔案管理水平提升的重要前提條件。為了做好管理工作，必須要嚴格遵照檔案管理相關法規當中的要求，完善管理規章、更新管理理念、提升檔案管理宣傳的力度，優化組織體系，增加經費投入，加強人員保障。首先，必須要結合檔案管理工作崗位的職能要求去針對性建立人員隊伍，要嚴禁一人兼任多職的問題出現。其次，對于檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用等一系列制度規范，必須要在保證嚴謹的前提下落實到位，要最大限度剔除管理規章當中的漏洞，明確檔案工作流程，確認檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護、分類等相關標準，并且將規章結合獎懲，將責任落實到個人，體現約束力。最后，要革新管理技術，要利用先進的管理平臺，提升檔案管理的效率，保證檔案管理的網絡化水平得到提升。

2）加快行政機關檔案管理網絡資源數字化建設。對于行政機關檔案網絡化建設，首要在是構建與自身發展相符合的檔案網站，保證具有單位特色，實效性較強，便于提供更加有效的檔案服務。基于專業化的網站，能夠為檔案使用提供便利，借助網站搜索、查詢等功能，在最短時間內找到所需檔案網絡，突破時空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案網絡網站，便捷性與高效性增強，避免人工方式的復雜流程以及資源浪費。網絡網站逐步實現了對傳統手工操作的替代，代表了行政機關檔案管理網絡化改革的發展方向。在網絡化網站建設中，要積極構建完善的檔案管理體系，加快機構建設，強化檔案管理體系與行政機構管理體系的融合，保證整體上與行政機構發展中戰略的一致性，切實提升檔案網絡共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于網絡化發展的不斷深入，檔案網絡資源的數字化建設成為重點，強化對檔案原件的保護。數字化建設需要先進的網絡手段，根據原始檔案建立成數據庫，并不斷對構建的數據庫進行及時地更新和內容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數據要進行網絡整合，在整理和分析中提出網絡的重點內容，促進檔案管理網絡資源數字化建設模式的構建，使得行政機關的檔案管理體系更具科學性和規范性。

3）保證檔案管理制度的一致性。在網絡大環境下，檔案網絡的管理與維護是一項十分龐大的系統工程。因為各式各樣的檔案資源通過網絡來連接，所以存在一定的邏輯關系。在輸入時，該邏輯管理將在數據庫之間和數據運行程序運行之間傳遞網絡，并且可進行網絡歸檔管理，這一定會與整個系統存在相關性。因此對檔案管理的相關人員提出來高要求與高標準。這些人不單單需要深諳數據庫網絡之間的與或關系，還要能及時檢查與維護使用時發生的事故，以致最大限度地減少對數據庫的破壞。

4）確保電子檔案長期有效運行。在網絡大環境下，存檔網絡要以通用的形式進行，只有這樣才會使得目前的存檔網絡才會與計算機操作系統和軟件進行兼容。保存文件網絡時，應以與計算機操作系統兼容的模式保存其格式，以便易于閱讀與使用。一旦操作系統處于更新期內，則需要及時更新檔案支持軟件，以使兼容性長時間在動態的過程中，以此確保檔案網絡的完整，真實與一致。

5）確保檔案管理網絡的安全。網絡模式下的文件管理面臨更加嚴峻而又復雜的問題。檔案的管理，網絡運行時的安全性，通常是網絡的軟件體系與硬件體系對網絡資源的有效設計，可使得管理檔案能游刃有余，可在正常的操作下有效運行實現應有的功能。在檔案管理的實際運作中，十分有必要加強企業內部管理機制的完善，及時的清除計算機的病毒與潛在危險，嚴格進行檔案管理網絡的訪問權限的設定。

3 結束語

綜上，對于行政機關檔案管理工作，行政機關檔案網絡化管理需要長時間的嘗試和探索需要以網絡化為背景，加快網絡化建設，維護其自身的長期性和系統性，以實踐為基礎，善于積累經驗，加強學習與培訓，認真做好每一環節的工作，穩抓穩打推動檔案網絡化管理的順利開展，以期提供優質的檔案服務，更好地服務于社會發展與建設。先進的檔案管理模式應該適應社會和時代發展的需求，以創新為基礎，尋求突破，推動行政機關檔案管理網絡化發展的有序推進。