探究大數據時代下的檔案管理工作

趙 敏

（重慶市開州區住房和城鄉建設委員會，重慶 405400）

隨著信息技術的不斷發展與成熟，在大數據時代下，媒體都會產生海量數據信息，為檔案管理工作帶來了一定的挑戰與難度。通過借助大數據技術，不僅能夠有效提高檔案管理效率，相關管理人員得以在短時間內對檔案信息數據進行處理，為企業提供信息支持，并有效降低整個檔案管理工作所需的成本。對此，檔案管理部門應順應時代發展趨勢，打破固化的思維與管理方式，以發展的眼光規劃檔案管理工作的開展戰略。

1 大數據時代背景下對檔案管理工作的影響

1.1 信息化檔案管理已成必然趨勢

大數據時代的到來為各個領域帶來了新的發展機遇，為能夠滿足社會發展需要，檔案管理工作也應積極利用大數據技術與信息技術，構建信息化的檔案管理平臺，進而有效提高工作效率與效果，緊跟時代發展的步伐。通常對于檔案信息的管理是能夠為后續工作發展提供數據支持，若仍采用傳統的紙質檔案管理形式，在儲存與管理方面存在著一定局限性，不僅管理成本增加，同時會浪費大量的時間與勞動力，阻礙著檔案管理工作效率的提升。對此，在大數據時代背景下推行信息化檔案管理，對海量數據信息進行分析與整合，建立起信息間的關系，提高檔案價值，逐步成為發展的必然趨勢。

1.2 有效提高檔案數據利用率

隨著互聯網與信息技術的發展，在檔案管理工作中得到了廣泛應用，在大數據時代下，檔案管理工作為能夠更好地適應時代發展需要，必須要進行創新與變革，通過建立起檔案信息庫，將海量信息匯集，進行科學分類與整理，能夠為檔案信息提供充足的存儲空間，便于相關工作人員在后續查閱與利用，提高檔案管理工作整體效率，并明確了檔案信息的價值，有效提高檔案利用率，推動檔案管理建設的進程[1]。

2 大數據時代下檔案管理工作發展現狀

2.1 管理機制未得到健全

在當前開展檔案管理工作的過程中，由于相關管理機制未能夠得到健全與完善，檔案內容存在著一定紕漏，影響著檔案的整體利用價值。在大數據時代下，一些內部檔案的管理具有保密性，涉及相關領域的機密問題，部分檔案管理人員在實際工作中由于缺乏安全意識，且工作責任感不夠強烈，并未重視起對檔案信息的嚴格管控，同時沒有響應的管理機制作為依據，在人們獲取檔案信息的同時，容易出現信息泄漏與破壞的問題，從而為后續工作埋下了安全隱患，阻礙著檔案管理工作的順利推進。

2.2 檔案管理人員專業素質有待提升

在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案信息進行收集、分類與整理，是檔案發展與建設的重要組成部分。隨著信息技術的高速發展，在大數據時代背景下，為能夠滿足各個領域對于檔案信息的需求，要求其管理人員具備較強的學習能力，能夠掌握管理與操作技巧，同時保障檔案管理工作的安全性。在實際檔案管理工作中，部分工作人員存在著專業素質較低的問題，實際操作與管理能力較差，相關企業也未重視起對檔案管理人員的培養，缺乏專業理論與操作的正確指導，在推進信息化檔案管理工作中無法給予更多支持，阻礙著檔案管理工作的創新發展。

3 大數據時代下檔案管理工作發展策略

3.1 加強檔案管理工作的安全管理意識

在大數據時代下開展檔案管理工作，首先就應重視起加強檔案管理安全性，通過對檔案信息數據的有效整合，得以為其他工作提供重要保障。大數據技術的運用在一定程度上有效推動著檔案管理工作效率的提升，但同時也為檔案管理工作帶來了新的問題與挑戰。隨著信息化的普及，檔案信息獲取速度不斷提升，相關風險也隨之增加，若仍未重視起對檔案管理的安全管理，將會直接導致檔案信息出現丟失與泄漏的情況。對此，企業應重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，不斷加強其安全管理意識，要求工作人員在能夠使用規范化的操作，以此確保檔案信息的保密性，同時可以聘請專業技術人員對檔案管理平臺開展定期維護，保障檔案管理工作的安全性，滿足當前大數據時代的發展需要[2]。

3.2 重視對檔案管理人員專業素質的培養

檔案管理人員在檔案工作中占據著重要位置，其職業能力與專業素質直接決定著檔案管理工作的效率與質量，相關企業必須要重視起對管理人員的培養。在日常工作中。企業應組織管理人員積極學習有關檔案管理的規范制度，引導其充分意識到檔案管理的重要意義，促使管理人員職業素養與道德意識得到有效提高，能夠以嚴謹的態度處理各項檔案工作。隨著科學技術與信息技術的普及與應用，在大數據時代下，企業應注重對人才結構的優化，提高檔案管理人員綜合素質，積極引進人才并留住人才，進而推進檔案管理工作的開展與 變革。

3.3 構建并完善大數據檔案信息管理平臺

在開展檔案管理的過程中，若想切實提高管理水平與效率，需要順應大數據時代發展，構建并完善大數據檔案信息管理平臺，充分發揮大數據技術與信息技術的應用價值。檔案管理工作應重視及時性的原則，要求相關工作人員能夠采取統一的信息儲存、分析、管理等處理過程，及時將最新的檔案信息數據更新至管理平臺中，實現對檔案信息資源共享平臺的完善，未相關企業提供信息支持，發揮檔案信息的參考作用。在后續管理中，管理人員需要進一步探索大數據檔案管理平臺的優勢，并合理應用網絡安全技術，將檔案信息管理平臺的安全維護工作放于首要位置。若想將大數據與檔案管理經有效結合，推進工作效率與效果的不斷提升，在原有管理制度的基礎上，應科學分析社會發展現狀，把握企業需求，以嚴格的程度監督管理工作的開展，要求相關工作人員以規范化標準作為參考，在需要進行檔案信息查閱與調取時，應在負責人審批才能夠繼續進行，有效維護檔案信息的安全性，保障大數據檔案信息管理平臺的順利運行[3]。

4 結語

隨著當前社會的不斷發展，大數據技術在各個領域得到了廣泛應用，檔案管理工作也應順應時代發展趨勢，把握發展機遇，加強檔案管理工作的安全管理意識，重視對檔案管理人員專業素質的培養，構建并完善大數據檔案信息管理平臺，實現大數據技術與檔案管理工作的有效整合，確保檔案管理價值得以全面發揮，促使檔案管理工作朝著科學的方向得到進一步發展。