高校檔案規范化管理的實施難點探究

趙玉婷

（哈爾濱劍橋學院，黑龍江 哈爾濱 150069）

從招生檔案，再到教學教研檔案，都屬于高校檔案管理的范疇，妥善管理、保存各類檔案，是學校長期發展必不可少的工作內容之一，尤其是技術類科研檔案，對高校在某課題的深入研究上會起到關鍵性的影響?；诖?，高校應當重視對檔案管理工作的改革，在現有工作基礎上改革創新，搭建電子檔案平臺，優化檔案管理工作體系，促使工作效率能夠得到顯著的提升。

1 現階段我國高校檔案管理規范化主要存在的問題

1.1 高校缺乏必要的重視

近幾年我國教育部為進一步推動全國高等教育發展，提出了“雙一流”、“學科評估”等教育理念，每年都會對學校各個學科進行評估，并基于相應的等級。而為了提高學校排名，爭取更多的A類學科，都會以教學和科研為主，所以對檔案管理工作沒有基于足夠的重視。一方面，由于校方缺乏對檔案管理的重視，不會將經費傾斜給檔案管理工作，會直接導致檔案管理整體效率低下；另一方面，學校并未圍繞檔案管理開展調研工作，沒有根據學校整體的發展而對檔案管理工作體系進行革新。

1.2 檔案管理缺少現代化技術支持

傳統檔案管理體制，主要是將各類檔案按照了類別歸檔保存，并定期維護和整理，確保各類檔案明目清楚，檔案內容保存完成，在教職工有需求的時候方便查看。而隨著信息技術的發展，檔案管理工作的效率可以得到顯著提升。但是我國目前大多數高校在現代化技術的應用上還是沒有達到預期的目標，并未搭建電子檔案管理平臺。

1.3 檔案管理部門人員結構有待調整

檔案管理部門劃歸高校行政部門，隸屬于學校，但是不直接參與教學教研的討論，而檔案管理工作本身又對高校發展起到著決定性作用。就我國目前多數高校檔案管理部門人員結構來看，還是存在有一定欠缺，并為就檔案管理本身細分工作職責，而是由部分負責人統一管理協調，基層工作人員完成相關檔案管理任務。從部門人員結構來看，沒有根據檔案的類別進行職責的劃分，這一狀況就容易導致在一些核心教研檔案的管理上出現紕漏，而在要使用該類檔案的時候無法正常使用。

2 提高高校檔案管理工作質量的措施

隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。新高校規模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯起來，形成一個集成的系統，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

2.1 完善檔案管理工作體系

對的檔案管理體系進行完善，是改善高校檔案管理工作質量的根本措施，高校應當根據國家頒布的管理辦法實施相關措施，確保檔案管理可以逐漸規范化。

首先，高校應當提高重視程度，認同檔案管理對學校整體發展的重要性，提高對檔案管理的投入，提高部門工作人員的檔案意識。其次，應當基于雙一流建立理念，在現有檔案管理體系的基礎上進行改革創新，嚴把管理流程。在對一批檔案進行歸檔保存時，應當遵循國際相關檔案編號規定執行，并及時進行備份，按照檔案的類別妥善歸檔。當然，高校還應當從檔案管理工作模式入手，應用現代化管理理念，對檔案管理流程進行優化，去掉不有必要的環節，以達到提高檔案管理效率的最終目標。

2.2 借助現代化技術手段開展檔案管理

高等學校是傳播知識、培養人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。為有效提高檔案管理效率，高校應當積極使用現代化信息技術。一方面，高校應當積極構建電子檔案館，在對紙質檔案進行歸檔保存的時候，同時可以將其上傳至線上檔案管理平臺，教職工要查閱相關檔案的時候更為便捷，登陸平臺即可。需要注意的是，高校應當對校內職工權限進行設置，要確保一些核心檔案不會外流，只有相關科研研究的負責人或者校級領導才能夠查看，另一方面，高校應當積極建立智慧化檔案管理模式，在對檔案進行歸檔保存的時候可以張貼專屬于該檔案的二維碼，當教職工需要調取相關檔案的時候，只需要掃描對應的二維碼就可以完成登記，不用再填寫紙質的檔案調用單。而在管理人事檔案（以學生檔案為主）的過程中，更是可以借助智慧化管理模式來提高管理效率，工作人員在將檔案中信息錄入到系統之后，只需要掃碼就可以查看檔案明細。

2.3 優化部門人員結構配置

高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高校檔案信息真實記載了學校的發展進程，高等學校要想在日益復雜的環境中爭創一流和更好地發展，就離不開高校檔案信息的支持。為切實提高管理效率，應當優化部門人員結構配置，通過對檔案管理部門人事的優化來實現。為了讓部門工作人員提高檔案意識，應當設置相應的績效考核機制，以月度為單位對員工進行考評，并根據考評結果給予相應的獎罰。而在工作流程上，也要定期組織例會來討論，對現行工作辦法進行優化和改良。

3 結束語

檔案管理規范化，有助于推進高校整體的發展，對建設高品質高等教育學府有著極為重要的作用。雖然該部分工作不會對教學產生過多的影響，但是確實高校正常運行的重要組成部分，高校應當提高重視，有效把控檔案管理質量，切實提高相關工作的效率。