人事檔案管理與大數據

汪衛杰

（河南商丘市梁園區人力資源和社會保障局，河南 商丘 476000）

1 大數據帶來的機遇

1）有利于保護各類檔案文化資源，確保檔案收集的完整性。檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數據”的完整。

2）有利于優化檔案業務工作流程，提升檔案業務管理工作能力。大數據時代，云計算、云存儲、微服務、云服務、遠程服務、大數據挖掘和分析等技術，檔案網絡管理系統和應用平臺的出現，實現檔案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技術支持、全智能服務，可以有效減輕檔案工作者任務負擔，利用信息科學技術提高檔案管理工作水平。

3）有利于挖掘檔案增值信息，創造社會、經濟雙重效益。利用大數據技術開發使用檔案管理軟件和系統，有利于把具有民族價值、文化價值、民生價值、社會價值、經濟價值的檔案進行深挖分析，以供全社會共享共用。

4）有利于加強檔案管理機構的職能職責，構建科學的檔案管理體系。大數據時代下檔案管理模式創新研究，尤其是對檔案管理機構的準確定位和職能優化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強檔案部門與其他部門的協同合作，同時又節省了人力、物力和財力，為建立科學的現代化檔案管理模式創造了可能。

2 管理者觀念的改變

正確認識大數據時代給我國檔案管理工作帶來的變化，這就要求我們用發展的視角去認識檔案價值，用創新的思維去拓展檔案領域，用科學的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術去提升檔案管理 能力。

1）大數據觀。大數據時代到來的最大最顯著特征就是數據量的劇增，大到我們采用一般的方法和技術無法對其進行描述和處理。大數據并非對數據量大小的定量描述，問題的關鍵在于如何快速獲取數據價值的程度。在對需要解決的問題進行相關數據分析時，重點是要對數據進行科學分類、優化整合而不是數據越多越好。如果說過去是受主客觀條件的影響而沒有遵循一切數據皆歸檔的原則的話，那么現在數據充足技術發達的大數據時代，數據即檔案，所以檔案部門應該盡快樹立起檔案大數據觀。

2）大檔案觀。大數據觀強調的是對數據的重視，抱持一切數據皆有用的思想。大檔案觀則是要將一切皆有用的數據視為檔案，轉變成一切檔案皆有用的態度。對于大檔案館的理念可以從二個方面來理解。首先，“一切歸檔”成為可能，讓檔案的大門更加開放。在檔案歸檔的范圍上門要打得更開，做到包羅萬象涵蓋所有，將社會產生的一切具有保存和利用價值的信息記錄視為檔案。只要在需要的時候可供檢索利用，發揮應有的價值，那它就是潛在檔案。

3）大服務觀。大數據是信息科技領域顛覆性的技術變革，但大數據不只是技術的革新，實質上計算機服務時代的來臨，對數據的抽絲剝繭、總結結論更體現了計算機行業正從技術供應型轉為服務供應型，技術的變革是服務的高層次要求，技術的進步是為了提供更好的服務。利用服務是數據存在的最終目的和意義，大數據時代，檔案部門不僅可以運用信息技術把隱藏在海量數據中的知識揭示出來，對用戶的利用習慣和興趣趨向進行數據挖掘和量化分析，改變檔案利用服務方式，提升檔案服務的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準、知識含量高的檔案定制、推送服務，實現大檔案大服務。

4）大平臺。檔案數據大平臺建設函括二個方面的內容。首先，檔案管理系統互聯網平臺的開發應用是重中之重。其次，建立行業內部檔案管理系統局域網平臺。克服各地區因獨立操作造成的“信息孤島”和信息流轉不便的難題，通過權限管理和信息流通，實現數據資源的相對集中，外部信息也可通過附屬軟件直接導入導出系統，大大提高了上下級和部門間公文處理的效率。

3 檔案數據資源體系的變化

1）檔案數據的來源更廣。檔案館是集中統一永久保管黨和國家檔案的科學文化事業機構，是科學研究和社會各界利用檔案史料的中心，所以檔案過去的功用主要體現在維護和傳承黨和國家的記憶上，這在一定程度限定了檔案的來源，它們大多都是機關、企事業單位經年累月后精挑細選的“成品”，大數據時代，檔案數據的來源更多地傾向網絡化、社會化、平民化。

2）檔案數據的內容更豐富。對于檔案部門來說，信息資源是安身立命之本，檔案數量越大、門類越多就越有利于檔案價值的發揮，強化檔案部門的社會地位。大數據時代早已讓 IT 行業風起云涌，后知后覺的檔案部門受到大數據的影響，檔案數據本身也發生了變化。

3）檔案數據的收集方式多樣。信息資源數量再多，沒有被收集歸檔就不是檔案，就不能起到檔案作為權威的作用。檔案業務工作的第一環就是檔案的收集，在傳統的管理方式下，收集主要靠的是主動移交，單位各科室定時向綜合檔案室移交，各單位定時向各級國家綜合檔案館移交，還要打好移交清冊，以免損毀丟失。

4 檔案利用服務體系的變化

1）檔案服務對象。過去檔案部門主要是為黨和政府有關部門服務，為企事業單位服務，為公務員和職工服務，他們是檔案最大、最直接的受益群體。面對新形勢，國家更注重惠及民生檔案資源的收集，檔案更傾向于為廣大人民群眾服務，要為城市發展和市民服務，要為智慧城市的建設服務，要為新農村建設服務，要為農民老百姓 服務。

2）檔案服務內容。檔案服務一直遵循著“你來館我來找”的模式，館內資源就是檔案部門服務內容的全部，館外資源還不是檔案，不屬于服務責任范圍。但是檔案只是信息資源的鳳毛麟角，館外資源只因數量巨大超出檔案部門處理信息的能力而被迫流于館外。大數據時代，館外資源尤其是網絡資源顯現出自身的優勢和價值，應該被納入檔案服務內容的范圍，擴充檔案服務內容，追求檔案服務內容差異化、精細化。

3）檔案服務方式。檔案館作為檔案服務的實體機構，擁有龐大的檔案資源，傳統的檔案服務基本以館藏為依托，檔案用戶得拿著紅戳證明親自到當地或檔案所在地檔案館進館查詢。大數據時代，網絡的發達開創了檔案遠程服務方式，不管是需要解決實際問題，還是進行咨詢研究，都可以經由檔案網站的互動信息欄與檔案館取得聯系，用戶表達訴求，檔案館再將檔案通過在線傳輸、打包郵寄或其它方式提供給用戶。

4）檔案服務目的。檔案服務的最高目的在于最大限度的滿足用戶的信息需求。大數據時代，用戶需要對不同層面、不同領域、不同方向的檔案信息的進行深入了解，通過對信息內容的篩選和捕捉加上自己的知識儲備和理解，將無序混亂的信息整理成能夠解決特定問題的答案或方法。

檔案作為真實的歷史記錄被悉心保存，最終的目的就是需要檔案部門維護好黨和國家利益，服務好人民群眾，滿足社會公眾對檔案的利用服務需求。