探究大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作

趙 敏

（重慶市開州區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會，重慶 405400）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，在大數(shù)據(jù)時代下，媒體都會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)信息，為檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)與難度。通過借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠有效提高檔案管理效率，相關(guān)管理人員得以在短時間內(nèi)對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，為企業(yè)提供信息支持，并有效降低整個檔案管理工作所需的成本。對此，檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，打破固化的思維與管理方式，以發(fā)展的眼光規(guī)劃檔案管理工作的開展戰(zhàn)略。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理工作的影響

1.1 信息化檔案管理已成必然趨勢

大數(shù)據(jù)時代的到來為各個領(lǐng)域帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，為能夠滿足社會發(fā)展需要，檔案管理工作也應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)，構(gòu)建信息化的檔案管理平臺，進(jìn)而有效提高工作效率與效果，緊跟時代發(fā)展的步伐。通常對于檔案信息的管理是能夠為后續(xù)工作發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，若仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，在儲存與管理方面存在著一定局限性，不僅管理成本增加，同時會浪費大量的時間與勞動力，阻礙著檔案管理工作效率的提升。對此，在大數(shù)據(jù)時代背景下推行信息化檔案管理，對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析與整合，建立起信息間的關(guān)系，提高檔案價值，逐步成為發(fā)展的必然趨勢。

1.2 有效提高檔案數(shù)據(jù)利用率

隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作為能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展需要，必須要進(jìn)行創(chuàng)新與變革，通過建立起檔案信息庫，將海量信息匯集，進(jìn)行科學(xué)分類與整理，能夠為檔案信息提供充足的存儲空間，便于相關(guān)工作人員在后續(xù)查閱與利用，提高檔案管理工作整體效率，并明確了檔案信息的價值，有效提高檔案利用率，推動檔案管理建設(shè)的進(jìn)程[1]。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 管理機(jī)制未得到健全

在當(dāng)前開展檔案管理工作的過程中，由于相關(guān)管理機(jī)制未能夠得到健全與完善，檔案內(nèi)容存在著一定紕漏，影響著檔案的整體利用價值。在大數(shù)據(jù)時代下，一些內(nèi)部檔案的管理具有保密性，涉及相關(guān)領(lǐng)域的機(jī)密問題，部分檔案管理人員在實際工作中由于缺乏安全意識，且工作責(zé)任感不夠強(qiáng)烈，并未重視起對檔案信息的嚴(yán)格管控，同時沒有響應(yīng)的管理機(jī)制作為依據(jù)，在人們獲取檔案信息的同時，容易出現(xiàn)信息泄漏與破壞的問題，從而為后續(xù)工作埋下了安全隱患，阻礙著檔案管理工作的順利推進(jìn)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案信息進(jìn)行收集、分類與整理，是檔案發(fā)展與建設(shè)的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代背景下，為能夠滿足各個領(lǐng)域?qū)τ跈n案信息的需求，要求其管理人員具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠掌握管理與操作技巧，同時保障檔案管理工作的安全性。在實際檔案管理工作中，部分工作人員存在著專業(yè)素質(zhì)較低的問題，實際操作與管理能力較差，相關(guān)企業(yè)也未重視起對檔案管理人員的培養(yǎng)，缺乏專業(yè)理論與操作的正確指導(dǎo)，在推進(jìn)信息化檔案管理工作中無法給予更多支持，阻礙著檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作發(fā)展策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理工作的安全管理意識

在大數(shù)據(jù)時代下開展檔案管理工作，首先就應(yīng)重視起加強(qiáng)檔案管理安全性，通過對檔案信息數(shù)據(jù)的有效整合，得以為其他工作提供重要保障。大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用在一定程度上有效推動著檔案管理工作效率的提升，但同時也為檔案管理工作帶來了新的問題與挑戰(zhàn)。隨著信息化的普及，檔案信息獲取速度不斷提升，相關(guān)風(fēng)險也隨之增加，若仍未重視起對檔案管理的安全管理，將會直接導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失與泄漏的情況。對此，企業(yè)應(yīng)重視起對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷加強(qiáng)其安全管理意識，要求工作人員在能夠使用規(guī)范化的操作，以此確保檔案信息的保密性，同時可以聘請專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理平臺開展定期維護(hù)，保障檔案管理工作的安全性，滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要[2]。

3.2 重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員在檔案工作中占據(jù)著重要位置，其職業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案管理工作的效率與質(zhì)量，相關(guān)企業(yè)必須要重視起對管理人員的培養(yǎng)。在日常工作中。企業(yè)應(yīng)組織管理人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，引導(dǎo)其充分意識到檔案管理的重要意義，促使管理人員職業(yè)素養(yǎng)與道德意識得到有效提高，能夠以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度處理各項檔案工作。隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)應(yīng)注重對人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，積極引進(jìn)人才并留住人才，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作的開展與 變革。

3.3 構(gòu)建并完善大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺

在開展檔案管理的過程中，若想切實提高管理水平與效率，需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，構(gòu)建并完善大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)的應(yīng)用價值。檔案管理工作應(yīng)重視及時性的原則，要求相關(guān)工作人員能夠采取統(tǒng)一的信息儲存、分析、管理等處理過程，及時將最新的檔案信息數(shù)據(jù)更新至管理平臺中，實現(xiàn)對檔案信息資源共享平臺的完善，未相關(guān)企業(yè)提供信息支持，發(fā)揮檔案信息的參考作用。在后續(xù)管理中，管理人員需要進(jìn)一步探索大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的優(yōu)勢，并合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，將檔案信息管理平臺的安全維護(hù)工作放于首要位置。若想將大數(shù)據(jù)與檔案管理經(jīng)有效結(jié)合，推進(jìn)工作效率與效果的不斷提升，在原有管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)科學(xué)分析社會發(fā)展現(xiàn)狀，把握企業(yè)需求，以嚴(yán)格的程度監(jiān)督管理工作的開展，要求相關(guān)工作人員以規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)作為參考，在需要進(jìn)行檔案信息查閱與調(diào)取時，應(yīng)在負(fù)責(zé)人審批才能夠繼續(xù)進(jìn)行，有效維護(hù)檔案信息的安全性，保障大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺的順利運行[3]。

4 結(jié)語

隨著當(dāng)前社會的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，把握發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理工作的安全管理意識，重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，構(gòu)建并完善大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的有效整合，確保檔案管理價值得以全面發(fā)揮，促使檔案管理工作朝著科學(xué)的方向得到進(jìn)一步發(fā)展。