機關檔案管理規范化建設研究

張麗霞

（山西省呂梁市委統戰部，山西 呂梁 033000）

機關單位主要負責國家相關職能的建設和管理，其中的檔案管理關系到機關單位的建設，其重要性不容忽視。機關內部的檔案一般較為復雜，并且重要性較強，為使檔案管理能夠滿足現代化機關內對檔案的實際需求，應對新的檔案管理手段進行探索，建立規范化的檔案管理系統，提高機關事業單位內對檔案資料的管理力度，進而為其提供更為優質的檔案服務。

1 建設規范化檔案管理制度的重要作用

機關檔案主要內容是機關事業單位活動中形成的具有保存價值材料的工作記錄，由檔案部門負責接受和歸檔，其以文件形式進行保存，在日常的工作中為機關中工作人員提供一定的信息借鑒，并為其指出正確的發展方向[1]。機關檔案的保存管理具有重要的意義，首先，機關檔案能夠為單位內部的工作人員提供事務處理規則和實踐經驗等，為工作人員指明其工作的實際方向，提高實際工作的效率；其次，機關檔案具有促進機關內部管理制度改革的作用，在時代發展的過程中，機關事業單位想要順應潮流的發展，強化對檔案內部的控制與管理，不僅要加強對新事物和新規則的分析與探索，更要對以往檔案中的記載來進行深入的研究，發現機關單位內部的發展之路，學習以往的經驗，避開不適合的發展路徑，促進機關單位的快速發展；最后，檔案管理工作嚴重影響著檔案資料管理的質量。科學合理的檔案管理方式不僅能提高對檔案資料的管理效率，還可以時檔案管理部門的服務水平得到提升。在檔案資料得到有效應用后。機關部門管理人員更能理解檔案管理工作的重要性，因此，機關事業單位中的管理人員，應研發檔案資料管理技術，創建規范化的管理手段，使機關事業單位中的檔案管理水平得以加強。

2 機關檔案規范化管理中面臨的問題

2.1 缺乏對檔案管理的重視

大多數機關單位對于檔案的重視度不高，其未能準確的認識到檔案的重要意義，因此在管理的過程中經常被忽視。管理人員缺乏對檔案的關注和正確的認知，這使得其很難從檔案中總結出有效的經驗。同時，檔案管理人員未清晰的意識到檔案資料管理的重要性。由于缺乏對檔案的理解，一部分管理人員未掌握專業的檔案管理知識，導致在實際工作中效率和質量較低。機關事業單位中管理人員不夠重視檔案管理工作，在檔案資料管理工作中，對檔案的收集管理較為隨意，使檔案缺乏規范化效果，即影響檔案資料的應用效果，還會不利于檔案管理質量的提升。

2.2 檔案管理技術水平低

機關單位中的檔案管理水平和技術水平較低，不少機關內的檔案工作仍使用人工記錄和管理的方式，不僅效率非常低，同時其保存效果不良。目前也有不少企業選擇使用計算機來對檔案進行保存和記錄，但其實際的應用中，只利用計算機來進行記錄和保存，對其他功能的利用較少，相比人工的方式，計算機管理的效率相對較高，但仍存在一定局限性。管理人員熟練應用先進的科學技術，使檔案管理效果得到提高。

2.3 檔案管理體系不科學

科學管理檔案資料是機關事業單位對檔案管理基本要求，想要建立規范化管理方式，必然要完善檔案管理制度。目前機關內的檔案管理體系較為落后，并且不全面。不少檔案管理人員為其他部門調劑或兼職，其管理過程較為不規范，并且崗位不固定，發生檔案管理問題后，無法進行追責，檔案的管理相對松懈，為檔案的科學管理造成了一定阻礙。在需要對檔案進行調出和使用時，往往較為麻煩和復雜，檔案管理服務水平較差，制約了機關單位的整體發展。

3 促進機關事業單位檔案規范化管理的措施

3.1 提高對機關檔案管理的重視

為強化對機關事業單位中檔案資料管理的規范化建設，應提高對檔案資料管理的重視度。一方面，堅決落實機關事業單位中檔案資料的管理法規，使檔案管理更加規范化。單位內應對檔案進行合理宣傳，使管理人員能意識到檔案資料管理的重要意義。機關單位的工作人員首先應正視檔案的實際作用，其能夠為機關的發展指出正確的道路，在機關工作中不能缺少檔案的幫助。另一方面，加強對檔案管理的重視。管理人員直接對檔案資料的收集、整理和存儲等工作負責，其工作技術水平能體現出檔案管理的狀態。因此，應加強思想引導，使工作人員能夠正視檔案管理工作，了解其重要性，避免檔案管理工作繼續呈現“尷尬”的局面。不斷提高員工對檔案管理工作自信，將重心放在提升工作技術水平上，實現檔案管理工作質量的進步。

3.2 提高檔案管理技術水平

想要提高檔案資料的管理效果，應學會熟練使用先進技術。目前機關內的檔案管理部門對于高科技的應用較少，其管理效率較低，因此，應選擇合適的技術融入在檔案管理中，助力檔案規范化建設。首先，機關事業單位應創建檔案資料數據庫，建立數字化檔案的儲存空間，使檔案的提取和儲存效率得以提升；其次，建立專門的檔案管理平臺，其中融入數字化管理技術以及信息技術等，能夠加強對內部檔案的管理，使其更加具有規范性；最后，完善檔案的建設和檢索等功能，使機關內部的檔案管理和使用更加便捷[2]。如在平臺中設置相應的權限，機關內工作人員憑借自身的權限來使用相應層次的檔案信息，提高檔案應用的安全性。或在檔案管理平臺中融入自動化技術和智能管理系統，并對檔案資料進行定期檢查和更新。積極應用新型的信息數字化技術，有效提升檔案資料管理的水平。

3.3 建立健全的機關檔案規范化管理制度

管理人員需要根據機關事業單位內的實際情況，對檔案管理制度進行規范化建設，健全檔案資料管理制度。首先，應提高檔案管理人員的素質與水平，聘請專業的檔案管理人員負責檔案資料管理工作。制定檔案管理人員的責任工作制度，將檔案管理工作分配到個人，一旦發生問題，管理人員應進行追責處理。其次，明確檔案管理工作的流程。根據目前管理工作的順序等制定標準化管理流程，要求工作人員按規定制定，并設計監管部門對其工作效果進行檢查，確保檔案工作的規范化。最后，明確對檔案管理工作的移交、收發的管理。在其他部門需要提取檔案或者需要進行工作移交時，應將相關的內容進行全面的交底，并認真檢查相關的資料，簽訂憑證，明確責任的歸屬問題。在檔案管理中，嚴格按照相關工作制度進對檔案進行管理，不斷加強機關事業單位內檔案管理工作的規范化建設。

4 結論

綜上所述，為提高機關事業單位中對檔案資料的管理效果，應規范化檔案資料的管理。不斷提升檔案管理人員的技術水平，健全規范管理制度，使機關事業單位中的檔案管理服務效率得以提升，以便為機關工作人員提供更為完善的檔案資料，加強對檔案資源的合理利用。