新時期事業單位檔案管理工作創新思考

王小潁

（濱州市住房和城鄉建設局技術培訓中心，山東 濱州 256600）

檔案管理工作具有較強的基礎性，做好檔案管理工作，可為單位內其他部門提供服務和幫助，更好地為事業單位的長遠發展提供有效推力。但檔案管理工作內容較多，檔案資料量較大，且很多工作流程較為復雜，在新時期下若還沿用以往的管理方式，不僅會降低檔案管理效率，還會對其他部門的工作開展以及事業單位整體發展產生阻礙作用。所以事業單位管理人員需對檔案管理現狀加以分析，提高重視，以新時期發展需求為基礎條件，充分借助信息技術手段，制定具有創新性和適用性的管理對策。

1 新時期事業單位檔案管理現狀分析

1）檔案管理制度有待改進。檔案工作人員遵循管理制度開展檔案管理工作，才能提高檔案管理的規范性和合理性，但目前多數事業單位的檔案管理制度均存在問題，主要針對以下幾方面做出分析。（1）檔案管理制度在制定時并沒有充分考慮事業單位自身的運營情況和發展需求，更多情況下只是套用一些其他單位或企業所制定的制度，使得檔案管理制度缺少針對性和適用性。（2）新時期背景下，在優化檔案管理工作過程的同時并沒有對檔案管理制度條例內容進行完善，使得制度與新時期事業單位的發展需求不相符[1]。（3）檔案管理制度在制定后未得到有效落實，多數情況下流于表面，長期維持會降低檔案工作人員對制度的正確認知，難以遵循制度要求展開各項檔案管理工作。

2）缺少對檔案管理的重視。對于事業單位來說，檔案管理工作的地位并不高，很多管理人員認為檔案管理工作不重要，只需要安排相應的人員完成檔案資料的收發等管理工作即可。當管理人員缺少對檔案管理的重視度，自然無法在新時期背景下，對檔案管理作出相應的創新和改進。這種情況下事業單位管理人員也不會對檔案管理工作人員的工作行為、工作需求等方面進行關注和管理，導致工作人員的工作效率下降、負面情緒增多，滯后檔案管理進度。

3）檔案管理信息化水平低。新時期背景下信息技術應用于各個行業領域，大數據、云計算等先進技術，以及智能設備、監管系統等，都能夠為行業領域的高效發展提供有效推力[2]。事業單位檔案管理也需要順應新時期發展要求，將信息技術及先進手段與檔案管理有機融合，彌補原有檔案管理的不足，提高檔案管理效率。但目前很多事業單位并沒有結合檔案管理的具體情況，選擇合適的技術和設備，以及在信息技術應用時也只是將其用于基礎的檔案管理中，未有效發揮信息技術的作用價值。

4）檔案管理工作人員能力不足。首先檔案管理工作人員在日常難以接受到專業的知識技能培訓，對一些新管理方法、新技術等不予了解，其次事業單位對檔案管理工作人員的薪資待遇和工作考核方面未加強重視，使得工作人員的工作需求得不到滿足，進而喪失工作積極性，逐漸降低工作能力。

2 新時期背景下事業單位檔案管理工作的創新策略

1）完善檔案管理制度，增強制度落實效果。首先事業單位管理人員應對內部現有的檔案管理制度進行分析，了解現階段檔案管理工作內容及發展需求。積極借鑒其他企業優秀的檔案管理制度或管理經驗，結合單位內部檔案管理實際情況，對檔案管理制度作出優化完善。促使所制定的檔案管理制度更符合事業單位自身的經營發展情況，具有較強的針對性和全面性。其次在制度制定后，事業單位應指定專業管理人員提高執行力，增強制度的落實效果[3]。在日常管理中，加強對檔案管理工作人員的監督和管理，并嚴格遵循制度對工作人員出現的各種行為進行相應的處理。這樣才能突出制度的作用，也能夠更好地約束工作人員，強化工作人員對檔案管理的認知與重視。

2）更新管理觀念，加強檔案管理重視度。新時期背景下，事業單位都在對管理方式、管理內容等方面進行創新改進。基于此情況下，事業單位管理人員更需要以新的管理觀念對待檔案管理工作。在日常管理過程中，做好相應的宣傳和教育工作，讓單位內部各部門及人員都能夠正確了解到檔案管理工作開展的意義，以增強全單位對檔案管理的重視度。同時，為了更好地促進檔案管理與新時期發展有效接軌，事業單位鼓勵全員參與到檔案管理中，共同為優化檔案管理工作提供創新想法和建議。

3）優化檔案管理資源配置，提高人員管理能力。一方面事業單位需要對檔案管理工作的資源重新進行優化配置，首先調查了解檔案管理工作人員的具體情況，做好能力評估，合理調整崗位，能夠讓每一位檔案管理工作人員都能夠發揮個體優勢。其次對檔案管理工作人員的薪資待遇進行調整，多詢問工作人員的想法和需求，保障其基本權益，才能增強工作人員的責任心與積極性，以及為工作人員提供可晉升的空間。另一方面積極引進優秀人才，要求檔案管理工作人員需持有相應的職業資格證書，職業道德、思想行為等方面優良，且工作能力達標。對已入職的檔案管理工作人員展開培訓，主要涉及檔案管理方面的理論知識、實踐技能，以及信息技術手段的操作方法等。另外，還需要根據檔案管理工作內容、崗位等條件，制定相應的考核評估機制，能夠對工作人員的日常工作進行考核管理，促進工作人員在提高能力的同時提升專業素養。

4）合理應用信息技術，推動檔案管理信息化發展。事業單位需要加強信息技術在檔案管理中的應用力度，借助大數據等信息技術，互聯網、智能設備等有效手段，搭建檔案管理網絡系統和平臺，實現對檔案數據資料的自動化采集、處理分析和存儲[4]。在選擇軟件設備時，需要考慮軟件設備的安全性能以及適用性。檔案管理工作開展中，雖然電子檔案的形成能夠提升管理效率，但同樣需要做好紙質檔案的管理工作，在檔案室內安裝監控系統、消防系統等智能設備。同時在計算機上安裝防火墻及殺毒軟件，對一些私密重要的檔案資料通過人臉識別、二維碼驗證、安全密鑰等方式進行加密。定期安排技術人員對技術和設備進行維護升級，以及做好檔案資料的備份工作。為突出檔案管理工作在事業單位內部的重要地位，還應利用信息技術建立內部共享平臺，部門人員可通過共享平臺實時獲取相應的檔案資料，也能夠實現信息數據的交流傳遞。另外，為了體現檔案管理工作的服務功能，事業單位應研發或使用相關APP，進行線上服務，社會大眾可直接通過登錄APP的方式查詢想要的文件資料。

3 結語

綜上所述，新時期背景下，事業單位需要認識到傳統的檔案管理模式存在較強的不合理性，難以推動事業單位實現長遠發展。所以在現階段及未來發展中，應更新觀念，重視檔案管理，通過完善檔案管理制度、優化檔案管理資源配置、提高人員管理能力、合理應用信息技術等方式對檔案管理工作進行創新優化。這樣才能符合新時期信息化發展特點與要求，為事業單位更好地向社會提供服務做好基礎準備。