高速公路檔案管理策略

徐云英

（海南高速公路股份有限公司，海南 海口 570203）

高速公路檔案是高速公路建設、養護與運營管理過程中形成的，具有重要保存價值的第一手原始材料。在建設期間產生的審批文件、招投標文件、合同協議、支付憑證、施工圖、竣工圖及施工、監理、驗收等各個環節的資料，如何做好高速公路檔案管理工作，更好地為高速公路各項工作服務尤為重要。本文結合高速公路檔案管理工作的實際，分析了高速公路檔案管理工作的歷史與現狀，并提出了相應的對策，希望對做好高速公路檔案管理工作有一定的參考借鑒價值。

1 重要意義

1）真實的紀錄。高速公路檔案是高速公路建設項目的立項、設計規劃、施工組織、改建擴建、竣工驗收、使用維護等方面的內容，有真實具體，翔實可查的設計參數、質量標準、監管指標等相關資料。2）為高速公路建設提供參考。高速公路建設項目的施工時間較長，期間每一個環節 都會涉及檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。高速公路建設各個過程中都會產生大量的文件以及信息，信息量較為龐大。高速公路建設的過程中所產生的檔案種類繁多，檔案的采集與管理以及在各環節產生的檔案要及時收集，按時歸檔，為高速公路建設提供參考。3）為信息化管理提供依據。檔案信息化是在檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，利用現代通信技術、網絡技術、計算機技術等手段來代替傳統的檔案管理手段，解決信息的采集、整理、保存、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而加速實現檔案管理的現代化。

2 特點

1）量大面廣。高速公路項目根據其實體劃分為各個承建單位、分項、分部工程項目，從程序看又包括立項、建設、驗收等若干環節。海南環島高速公路建設項目會產生數千案卷，若沿線橋梁隧道較多、地形復雜，所形成的檔案數量甚至達萬卷之多。高速公路檔案的特點是工作量大，涉及面廣。2）檔案類別和數量逐漸增多。高速公路項目檔案種類多，如前期有項目可研報告、安評、環評、招投標文件等。建設單位有財務決算、工程決算等。施工單位有路基及構造物工程資料，交通設施工程資料、綠化工程資料等。監理單位有監理試驗資料、工程計量及支付文件等。這些文檔直接反映了項目建設工序進度等，要求及時做好收集、分類、整理、歸檔。3）延續性和周期性。時間跨度長對檔案資料的收集、歸檔的及時性提出更高要求，收集歸檔不及時易造成檔案資料丟失，影響建設項目檔案的完整性。高速公路建設項目周期長，從項目立項至通車，以及后期的運營、維護，通常達數年之久，若再加上一些客觀性因素導致的工期延長，項目建設的周期會更長。

3 現狀

1）收集不及時。重施工、輕檔案的思想在高速公路項目各參建單位中較為普遍，趕工期、趕進度，常常使工程建設與項目檔案收集無法做到同步推進。檔案收集不及時，不規范，未能體現高速公路項目單位、分部、分項等工程劃分，項目文件資料不完整，未能全面體現施工工藝。2）竣工圖編制滯后。項目工程變更未批，工程量無法在圖紙上標注，竣工圖編制滯后于其他竣工文件。施工、監理資料填寫不規范，存在未按規定填寫等現象，導致資料不規范。如監理部門重視工程質量監督，缺少專業檔案管理員，項目驗收監理報告中缺少關于公路項目立卷歸檔的相關審核意見。3）信息化滯后。在施工、監理、驗收評定中產生的大量原始資料多為電子文件。由于電子文件格式不統一，收集、整理不及時，甚至未作出電子文件收集要求，導致高速公路項目檔案信息化進展滯后。

4 策略

1）提高重要性的認識。高速公路部門應切實加強對檔案管理工作的領導，建立與檔案管理工作相適應的機構，配備必要的檔案管理人員，明確崗位職責，制定詳細的檔案管理工作規劃，并組織、協調、推進好檔案管理工作。要把檔案管理工作同高速公路其他工作同等看待，同部署、同落實，同步推進，確保各項工作能切實落到實處，得到健康發展，這樣才能發揮檔案應有的作用，最大限度地滿足高速公路各項工作發展的需要。高速公路檔案管理工作很重要，它是高速公路工作的重要組成部分，是高速公路部門的一項服務性工作，所以各有關方面一定要提高對其重要性的認識，切實把其納入日程，擺上位置，落到實處，抓出成效。2）認真解決。高速公路項目檔案管理存在收集不及時、不規范和信息化滯后等問題，應積極采取措施，認真解決。高速公路項目檔案數量多、涉及面廣，環節眾多且相互關聯性較強。作為高速公路檔案主管部門，應將檔案管理與工程項目立項、建設、竣工驗收與監理同步推進，編制立卷歸檔指導作業書，明確各個部門的職責、歸檔范圍、質量標準等，按照項目專項驗收的要求提升文件立卷歸檔的規范性、科學性和可執行性。3）依法辦事、依法行事。高速公路部門要根據國家檔案管理的相關規定，結合自身的實際情況，制定一套完善的檔案規章制度，包括檔案收集和立卷歸檔、安全保管、信息化、借閱等相關的規章制度，明確提出各項檔案業務工作的具體要求，使具體工作有規可循、有制度可依，確保工作落到實處、取得實效。只有建立健全各項規章制度，才能實現制度化、規范化、標準化，做到依法辦事、依法行事。4）為黨管檔、為國守史、為民服務。檔案管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓工作，強化檔案人員的職業道德素質和工作的責任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案管理也要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統計制度、借閱制度等，都要切實做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員 必須要牢記為黨管檔、為國守史、為民服務的職責，并將這個作為提高自己檔案管理工作的出發點和歸宿點。5）節約人力、物力、財力。檔案管理能夠第一時間提供建設人員所需要的信息，方便建設人員查詢相關環節的檔案信息，在高速公路的建設中時常會出現因人為或是自然等因素造成的問題。這個時候就需要能夠第一時間了解到建設過程出問題的環節，有效降低建設過程中高速公路的經濟損失等，節約大量人力、物力、財力。6）完整、及時、準確歸檔。對檔案管理就要求相關部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實現正常化和規范化，并建立一套自上而下的嚴謹的檔案管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約。確保檔案的完整、及時、準確歸檔，高速公路建設項目竣工后檔案移交檔案室保存，提高檔案信息的實用性和可利用性，促進高速公路事業的發展。

5 結語

高速公路是一個國家或是地區經濟發展水平的重要標志之一。高速公路檔案是高速公路項目在策略、設計、建設等多個環節形成的具有高度價值的信息記錄，是其建設管理中非常重要的依據。高速公路檔案管理是我國交通行業建設的一部分，不僅是一項艱巨、復雜、系統的工作，還需具有一定周期性和延續性。檔案管理不僅可以提高高速公路行業的管理水平和建設經營，還能實現檔案信息的資源共享，促進高速公路的規劃、建設、管理及維護。