提高醫院人事檔案管理工作的優化措施

李英梅

（黑龍江農墾神經精神病防治院，黑龍江 佳木斯 154007）

近年來醫院規模不斷擴大，醫院工作人員檔案數量也呈現出不斷增加的態勢。這也使傳統人事檔案管理模式越來越無法滿足現代醫院管理流程，無法為人力資源管理工作提供可靠的數據支持。因此需要積極完善醫院人事檔案管理工作，推動人事檔案管理方式方法的創新，從而為醫院人事管理工作的規范化和科學化發展打下堅實的基礎。

1 醫院人事檔案管理工作的現狀

1.1 醫院人事檔案管理工作較為繁雜

人事檔案管理工作是醫院管理工作中較為關鍵的一個環節，對于醫院管理工作的有序開展和人力資源管理效率的提升都具有極為重要的意義。但醫院人事檔案管理工作過于繁雜，在實際工作不僅要對人力資源信息及時記錄和更新，同時還要做好檔案的保存和管理工作，收集和整理人力資源數據和信息，并進行分類，這樣在使用時能夠及時調出。醫院人事檔案將員工各項信息都包括在其中，因此在管理工作中還要及時對醫院員工工作活動檔案資料進行更新。由于檔案數據信息過于龐雜，這也增加了人事檔案管理工作的難度。

1.2 醫院人事檔案管理模式落后

傳統醫院人事檔案管理工作以紙質檔案為主，管理模式相對落后，檔案信息歸類和整理需要耗費大量的時間，而且檔案信息保存過程中還要占據醫院的儲存空間。再加之紙質檔案保存過程中容易受到外界因素影響而出現損毀。落后的管理模式不僅會增加管理成本，而且也不利于醫院人事管理效率的提升。

1.3 醫院人事檔案信息化建設相對滯后

在當前醫院人事檔案管理工作中，雖然也利用了信息化技術，檔案信息實現了數字化存儲。但人事檔案信息化建設相對滯后，檔案信息化僅局限于表面，缺乏深入性，這也導致醫院人事檔案信息化整體水平相對較低，沒有將信息化技術的優勢更好地體現出來。

2 提高醫院人事檔案管理工作的優化措施

2.1 創新人事檔案管理理念

在當前醫院發展過程中，人事檔案管理工作環境相對復雜，這就迫切要求醫院領導和檔案管理人員要轉變檔案管理理念，認識到人事檔案管理工作的重要性。在實際工作中，需要加大對人事檔案的宣傳力度，增強醫院員工檔案意識。并通過建立健全責任制和激勵機制，明確檔案管理人員的職責，充分地調動檔案管理人員工作的積極性。基于醫院現代化發展過程中對人事檔案信息的需求，醫院人事檔案管理人員需要重視自身專業技能和信息化素養的提升，因此要定期參加培訓和教育，這樣才能有效地滿足人事檔案管理工作的要求，提高人事檔案的利用率，為醫院人事管理工作的有序開展提供重要的保障。

2.2 完善人事檔案管理機制

醫院人事檔案管理工作的開展離不開完善的檔案管理制度，因此在實際工作中，需要根據醫院人事檔案管理工作的具體情況，不斷對人事檔案管理制度進行完善，為人事檔案管理工作的有序開展提供重要的指導和約束。同時還要重視信息技術的合理應用，不斷完善人事檔案管理系統，實現對醫院人事檔案信息的集中和統一管理。基于人事檔案的特殊性，在管理工作中還要建立專人負責機制，進一步明確人事檔案管理流程和標準，確保人事檔案開發利用過程中檔案信息的安全性。另外，醫院還要建立人事檔案信息檢索系統，實現人事檔案信息的高效檢索，為人事檔案管理和服務工作效率的提升打下良好的基礎。

2.3 打造醫院人事檔案管理信息化平臺

近年來醫院發展規模呈現出不斷擴大的態勢，醫院人事檔案的重要性也不斷凸顯出來。為了提高醫院人事檔案管理工作的效率，實現人事檔案信息的高效利用，醫院需要結合自身的實際情況，加快構建人事檔案管理信息化平臺，全面提高醫院人事檔案管理的信息化水平。工作人員要充分利用計算機處理能力，在醫院內部搭建人事檔案信息查詢平臺，這無論是對于醫院人事檔案信息的準確性和完整性，還是對醫院的健康發展都具有極為重要的意義。另外，還要將醫院檔案管理信息化平臺與辦公自動化系統進行結合，實現檔案信息的電子化管理，在降低醫院管理成本的同時，還能夠實現檔案信息的高效存儲，進一步提高醫院管理工作的效率和質量。

2.4 從多元化的角度加強人事檔案管理

醫院人事檔案信息十分龐大，這也需要在實際工作中積極應用先進技術手段來促進人事檔案管理模式的創新，加快推進人事檔案管理工作的多元化和網絡化發展，全面提高人事檔案管理工作的效率和質量。在實際工作中，宜應用信息技術整合醫院人力資源信息，并構建人事檔案信息數據庫，及時對數據庫的人才信息進行更新和調整，深入挖掘人才信息資源的隱藏價值。醫院領導層也需要加快轉變檔案管理理念，并重視大數據技術在日常管理工作中的應用，深入挖掘和分析檔案信息資源，為人力資源管理工作提供重要的依據。而且在實際醫院人事檔案管理工作中，還需要選擇適宜的軟件系統，采取先進的信息處理方式，并利用圖像、視頻等方式來進行資源共享。特別是要重視動態化管理手段的應用，及時發現人事檔案管理工作中存在的問題，并進行改善和優化，確保人事檔案信息的準確性，提高人事檔案管理工作的整體水平，為醫院各項工作的有序開展起到積極的促進作用。

2.5 提高醫院人事檔案利用率

醫院人事檔案管理工作承擔著醫院內部人才信息的采集、管理和分類等工作，能夠為人力資源管理工作提供重要的信息依據。因此在實際工作中，不僅要重視人事檔案管理系統的完善，還需要科學對醫院人事檔案數據進行分析，準確判斷醫院人力資源的現狀，看其是否與醫院改革發展需求相適應。并以具體的分析結果來制定人力資源規劃，保證醫院人力資源管理工作的有序開展。另外，還要根據人事檔案信息來制定與醫院自身相符合的人才培養計劃，全面提升醫院員工的業務水平和綜合素質，使員工的職業發展目標和醫院的整體發展目標保持一致，從而達到雙贏的目的。

3 結束語

在當前醫療體制改革不斷深入的新形勢下，醫院發展過程中面臨著更多的機遇和嚴峻的挑戰。基于這種大背景下，醫院人事檔案管理工作中要樹立科學的檔案發展觀，并積極對檔案管理模式進行創新，重視先進技術手段的應用，全面提高醫院人事檔案管理工作的整體水平，使其能夠為人力資源決策提供科學的依據，促進醫院的健康、長遠發展。