新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法分析

譚櫻芝

（常熟市建設工程質量監督站，江蘇 常熟 215500）

隨著時代的發展，科學技術融入了我國社會生活的方方面面，我國各行各業都興起了改革的浪潮，事業單位的改革也毫不例外。除了相關的工作方法正如火如荼地進行改革，一些事業單位工作細節也隨之進行了新時期的改革，檔案管理就是很重要的一種工作。創新檔案管理的工作方法能夠有效地提高事業單位檔案管理的效率，節約相關資源，可以說是一件一舉多得的事情，本篇文章圍繞“新時期事業單位檔案管理的創新方法”展開討論，希望對相關問題的研究有所幫助。

1 事業單位檔案管理的發展趨勢

事業單位的檔案管理工作逐漸往數據化的方向發展，傳統的檔案管理大多是專門的人員整理紙質版的檔案，存放在相關的柜子里。長此以往，不僅有大量的紙質文件堆積過多、查閱困難，而且這種檔案管理的方式效率也較低。在新時期，隨著科學技術的發展，大數據融入了人們生活的方方面面，檔案管理工作也離不開大數據的支持與幫助。事業單位的檔案管理必須要充分合理地運用大數據，通過用電腦管理相關的文件檔案，既方便了工作人員及時查找所需要的文件，也能夠提高相關工作的效率，減少浪費。

事業單位檔案管理應該往專業化的方向發展，過去事業單位的檔案管理大多是按照同一科室進行分類劃分。也就是說每個科室負責管理各自的文件，這就會導致科室與科室之間協作困難。不同單位之間也很難密切結合，珍惜共享、信息公開都不夠全面。在新時期，我們必須要按照專業的檔案管理方法，多元化、立體化的進行事業單位的檔案管理工作。

檔案管理工作應該往電子化的方向發展。在這里我們應該明確：電子化與信息化是不同的兩個概念，但是他們都與現階段的科技發展密切結合。信息化是要求檔案管理應該把相關的文件放置在網上，通過網絡化的方式既能夠做到科室之間的信息共享，也能夠做到不同的事業單位之間的互相交流。從而打破過去傳統的信息壁壘，真正地讓檔案管理工作造福政府各個部門。但是電子化更多側重的是能夠把相關的檔案文件壓縮成電子信息。比如說把文字與圖片進行合理的壓縮，這樣既能夠節約資源，也能夠提高檔案管理的效率。這些新時期檔案管理方法應該被各個事業單位的檔案管理工作人員所熟知，并且合理地利用，才能夠為我國的檔案管理工作發展提供更多可能性。

2 事業單位檔案管理的創新方法

2.1 提高檔案管理工作人員專業素養

檔案管理工作是事業單位最重要的工作之一，負責相關工作的工作人員大部分都是經過了專門的培訓。但是，傳統的培訓方式可能不適合新時期檔案管理工作的更新換代。所以，想要提高檔案管理工作的效率以及實用性，應該從檔案管理工作人員的專業素養入手。我們可以設置專門的培訓課程，讓檔案管理工作人員通過學習新時期大數據管理方法為檔案管理工作提供更多的可能性。只有檔案管理工作人員能夠熟練地運用新時期的相關設備、運用新時期的檔案管理工作方法，才能夠讓事業單位的檔案管理工作更上一層樓。這不僅僅能對事業單位本身的發展提供更多的數據，也能夠為廣大民眾了解政府相關工作做好準備。同時，事業單位也可以從高校引進相關的管理人才，為自己的檔案管理工作注入更新鮮的血液。

2.2 充分利用科學技術，創新檔案管理辦法

科學技術已經融入了社會發展的方方面面，事業單位的各項工作都離不開科學技術的輔助。檔案管理工作在傳統意義上是一項單調性的工作，大多是人工進行檔案管理，但是在新時代，檔案管理應該往數據化、信息化、電子化的方向發展。經過培養的專業檔案管理人才要充分利用大數據進行檔案管理工作。在特殊時期，大數據充分展現了他的優勢，通過大數據進行調研工作，充分的把握了特殊時期發展的大趨勢。在事業單位的檔案管理工作上，大數據為新時期的檔案管理提供了更多的可能性，從紙質版檔案管理發展到網絡大數據，事業單位工作人員也可以充分利用存檔在網絡上的各種文件，不再讓文件只是單純的成為歷史。同時，通過把重要檔案電子化也是一種很好的檔案管理方法。在許多時候，工作人員想要查找過去發布的某個文件，紙質版文件存放量大，翻閱起來存在一定的困難，既浪費時間又效率低下。但是通過把檔案文件電子化就能有效的處理此類問題，事業單位工作人員只要輸入關鍵詞，就能及時有效地發現過去發布的文件，還能把不同時期、不同部門發布的相似的文件進行對比。

2.3 做好檔案管理的保密工作

事業單位屬于國家重要的一部分，有許多文件是需要嚴格保密的，我們如果接觸過事業單位發布的相關文件，就會發現在不同的文件上可能都會寫“加密”，這就要求檔案管理工作人員在進行檔案管理工作時要做好保密工作，不能讓內部文件變成公開文件，同樣也不能把本該公開給人民大眾的文件保密，這樣更不利于政務公開。檔案管理的保密性非常重要，在新時期的檔案管理工作必須嚴格遵循保密制度，創新檔案管理方法，嚴格落實保密政策，檔案管理工作人員也應該有這種意識觀念，不能把工作中加密的檔案文件跟親朋好友隨意透露。

2.4 提高事業單位檔案管理工作人員的主動服務意識

事業單位檔案管理工作人員受傳統觀念影響過深，把檔案管理工作的內涵窄化了許多，檔案管理工作不僅僅是檔案管理，更多的是要能及時的、充分地利用檔案文件，促進事業單位的工作進一步發展。所以，在創新新時期檔案管理工作時，必須要從提高檔案管理工作人員的主動服務意識出發，從而提高檔案管理工作的效率，促進事業單位健康穩定的發展。工作人員具備了主動服務的意識，才能在事業單位各部門需要相關文件時，及時從資源庫搜集到合適的檔案文件，這樣才能讓事業單位檔案管理工作真正有價值，能通過大數據分析檔案文件對事業單位的進一步工作提供指導。

3 總結

檔案管理工作是事業單位所有工作的一部分，當然我國其他行業也離不開檔案管理的幫助這項工作。在新時期創新檔案管理工作方法，不僅對事業單位有幫助，對其他的企業政府部門有很大的益處。我們可以通過提高檔案管理工作人員的專業素養，培養檔案管理工作人員的創新服務意識，創新檔案管理工作方法，讓國家事業單位檔案管理工作逐步往電子化、信息化、數據化的趨勢發展，提高事業單位的工作效率。