檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念分析

宗文杰

（石家莊東方熱電熱力工程有限公司，河北 石家莊 050000）

在檔案管理過程中，工作人員需要明確檔案數字化、數字化檔案和數字檔案三者概念，因為三個概念在檔案管理領域經常出現，再加上行業發展中不斷增加了三者的應用率，因此需要區分檔案數字化、數字化檔案和數字檔案，避免人們混淆的使用和理解。

1 分析檔案數字化、數字化檔案和數字檔案的概念

1.1 檔案數字化概念

1）概念。我國最早在1993年出現檔案數字化的理念，并且在檔案學研究中普遍出現檔案數字化概念。檔案數字化主要包括兩個方面：一方面轉變傳統檔案信息為數字檔案，例如在計算機中存儲紙質檔案的文字和表格以及圖形等，因此形成電子信息檔案。我國信息科技和計算機技術不斷發展，當前已經可以數字化存儲圖像和聲音等檔案。另一方面和第一方面是相反的，是還原數字化處理的電子檔案信息為傳統的文字信息檔案，第一方面是為了利用計算機轉化傳統檔案信息為數字化檔案，第二方面和第一方面是相反的，是還原電子檔案為傳統的檔案信息。出現檔案數字化概念之后，可以提高檔案存儲和查找的便利性，利用計算機技術挑選和分類傳統檔案，再數字化轉化檔案信息進行存儲。傳統檔案信息經過數字化處理之后，可以更加方便的存儲和保護檔案信息。檔案數字化需要和計算機掛鉤，此外需要轉化檔案其它信息載體為數字化信息。和傳統檔案之間具有差異性，例如數字化檔案記錄過程中具有可逆性，但是傳統檔案記錄方式具有不可逆特征[1]。

2）檔案數字化建設的必要性和意義。當前我國已經進入到信息時代，開始廣泛發展計算機網絡，并且深刻影響到社會各個領域，影響到人們的生活和工作等。在信息化的沖擊下，為檔案工作帶來發展契機，逐漸提升了檔案數字化發展水平。不斷提高辦公自動化水平，逐漸實現了無紙化辦公，從而形成大量的數字化檔案，檔案管理也要實現信息化管理模式，從而滿足時代發展需求。檔案數字化是信息時代發展的產物，開展檔案數字化管理具有先進性和時效性，向不同的載體分散，利用數字化形式存儲檔案信息，利用網絡連接方式，可以及時利用和共享檔案信息資源。

檔案涉及較多的數據資料等，這是國家重要的信息資源，具有顯著的社會經濟價值。機構負責人需要結合檔案開展決策，社會公眾也不斷增加檔案信息需求量，人們已經關注到檔案信息的時效性和便捷性。對比傳統檔案載體，數字化檔案獲取方式比較方便，同時不會損壞檔案元件。因此檔案部門需要轉變傳統管理和檢索方式，加快建設檔案數字化，為社會各界及時提供服務，在社會上共享檔案信息資源。

1.2 數字化檔案概念

我國發展數字化檔案的時間比較短，數字化檔案指的是數字化處理傳統檔案信息之后，形成的數字化的檔案就是數字化檔案，也可以被稱作是電子檔案。出現數字形式檔案，主要是因為我國提高了信息化進程，并且開始實施辦公網絡化和無紙化，在各個機構和平臺中每天都會產生較多的電子文件，歸檔電子文件之后，在電子檔案館中存儲所有的文件。此外我國科學技術不斷提升，可以利用電子數據庫技術和信息壓縮技術以及高速掃描儀等，轉化傳統紙質檔案和照片等信息，因此形成數字化信息檔案。

1.3 數字檔案

數字檔案和數字化檔案字面上看起來相差不多，但是二者內涵具有較大的差異性，近些年很多研究人員開始研究數字檔案，也逐漸提高了數字檔案研究文章的數量，但是卻沒有清晰的定義數字檔案，當前初步定位數字檔案為：利用計算機工具編碼檔案信息，并且在數據庫中存儲統計的數據，因此形成電子檔案。數字檔案是一種計算機語言，對比傳統的檔案載體，數字檔案創新了數據記錄載體和信息記錄方式，主要是利用計算機硬盤和移動U盤等記錄數據。數字檔案不斷發展，促進了信息化社會的可持續發展，可以歸檔和存儲人們日常生活和工作中產生的信息數據，同時建立數據庫，為后續數據查詢工作提供便利[2]。

2 辨析檔案數字化、數字化檔案和數字檔案

2.1 分析檔案數字化和數字化檔案的區別

檔案數字化指的是轉化傳統的檔案資料形式，使其成為數字化信息的過程。而數字化檔案通過利用數字信息技術復制傳統檔案信息，從而形成數字形式的檔案，這是一種復制品。實現檔案信息化需要利用數字信息技術，此外需要利用數字設備，結合工作標準轉化數字化檔案，這一轉化過程就是檔案數字化過程。數字化檔案和檔案數字化具有緊密地聯系，數字化檔案形成的過程為檔案數字化，檔案數字化的結果是數字化檔案。

針對狹義上的檔案數字化，指的是利用計算機錄入和轉化以及處理不同載體形式和記錄方式的檔案信息，轉化文字和圖像以及聲音等信息為數碼序列，在磁盤和光盤等載體中存儲。檔案數字化的對象是檔案，同時是一種非數字形式的檔案，實現檔案數字化，指的是轉化非數字形式檔案和數字信息。廣義上的檔案數字化一方面指的是檔案目錄數據庫，指的是在計算機中錄入紙質檔案目錄，因此建立檔案目錄的數據庫。另一方面是檔案全部數字化，指的是全文數字化，利用掃描方式錄入檔案全文，根據原貌存儲檔案全文為圖像文件，同時需要編制目錄索引，也可以利用光學字符識別檔案，并且利用文本形式存儲檔案[3]。

數字化檔案可以綜合利用計算機技術和掃描技術以及數據庫技術等，轉化各種檔案信息為數碼檔案復制品。數字化處理非數字形式檔案之后，形成數字形式檔案。數字化檔案是一種復制品，可以輔助檔案的管理和利用。

檔案數字化可以有效保護數字化檔案，在檔案數字化階段，通過利用數字化技術手段和數字化設備，根據數字化標準形成數字化檔案。檔案數字化和數字化檔案具有共同的目標，主要是提高檔案利用的便利性，促進現代信息社會發展，滿足社會各界的檔案信息需求，可以提供遠程服務，提高檔案應用的便捷性，更加高效的檢索檔案信息，避免因為頻繁利用檔案原件而引發磨損問題，從而有效保護原件資料。充分發揮出信息資源的作用，更好的開采和利用館藏檔案[4]。

2.2 數字檔案和數字化檔案的區別

數字檔案指的是事業單位和企業在實施社會活動的過程中，通過計算機等設備開發應用數字代碼記錄圖像、聲音和圖表文字等資料，這是一種新型檔案，主要是依賴于現代化信息技術手段，但是數字檔案具有傳統檔案的特征和本質屬性，因此數字檔案就是這真實的檔案。雖然數字檔案具有非人工識讀性，需要利用計算機程序解碼，并且利用輸出設備還原在線信息，最終實現人工識讀。數字檔案依賴計算機系統，產生和利用數字檔案都需要利用計算機系統。數字檔案的信息具有易變性，在生成和管理數字檔案的過程中可以修改信息內容。信息技術不斷發展，當前可以利用各種技術方法保障數字檔案的法律效應。

而數字化檔案并不具備檔案本質屬性，它只是利用數字形式復制了檔案信息，并不是真正的檔案。數字化檔案并不是一種歷史記錄，因此它不具備檔案特性，和復制的檔案之間具有較大的區別[5]。

攝影技術不斷發展，從而增加了信息記錄方式，也增加了檔案存儲方式。以攝影基礎為基礎發展的縮微技術，可以在檔案存儲中利用。攝影技術帶來了照片檔案，可以避免頻繁使用檔案原件而引發磨損問題，因此當前人們可以利用檔案縮微復制品。在社會活動中可以直接形成照片檔案，照片檔案具備檔案特征和屬性，因此也是真正意義的檔案。利用縮微技術處理檔案原件，因此形成檔案微縮復制品，但是這只是一種復制件，并不是真實的檔案。數字化檔案和微縮檔案具有相似性，都不屬于真正的檔案，只是利用新型技術條件而增加的檔案復制形式。

2.3 檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念區別

數字化檔案和檔案數字化的文字中都包含數字和檔案，但是二者和數字檔案的關系比較小。數字化檔案是數字化處理檔案的產物。在檔案數字化演變階段，檔案管理部門需要數字化加工檔案資料，在檔案數字化的過程中并不會產生新檔案。數字化檔案利用數字形式復制檔案資料，檔案管理部門負責掌控和產生數字化檔案。而數字檔案的產生過程具有較大的不同，企業和事業單位等在組織社會活動的過程中會直接產生數字檔案，并不是檔案管理部門加工而成的，是一種真實的檔案[6]。

3 檔案數字化、數字化檔案和數字檔案發展措施

3.1 提高信息化水平

提高檔案管理的信息化和數字化，有利于促進檔案工作發展。近些年我國不斷開發大數據工程，也進一步發展了信息技術，并且可以在檔案管理工作中利用，提高信息化水平，可以實現檔案去紙化目標。在計算機中錄入各種檔案信息，利用計算機軟件創建信息化檔案。同時以信息化為基礎實現數字化，在計算機軟件中錄入信息，提高信息查找的便利性。

3.2 開發大數據管理平臺

大數據技術不斷發展，促進了各個行業的發展，在檔案管理工作中也可以利用大數據處理技術，例如可以利用大數據數搭建信息化管理平臺，通過連接數據庫，為相關工作奠定數據基礎。此外利用大數據技術可以實時采集和整理檔案信息，方便使用者利用網絡開展各種工作，有利于深度開發檔案管理工作。

4 結束語

我國不斷提高社會信息化水平，也因此發展了我國信息產業。在信息化發展過程中，可以提高人們生活和工作的便利性，同時可以提高我國的軟實力，因此突出了檔案數字化的重要性，在今后發展過程中我國需要大力發展檔案信息數字化，提升信息資源管理水平。