新時(shí)期如何做好中學(xué)檔案資料收集工作

劉敏玲

（南寧市三美學(xué)校，廣西 南寧 530021）

對(duì)于中學(xué)檔案資料收集工作來說，主要是將中學(xué)檔案形成規(guī)律作為依據(jù)，在對(duì)中學(xué)檔案特點(diǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)把握的基礎(chǔ)上，將分散的管理活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)等具有一定價(jià)值的文件、圖片等材料集中在一起。可以說，合理開展中學(xué)檔案資料收集工作，科學(xué)制定工作方案，不僅可以讓中學(xué)檔案集中管理水平和質(zhì)量得到提升，還能讓大檔案資源被有效地利用和開發(fā)。故而，做好中學(xué)檔案資料收集工作非常有必要。

1 對(duì)中學(xué)檔案資料收集工作形成規(guī)律加以明確

通過對(duì)中學(xué)檔案資料的分析可知，其形成通常有一定規(guī)律。所以，若想進(jìn)一步提升中學(xué)檔案資料收集工作孩子質(zhì)量和水平，首先需要對(duì)中學(xué)檔案資料的具體形成規(guī)律加以明確。

第一，中學(xué)檔案資料在內(nèi)部機(jī)構(gòu)產(chǎn)生居多。在教育領(lǐng)域中，中學(xué)是基礎(chǔ)單位，上級(jí)發(fā)文的檔案材料通常比較少，需要收集以及整理的檔案資料很多都來自學(xué)校的各個(gè)部門。而對(duì)于中學(xué)內(nèi)部機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，主要涵蓋的內(nèi)容頗多，諸如：學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章機(jī)制、學(xué)生成績(jī)表等。

第二，中學(xué)檔案資料依照機(jī)構(gòu)職能進(jìn)行分類。通常情況下，對(duì)于被納入收集范圍內(nèi)的檔案資料，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能特點(diǎn)十分明顯。比如：針對(duì)教務(wù)處的檔案資料，很多都是形成于教學(xué)改革、考評(píng)實(shí)施等活動(dòng)中。而人事部門的檔案資料，大部分是形成于人事安排或者干部任免等活動(dòng)中。這些資料的存在，在中學(xué)檔案形成的過程中，可以將機(jī)構(gòu)職能良好的體現(xiàn)出來，是活動(dòng)的真實(shí)記錄，在組織開展中學(xué)檔案資料收集工作期間，務(wù)必要確保收集的常態(tài)化。

第三，中學(xué)檔案資料的形成具有較強(qiáng)交叉性特征。通過對(duì)中學(xué)檔案資料的分析可以明確，很多都是形成在各個(gè)年度，諸如：學(xué)年度、自然年度等。在對(duì)不同階段中學(xué)檔案資料收集期間，應(yīng)該對(duì)具體年度進(jìn)行認(rèn)真考量。比如：在對(duì)黨政團(tuán)工作資料進(jìn)行收集的過程中，需要將自然年度作為側(cè)重點(diǎn)。在學(xué)生成績(jī)以及教學(xué)管理等資料收集的過程中，應(yīng)該將學(xué)年度作為側(cè)重點(diǎn)。但是，在對(duì)資料進(jìn)行收集的過程中，因?yàn)槟甓鹊牟煌允占降馁Y料不可避免會(huì)出現(xiàn)偏差。故而，在對(duì)中學(xué)檔案資料進(jìn)行管理的時(shí)候，立檔、分類等難度也大大增加。對(duì)此，在進(jìn)行中學(xué)檔案資料收集工作期間，檔案人員需要對(duì)檔案收集資料收集的特點(diǎn)加以明確，對(duì)中學(xué)檔案資料收集的實(shí)際要求充分掌握，了解不同年度的實(shí)際現(xiàn)狀，以便中學(xué)檔案資料收集工作可以有序進(jìn)行，收集的資料能更加完整。

2 對(duì)中學(xué)檔案資料特點(diǎn)加以明確

要想保證中學(xué)檔案資料收集工作效率和質(zhì)量可以整體提升，除了要對(duì)檔案資料收集工作形成規(guī)律充分了解之外，也應(yīng)該明確中學(xué)檔案資料特點(diǎn)。

第一，中學(xué)檔案載體多樣性。對(duì)于中學(xué)檔案資料來說，呈現(xiàn)出來的形式很多都不一樣，諸如：幻燈片、紙質(zhì)文件等，可以為中學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)的順利開展提供參考數(shù)據(jù)。通常，在開展中學(xué)檔案資料收集工作的會(huì)時(shí)候，很多都是將日常教學(xué)管理期間的學(xué)校活動(dòng)照片、紙質(zhì)文件等作為收集重點(diǎn)。經(jīng)分析，中學(xué)檔案資料的載體具有較強(qiáng)的多樣性特點(diǎn)。因而，在組織開展中學(xué)檔案資料收集工作期間，需要對(duì)在載體的特點(diǎn)加以明確，能夠結(jié)合具體情況，有針對(duì)性地制定安全管理措施，以便中學(xué)檔案資料能夠收集的更加精準(zhǔn)且完整[1]。

第二，中學(xué)檔案來源十分廣泛。一般而言，中學(xué)檔案資料的形成渠道非常廣泛。因此，為了可以從整體的角度上對(duì)中學(xué)檔案資料收集工作水平和效率進(jìn)行提升，必須要強(qiáng)化對(duì)這一方面的重視，依照實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定解決辦法，將中學(xué)檔案資料收集工作各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到位。中學(xué)檔案資料的來源主體非常多，諸如：教師、學(xué)生、學(xué)校等，而內(nèi)容主要有學(xué)校教學(xué)計(jì)劃材料、學(xué)生比賽活動(dòng)資料等。針對(duì)這些資料，都是極為重要的檔案資料，保存價(jià)值極高。故而，要想中學(xué)檔案資料收集工作開展的更加順利，應(yīng)該對(duì)明確檔案資料，對(duì)檔案資料的特點(diǎn)加以明確，做好檔案的分類和管理，提升工作效率。

3 合理制定中學(xué)檔案資料收集工作對(duì)策

3.1 實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案資料收集和日常登記同步

在組織開展中學(xué)檔案資料收集工作期間，可以和日常登記工作同時(shí)進(jìn)行，建立健全的登記機(jī)制，并切實(shí)落實(shí)到實(shí)際工作中，不斷對(duì)中學(xué)檔案管理部門與年級(jí)組、教研組等部門之間的聯(lián)系進(jìn)行加強(qiáng)，以便中學(xué)檔案資料收集工作的開展可以更加高效。在具體的工作中，辦公室登記的內(nèi)容具體包括日常行文登記等。教研組的登記主要涵蓋教學(xué)資料登記等[2]。并且，對(duì)于班主任和任課教師，應(yīng)該將教學(xué)工作資料登記工作做好，將學(xué)生登記工作做到位。同時(shí)，學(xué)校所有的教職工，需要不斷對(duì)自身的檔案資料收集意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，即便是在日常工作中，也可以加大對(duì)登記工作的重視，能夠結(jié)合學(xué)校的要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和收集。之后，根據(jù)學(xué)年度、自然年度等對(duì)資料進(jìn)行收集，最后移交到檔案部門，可以主動(dòng)配合檔案管理部門開展工作，從而為中學(xué)檔案資料收集工作效率的提高奠定基礎(chǔ)。

3.2 實(shí)現(xiàn)資料收集與制度的同步進(jìn)行

在組織開展中學(xué)檔案資料收集工作期間，應(yīng)該讓資料收集與制度同步進(jìn)行，保證收集到的資料可以和學(xué)生的實(shí)際情況相一致，結(jié)合教育部門的相關(guān)規(guī)定，對(duì)中學(xué)檔案資料收集工作進(jìn)行深入推進(jìn)，讓資料可以得到科學(xué)整理。同時(shí)，在開展中學(xué)檔案資料收集的時(shí)候，需要本著即時(shí)性的原則，能夠滿足檔案資料移交的要求和內(nèi)容，以便中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量能夠整體提升。需要明確的是：在對(duì)中學(xué)檔案資料進(jìn)行收集的時(shí)候，需要與相關(guān)機(jī)制的落實(shí)相協(xié)調(diào)，盡可能拓寬資料收集渠道，并安排專門的人員負(fù)責(zé)收集工作，不斷對(duì)檔案管理部門配置進(jìn)行優(yōu)化，提高工作質(zhì)量[3]。

3.3 實(shí)現(xiàn)資料收集與服務(wù)提供同步進(jìn)行

為了能夠讓中學(xué)檔案資料收集工作開展的更加順利，全面提升工作的效率，為學(xué)校教育教學(xué)管理提供可靠支持，實(shí)現(xiàn)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化目標(biāo)，應(yīng)該讓資料收集與服務(wù)提供同步進(jìn)行，保證檔案資料的價(jià)值和作用可以全面發(fā)揮出來。在工作中，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案資源的利用需求，檔案工作人員可以主動(dòng)到教學(xué)一線，精準(zhǔn)把握教學(xué)的動(dòng)態(tài)，對(duì)教學(xué)需求進(jìn)行客觀地分析，有針對(duì)性地制定工作計(jì)劃，以便中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量能夠進(jìn)一步提高。同時(shí)，在資料收集期間，做好調(diào)查研究，科學(xué)的編研檔案資源。此外，加大宣傳力度，借助新聞客戶端等平臺(tái)，做好檔案資料宣傳工作，保證學(xué)校人員都可以充分認(rèn)識(shí)到中學(xué)檔案資料收集工作的價(jià)值。

4 結(jié)束語

綜合而言，為了可以從整體的角度上提升中學(xué)檔案資料收集工作效率和質(zhì)量，應(yīng)該精準(zhǔn)把握中學(xué)檔案資料形成的內(nèi)在規(guī)律，對(duì)中學(xué)檔案資料的具體特點(diǎn)加以明確，科學(xué)的協(xié)調(diào)資料收集和日常登記工作，處理好資料收集和制度落實(shí)、服務(wù)等方面之間的關(guān)系，保證中學(xué)檔案資料收集工作的進(jìn)行可以有序，為學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用提供依據(jù)，以便學(xué)校教學(xué)工作的開展能夠穩(wěn)定、規(guī)范。