基于知識經濟時代下的企業檔案管理優化策略探析

駱 艷

（中核建中核燃料元件有限公司，四川 宜賓 644000）

現階段，由于知識經濟發展速度的加快，知識管理在企業中得到了大力運用。在一個企業中，檔案管理部門受經濟時代的影響最大。因為知識經濟在推動企業發展方面具備重要作用，因此當前的實際情況以及不能使企業檔案管理部門的需求得到滿足，對知識管理提出了許多新要求。對于當前社會中知識管理出現的革新，立足于企業長遠規劃角度進行分析，企業檔案管理部門應科學進行策劃，構建能夠適應經濟發展的檔案管理方式，以便于更好的應對社會經濟帶來的機遇與挑戰。

1 知識經濟特征

其一，知識涉及必要性，在企業運行管理中，其所發揮的作用極為顯著，尤其是在生產關系和生產力方面；其二，知識具有全球性、豐富性和先進性。在社會經濟發展滯后的階段，知識具有間接性和匱乏性，隨著互聯網的大力普及以及信息科技的快速發展，將時空的局限性順利突破。借助各種網絡平臺，慢慢把各種知識匯聚起來，其應有價值則得到了充分展現。而在社會發展的傳統階段中，知識形式單一，憑借書本、文稿、報刊等形式進行呈現。現階段，知識形式具有多元化的特點，其可以通過圖像、文字、語音、圖形等形式進行呈現；其三，知識存在網絡性。知識處理和傳播方式等，都可以將網絡化順利實現，過去主要是借助廣播電視等向人們傳播知識，在網絡信息技術的不斷發展下，人們可以不受時空限制傳播知識；其四，知識包含管理新。企業要想獲得良好的經濟效益，需要科學合理運用相關知識，因此運用知識的過程便是知識管理的過程中；其五，知識產權化。企業可以對知識產權化特點予以利用，將創新型知識保護順利實現，并推動效益化發展[1]。

2 現代企業優化檔案管理的必要性分析

知識經濟時代背景下，加大了檔案管理工作的難度，對此只有對其進行優化，才可以促進檔案管理工作效率與質量的提高，讓企業實現更好的生存與發展。企業管理創新是一項系統性工程，其具有較強的復雜性，在現代企業檔案管理中，這種現象十分顯著。所以，急需不斷完善現代企業的檔案管理工作，使之成為對重要信息進行收集、儲存、開發、利用的主要環節，加強檔案信息網絡化、信息化建設。立足于此角度進行分析，要想和經濟時代發展模式相適應，企業檔案管理部門應開展深刻的反思，積極調整和完善檔案管理工作，運用多種渠道構建具有創新意識、思維的員工隊伍，進而促進現代企業檔案管理空間有效拓寬。同時，我們應充分了解到，創新過程十分復雜，同時也體現了人的能力。要想促進企業檔案管理工作效果顯著提升，就需要積極創新各個方面，確保企業順利開展各項管理工作[2]。

3 做好企業檔案管理轉變工作的建議

3.1 加強員工的檔案意識

企業機構具有較強的復雜性，人員數量較多，不同部門資料十分雜亂。若沒有及時對相關資料進行歸類整理，那么就有可能出現重要信息丟失的情況，不利于檔案管理工作的進行。所以，加強企業員工檔案管理意識，有利于提高檔案管理水平與效率，并且也只有全體員工均認識到檔案的重要性，才可以讓檔案資料收集、整理、歸類等變得更加高效，確保檔案完整性。

新形勢下，信息技術發展速度逐漸加快，憑借信息化辦公模式，能夠確保檔案管理水平的良好性，但需要相關工作人員具備良好的辦公能力。對于信息化辦公而言，其使得傳統以紙質文件為主的方式被打破，除了能夠促進檔案整體效率提高之外，還可以更加便捷的對資料進行查找與收集、所以，企業需要立足于自身實際情況，對安全、健全的檔案管理信息化標準予以構建，對招聘人員的工作能力提出更高的要求。應聘人員不僅要具備檔案工作知識，還需熟練運用各類辦公軟件。另外，在加強員工辦公能力的基礎上，注重確保檔案數據完整、安全，可以運用對核算、監測和檢查等方式進行構建，在所有環節防止泄露檔案數據的問題出現[3]。

3.2 優化企業檔案管理手段

新形勢下，在社會生產、生活等領域中諸多先進生產技術設備得到了廣泛應用，檔案管理工作也不例外。為了推動檔案管理朝著現代化方向發展，使新時代要求得到滿足，企業檔案管理部門需要加大對計算機專業人才的引進力度。因為應用計算機技術是檔案現代化管理的重點。檔案管理人員憑借計算機技術，可以讓管理和檢索方式更加高效。為了確保電子檔案文件的真實性，企業檔案管理人員需要將電子文件管理和計算機運用的相關知識與技能充分掌握好，這就對檔案工作人員提出了更為嚴格的要求，其既要把現代化信息技術掌握好，同時還能對先進設備進行熟練運用，以此管理和開發利用電子文件。

3.3 完善檔案管理體制機制

企業檔案是企業資料整合、管理的主要形式，所以企業需要構建專門開展檔案管理工作的部門或崗位。除了對企業運營數據進行保存之外，隨著現代企業競爭逐漸加強，檔案管理部門需重視保存企業獨有的技術資料。對此，企業建立檔案管理部門或崗位時，需要明確相關職責，即對內部資料的整理與收集，同時使檔案管理工作逐漸朝著信息化和數字化方向發展，全面提高企業檔案管理水平。如此一來，便能夠向企業提供更好的服務，確保決策的科學性、合理性。同時，檔案管理的持續發展，是企業和時代發展相同步的基礎，同時也是促進企業文化影響力增強的關鍵[4]。

3.4 重視專業技術性人才隊伍建設

在知識經濟時代背景下，企業之間的競爭實際上人才之間的競爭，同時人才為企業檔案管理工作的開展提供了源源不斷地動力。所以，企業需意識到技術型人才的重要作用，增強技術型人才隊伍建設，積極引進和檔案管理相關的人才。并且，日常工作中，需建立科學的人才競爭機制，定期對在職員工開展專業培訓活動，使之掌握先進管理理念。例如，聘請檔案管理優秀人才與專家到企業內部開展專題講座等活動，分享檔案管理先進經驗，加強員工整合能力，并形成自主學習意識，全面了解知識經濟時代對于人才素質的要求，同時借助自主學習，逐漸滿足其要求，第一時間革新觀念和知識，將互聯網技術知識充分掌握好，順利建立企業信息化系統平臺。

4 結語

綜上所述，知識經濟時代下，企業檔案管理工作需要立足于社會發展要求，加強知識資源管理，并優化經營管理解結構，進而促進經濟效益的提高，加強員工開展檔案管理工作的責任感。同時，知識資源管理是企業檔案管理工作發展的大勢所趨，其除了能夠增強企業競爭力之外，還可以讓企業實現穩定、持續發展的目標。