精細化管理在醫院檔案管理中的整合價值

叢 艷

（四平市中心人民醫院，吉林 四平 136000）

1 醫院檔案管理的重要性

1）醫院檔案能夠對醫院相關人員或項目的研究提供依據。醫院檔案主要記錄的是醫院的日常工作，主要包括醫療科學、醫療診斷及醫務人員的管理等方面內容，在此基礎上延伸出更多的人事檔案、病歷檔案及行政和科研檔案等。是一種最真實、最可靠、最具有權威性和憑證性的原生信息資源，能夠保留真實的信息，在必要的時候幫助醫院維護合法權益。醫生在對病人提供診療或咨詢服務的過程中，可以通過對往病歷資料的參考作出正確的診斷，總之，做好醫院檔案管理工作對醫院的發展具有重要意義。

2）有效記載并記錄醫院的發展歷史。醫院的生存形態不僅僅是文件，除了文書之外還有大量的非文件類信息記錄物，比如錄音、影像、照片、光盤等，這些都具有清晰明確的原始記錄作用，記錄醫院的日常工作內容及研究報告或者醫療過程。作為醫院日常管理的重要部分，醫院及相關部門應該重視檔案管理的重要性，完善檔案管理制度，結合當前時代的信息化手段做好醫院檔案精細化管理工作。比如某醫院將精細化管理中融入到檔案管理工作中，對所形成的檔案進行有效的管理和分類，并結合現代信息化手段簡單合理的設計出檔案管理的流程，對醫院各種檔案信息進行收集匯總，形成檔案數據資料庫，在了解和掌握檔案規律的基礎上，以一定的物質條件為保障，維護檔案的完整性和安全。

2 醫院檔案精細化管理的基本要求

1）檔案信息必須真實準確。應該站在醫院的角度分析檔案文件的價值，因為檔案文件中所記錄的信息是真實情況的反映，是判定檔案價值的關鍵因素，要從文件的重要性、獨特性及真實性及各方面進行綜合考慮。醫院的檔案資料是醫療服務活動的參考依據，反映了醫院的主要業務活動、職能活動和基本情況，文件要真實可靠才具有利用價值，那些不真實的檔案已經失去了利用價值應當剔除，若是將不具有保存價值的文件保存其他并利用，會造成以訛傳訛的負面影響，同時，醫療檔案大多是記錄患者轉掉過程的真實記錄也是醫保報銷的基礎材料，必要時作為會司法鑒定的主要憑證，因此，醫療檔案必須要真實準確，能夠為以后醫療借鑒和利用提供依據。

2）檔案資料必須全面完整。由于受到各種因素的影響，檔案在一定程度上面臨著種種不可避免的威脅，對檔案造成威脅的因素主要分為內部因素和外部因素。首先外部因素可以分為自然和人為因素，人為因素主要是查閱或管理不當造成檔案的破壞，使它不能發揮作用和價值，醫院和其他檔案最大的區別就在于醫院檔案資料具有集成性，必須要保證醫院檔案資料無差錯和遺漏。自然因素主要是檔案在存放獲或利用的過程中，隨著時間的推移和環境的變化，受到溫度、光線影響遭受損壞，或者是不可抗拒的突發事件對檔案造成的損壞。

3）檔案必須專業專屬。醫院檔案資料的價值主要體現在醫療教學及研究方面，醫院的檔案信息是醫療科研活動及科研實驗的真實記錄，記錄病人病情及急診療過程，因此，醫院檔案資料的保管必須系統且專業，綜合考慮醫院檔案資料的專屬性，提高管理水平。檔案數量普遍較大，而面對有限的人力、物力和財力資源，必須要實現資源的合理配置和有效利用，“針對重點”和“兼顧全面”相結合。在醫院檔案保管的過程中，要明確工作目標認清工作任務，分清工作的先后主次，決定不同時期的工作重點和所要解決的問題，在兼顧全面的基礎上針對重點。

3 醫院檔案精細化管理的措施

做好檔案精細化管理工作，首先要認識到檔案管理的重要性，并把握檔案管理的客觀規律，形成互聯網時代下管理的新模式，加強醫院檔案管理工作，完善各項管理制度，不斷創新檔案國內工作體系，提高檔案精細化管理整合價值，為此，文章提出以下幾點建議。

1）制定和完善檔案保管的制度和標準。管理層要加強黨管理工作的重視，樹立正確的檔案管理理念，這會直接關系到檔案工作的質量和效率，提高檔案管理的精細化水平。首先，管理層要做好思想轉變觀念，從根本上認識到檔案管理工作的重要性，夯實制度保障，建立監督機制。醫院可以根據自身發展的特點及管理規范，建立并完善檔案管理制度，具體包括：（1）完善檔案查閱機制。醫院的檔案涉及醫院的機密和隱私，在管理過程中，既要滿足利用者的需求發揮檔案的價值，又要貫徹保密原則，保證檔案的完整性和安全，避免發生檔案泄漏事件。（2）成立檔案監督小組。醫院可以設置專門的檔案監督小組，對檔案管理工作進行監督，并制定考核機制，實行不定期、不定時監督方式。（3）對檔案工作者進行崗前培訓。在開展收集、整理、裝訂、入庫、存儲等一系列工作之前，首先要對工作人員進行培訓，保證操作的規范性，提高檔案管理人員的業務水平，保證檔案管理工作正確高效安全進行。

2）提升檔案工作者的職業技能、增強法制意識。隨著社會的發展，我國已基本上步入信息化的時代，在精細化時代背景下，利用信息化管理模式更有利于精細化管理的實施。根據新時代背景下網絡大數據集成化方式的特征，制定相應的管理計劃，以便于檔案管理工作的有序開展。其次，要明確崗位責任，以精細化的標準要求工作人員的職業技能，滿足醫院檔案管理的節能需求。依法管理是醫院檔案管理的重要準則，無論是關于醫學類的學術研究或是醫院行政管理、人事管理，都與醫院的檔案管理工作緊密相連。檔案管理人員應該結合檔案管理工作檔案法，認真貫徹執行國家檔案局所制定的規章制度使檔案管理工作更加規范化，使其有法可依，有章可循。

3）加強檔案歸檔精細化管理。檔案管理工作是完成工作任務的指導和保障，在具體工作開展的過程中，我們應該將檔案保管工作的要求概括為“三結合，一區分”。主要是防治結合，以防為主、針對重點與兼顧全面相結合、管理與技術相結合，不同的檔案區分保管。對于不同類型的檔案，應該使用不同的管理方式和手段，保證檔案分類清晰，在保管的過程中，不能采用一刀切的方式，為了合理的保管，應該對不同價值的檔案區別對待。所謂的不同，主要是從檔案的保存價值、保管期限及載體等方面區分，根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》將檔案分為永久保存和長期保存。一些醫院在精細化檔案管理過程中，將病歷檔案數據化管理保存，充分體現了檔案管理的完整性、細致性和條理性，精細化管理使醫院檔案的管理質量得到明顯的提升。

4 結語

加強醫院檔案管理工作，能夠在一定程度上促進醫院的發展，提高醫院的社會競爭地位，同時也是醫院整體管理質量和人員工作能力的直接反映。當今時代，醫療科技不斷進步和發展，醫院檔案管理的相關部門必須采取科學合理的方式來做好檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率和質量，將精細化管理融入到醫院檔案管理中，提升醫院檔案管理水平。