文書檔案管理工作的創新對策

胡 梅

（重慶市合川區信訪投訴受理中心，重慶 401520）

1 傳統文書檔案管理分析

傳統的文書檔案管理是將紙質文書檔案存儲在特定的空間中，然后根據文書檔案的時間、分類、內容、單位和其他因素分別存儲，然后制定存儲計劃。超過指定保存期限的文件和文檔將根據銷毀審查批準系統和監督系統進行銷毀。如果需要查找特定文檔，則需要根據該文檔所屬的類別在其存儲位置中找到該文檔。

傳統文書檔案管理較為落后。人們在使用傳統文書檔案管理方法時，發現使用此方法有很多弊端，主要體現在幾個方面，第一，文書檔案管理的從業人員素質低下。人們總是認為文書檔案的管理相對較簡單，并且受過較高教育的人不愿意做這種工作。為了節省工資成本，經常雇用低學歷和低薪人士參加辦公室文書檔案管理。這些人員難以掌握最新的信息技術，不熟悉最新的管理設備的操作，并且難以執行基于信息的文書檔案管理。第二，單位和團體的文書檔案管理不規范，文書檔案管理水平不突出，缺乏完善的管理和薪酬制度。第三，傳統管理工作效率較低。工作人員在檢查文檔時要根據文檔時間、類別進行手工搜索。這種管理方法浪費時間且效率低下，浪費時間和精力。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案系統落后

傳統的文書檔案管理通過工作人員手動管理的，需要根據需要對文檔進行分類，然后手動復制詳細信息，例如文檔和材料的目錄標題。此過程不僅浪費人力、物力、財力，而且效率極低。現在文書檔案管理水平有所提高，歸檔范圍不僅適用于紙質文件，而且還適用于電子歸檔材料。雖然將信息技術運用到文書檔案管理中，但是仍然存在某些電子文檔會與紙質文檔脫軌，增加查找文檔的難度。另外，由于缺乏信息化和網絡化的方法，導致記錄中出現某些文字不可讀，文檔損壞甚至丟失等嚴重現象，因此相對落后的文書檔案管理方法亟待改變。

2.2 文書工作與檔案工作之間的聯系不足

在文書檔案管理中，文書工作和檔案工作是相關的、也是不同的。文書檔案和檔案工作在本質上是相同的，只是同一事物不同的階段。檔案是在歸檔后經過整理和系統分類的文件。但是，在現實工作中，缺乏專業知識導致許多部門的工作人員缺乏標準化和精確的要求，從而導致文書工作與歸檔之間的聯系不足，將二者割裂開來。有很多單位是分開進行的管理的文書工作與檔案工作，增加了文書工作與檔案工作之間的差距，而缺乏相應的聯系則會在許多方面引起問題。

2.3 對文書檔案管理工作不夠重視

當前，許多負責文書檔案管理工作人員并不了解文書檔案管理的重要性，認為文書檔案管理是一項不重要并且繁瑣的工作，忽略了文書檔案管理對單位發展的重要意義。事業單位對文書檔案管理的投資不足，對相關管理規則和程序沒有嚴格的要求規定，領導者對此也不太重視，文書檔案管理人員對這項工作的積極性不高。

2.4 文書檔案管理人員專業水平不高

一些部門的文書檔案管理人員可能缺少相關的專業知識和專業技能。在文書檔案管理時，不能保證文書檔案管理的真實性和及時性，出現了許多漏洞。甚至有些文書檔案管理人員的責任感不強，文檔編碼不規范，工作敷衍不認真、不嚴謹，文書檔案出現問題并且沒有及時糾正。

3 創新文書檔案管理的相關策略

3.1 提高文書檔案管理人員的素質

文書檔案管理人員素質直接影響文書檔案管理的創新。因此，事業單位應加強對檔案管理人員的培訓機制，完善考核機制，并根據對員工的實際考核制定相應的薪酬和處罰措施。為了不斷提高員工的工作積極性，可以對評為優秀文書檔案管理員的員工予以獎勵。對未通過評估的員工應采取適當的處罰措施，以鼓勵文書和檔案管理人員積極參加專業能力培訓。

3.2 注意文件和文書檔案管理

第一，根據文件的年份、存儲時間對文書檔案進行分類。第二，進行文書檔案編號和安全設置，以增加文書檔案管理的機密性和方便員工查詢。第三，通過文書檔案管理系統和其他文件信息的搜索和注冊方法，可以在一定程度上提高文書檔案管理的水平，并可以方便員工的查詢。最后，辦公自動化系統和文書檔案管理系統要做好對接工作。辦公自動化系統里的電子文件可以自動保存在文書檔案管理系統中，加快了事業單位文書檔案管理信息化建設，提高了工作效率，可以進一步提高各單位文書檔案管理的水平。

3.3 開發完整的文書檔案管理系統

標準化的文書檔案管理系統是文書檔案管理的基本標準，也是內部文書檔案管理任務順利進行的基礎。因此，事業單位必須根據內部實際情況，不斷完善文書檔案管理系統，改變現有文書檔案管理系統的方法，收集和評估文書檔案，對廢棄文檔進行組織和銷毀。開發與內部組織一致的系統，創新和分類的文書檔案管理系統，使所有的文書檔案管理更加標準化和專業化。

3.4 深化細節管理以適應新時代的變化

實際上，文書檔案管理和與某些部門的聯系主要體現在細節上，細節決定成敗。因此，文書檔案管理應加強細節管理。傳統文書檔案館主要關注文件的組織，而忽略了文書檔案館的檢查借閱和注冊管理。因此，在新時代，有必要加強對文書檔案的細節管理，并改進對文書的瀏覽和借閱注冊的管理制度。通過填寫文書文檔的統計摘要表，開發通用注冊表以及用于文件租用和歸還的注冊表這些措施，來改進這一制度。為了防止丟失文件，要充分確保文檔文書的標準化管理，監督并敦促所有部門及時組織和提交完成的文件。

4 結語

綜上所述，為了實現文書檔案管理的創新，應關注文書檔案管理的現狀，順應時代潮流，注意存在的問題和不足，同時要考慮實現實際情況，創新文書檔案管理工作，針對特定策略，提高文書檔案管理運作效率，促進事業單位文書檔案管理工作的開展。