新時(shí)期高校檔案的保管和利用

劉 軍

（湖北中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)生工作處，湖北 武漢 430065）

以往各大高校的檔案管理工作的工作重點(diǎn)落實(shí)在檔案保管的完整性上，但隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展、各大高校生源的持續(xù)擴(kuò)張，傳統(tǒng)模式下僅僅對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔管理并確保檔案內(nèi)容的完整已不再符合當(dāng)下各大高校對(duì)高校檔案的管理要求，針對(duì)這一檔案管理問(wèn)題，高校檔案管理工作人員在日常工作中應(yīng)根據(jù)自身工作中面臨的問(wèn)題結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)深刻探討如何在原有的檔案管理規(guī)章制度下對(duì)高校檔案的保管和利用進(jìn)行進(jìn)一步的拓展延伸。

1 新時(shí)期高校檔案的保管手段

1.1 對(duì)高校檔案保管時(shí)間做出明確規(guī)定

隨著我國(guó)高校檔案室作為高校檔案存放的核心機(jī)構(gòu)是高校檔案管理活動(dòng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)這一理念的確立，各大高校對(duì)校內(nèi)檔案室的重視程度逐漸增強(qiáng)，因此以往檔案管理工作中存在的管理問(wèn)題逐步暴露。以往檔案管理工作雖然能夠發(fā)揮一定的作用和價(jià)值，但其價(jià)值的落實(shí)需要經(jīng)過(guò)其他管理人員對(duì)檔案室內(nèi)存放的檔案展開(kāi)進(jìn)一步的歸納和整理才能體現(xiàn)出管理工作應(yīng)有的價(jià)值，但由于前期高校檔案管理人員在工作中對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，且檔案室的工作經(jīng)費(fèi)也無(wú)法支持該部門(mén)對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納和整理，由此造成檔案管理效率較低，檔案資料散亂增加后續(xù)檔案使用人員的使用難度。針對(duì)這一檔案管理部門(mén)存在的客觀問(wèn)題，各大高校檔案管理部門(mén)需要對(duì)檔案保管時(shí)間做出明確規(guī)定，管理人員在日常工作中針對(duì)后續(xù)收到的高校檔案應(yīng)分門(mén)別類建立相應(yīng)的查找制度，并對(duì)該檔案的管理時(shí)間做出明確的規(guī)定，在保管時(shí)間結(jié)束后，聯(lián)系檔案所屬人員對(duì)到期后的檔案進(jìn)行接管，以此緩解檔案管理部門(mén)內(nèi)部工作量持續(xù)增加的問(wèn)題，并將在該工作量的人工轉(zhuǎn)移到對(duì)往期檔案的整理中去。

1.2 對(duì)高校檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定

現(xiàn)階段檔案機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)本部門(mén)的工作人員進(jìn)行梳理時(shí)可以發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員的工作能力相對(duì)有所欠缺，究其原因是部分高校對(duì)檔案管理工作的重視程度和認(rèn)知的不足，因此在后續(xù)人員聘用上并沒(méi)有優(yōu)先考慮具備一定專業(yè)技能和具有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)技術(shù)人員，高校管理人員的能力不足進(jìn)一步加劇了當(dāng)下檔案管理工作優(yōu)化的難度。針對(duì)這一工作問(wèn)題，檔案機(jī)構(gòu)管理人員在實(shí)際操作過(guò)程中可以從對(duì)高校檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定的角度入手，對(duì)現(xiàn)階段實(shí)行的檔案管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)性的優(yōu)化并完善相應(yīng)的檔案管理制度。通過(guò)系統(tǒng)性地訂立檔案管理部門(mén)日常工作制度，對(duì)本部門(mén)內(nèi)部工作人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，以此在短時(shí)間內(nèi)提高相關(guān)工作人員的工作能力，并未后續(xù)組織人員進(jìn)行深度培訓(xùn)打下良好的基礎(chǔ)。

1.3 利用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行備份

隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的高速發(fā)展，越來(lái)越多的領(lǐng)域選擇將信息化技術(shù)與本部門(mén)的工作內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合，以此提高本部門(mén)人員的工作效率。其中，高校檔案管理人員在本部門(mén)原有的工作內(nèi)容中引入信息化技術(shù)是順應(yīng)當(dāng)前我國(guó)科技水平的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的有效探索，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的科技優(yōu)勢(shì)，將高校檔案室里儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案掃描、上傳至云端數(shù)據(jù)庫(kù)，并在此過(guò)程中建立高效的搜索系統(tǒng)，將云端的檔案管理信息與檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際儲(chǔ)存位置一一對(duì)應(yīng)，以此縮短后續(xù)管理人員調(diào)取相關(guān)檔案的搜索時(shí)間，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效地結(jié)合，不僅可以大幅度提高本部門(mén)員工的工作效率也為后續(xù)縮短檔案信息的檢索時(shí)間提供了有效的技術(shù)支持。隨著信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作的逐步滲透，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)本部門(mén)員工的工作發(fā)展需要定期組織員工進(jìn)行信息化技術(shù)與檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn)，這不僅是未來(lái)檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)，也可以在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)檔案保管手段進(jìn)行優(yōu)化從而達(dá)到提供當(dāng)官管理工作的工作效率這一管理目的。

2 新時(shí)期高校檔案的有效利用

2.1 高校檔案原件外借

隨著各大高校深度展開(kāi)檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化，在高校內(nèi)部保存的檔案信息與信息化技術(shù)相結(jié)合之后進(jìn)一步提高了高校檔案的有效利用效率，以高校檔案原件外借情況舉例，以往的高校檔案管理制度中明確規(guī)定檔案原則上一律不外借。學(xué)校二級(jí)單位如因公務(wù)等特殊原因確需借出檔案的，需經(jīng)所在單位、所借檔案立卷部門(mén)、檔案館負(fù)責(zé)人審核同意方可辦理借出手續(xù)。且對(duì)檔案外借規(guī)定時(shí)間做出明確規(guī)定，現(xiàn)階段在對(duì)原有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新后，高校管理人員在對(duì)本單位的檔案調(diào)出時(shí)可以借助高效的互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)，對(duì)相關(guān)人等的外界申請(qǐng)進(jìn)行審核，在符合要求的前提下，通過(guò)前期檔案的歸納整理對(duì)所需檔案快速的調(diào)出，并對(duì)調(diào)出信息予以登記，這以模式極大地提高了檔案管理人員的工作效率，在確保檔案完整性的同時(shí)對(duì)高校檔案進(jìn)行了合理地利用。

2.2 制作印發(fā)檔案復(fù)印件

傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員僅僅賦予檔案管理部門(mén)檔案整理歸納這一項(xiàng)管理任務(wù)，而隨著當(dāng)今社會(huì)檔案管理部門(mén)的職能拓展，檔案管理人員在原有的檔案管理工作的基礎(chǔ)上向外拓展了檔案的制印工作，現(xiàn)階段當(dāng)事人調(diào)出管理檔案用于辦理相關(guān)事件時(shí)有時(shí)需要的并不是檔案的原件而是檔案的復(fù)印件，而檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)可以根據(jù)不同的用途將檔案分門(mén)別類地制作成不同的格式，以便后續(xù)相關(guān)人員借閱調(diào)用，因此管理人員在日常工作中應(yīng)充分利用檔案這一有效資源協(xié)同各部門(mén)提高彼此的工作效率。

2.3 提供相關(guān)聯(lián)的檔案證明

以往的檔案管理制度中由于自身檔案管理散亂且沒(méi)有建立長(zhǎng)效的檔案管理機(jī)制，因此相關(guān)人員在調(diào)閱一份檔案時(shí)往往只能查閱自身選取的那份檔案而無(wú)法同時(shí)調(diào)閱與該檔案相關(guān)聯(lián)的其他檔案證明，隨著高校檔案管理制度中的完善建立，管理人員在對(duì)人員檔案進(jìn)行歸納時(shí)因?yàn)榻柚ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)建立了相應(yīng)的檔案?jìng)浞荩虼嗽谡碓摲菸募r(shí)可以根據(jù)關(guān)聯(lián)信息對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并在后續(xù)查閱過(guò)程中根據(jù)一定的脈絡(luò)信息對(duì)同類檔案證明予以查閱，該措施在確保檔案有效性的同時(shí)對(duì)同類型檔案予以再次歸納整理。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著新時(shí)期下各大高校檔案管理科對(duì)下屬檔案的保管和利用要求逐步提高，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新自身工作觀念，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管的工作基礎(chǔ)上拓展自身業(yè)務(wù)范圍，為后續(xù)的檔案現(xiàn)代化建設(shè)提供有力的技術(shù)支持。