企業檔案信息資源開發利用工作研究

趙驪玢

（上海福壽園實業集團有限公司，上海 201700）

新時代檔案行業的發展需要進一步發展檔案信息資源，進一步強調檔案信息資源的價值。本文提出了若干新時代檔案信息資源開發利用戰略，希望提高檔案信息資源利用效率，加快檔案信息資源共享，突出檔案信息資源的價值。

1 企業檔案信息資源的開發利用概述

信息資源的開發和利用是檔案管理的根本目標，也是利用其中所載信息價值的主要手段。目前，為了使企業能夠更好地發展，它們必須確定自己的發展方向和需求，查明和改進問題。所有這些都與檔案的開發和使用密切相關。特別是，在當今技術變革的時代，企業對檔案和信息資源的更廣泛地利用提高了其信息的價值，從而進一步提高了相關工作在企業發展中的地位。

2 企業檔案開發利用工作現狀和問題

1）企業檔案開發利用工作現狀。檔案的價值在于其使用，企業檔案工作的重要性主要體現在服務于企業的發展上。目前，大多數公司的檔案管理模式落后，檔案存取仍然是一種非活躍、缺乏創新的服務。一方面，由于數字資源有限，缺乏先進的研究模式，目前存檔效率低下；另一方面，由于許多企業對檔案管理重視不夠，檔案管理人員的總體素質低下，以及企業內部缺乏科學的檔案管理服務模式。解決這些問題的第一步是不斷改進檔案管理人員的工作。

2）企業檔案開發利用工作問題。目前，企業檔案資源開發面臨的挑戰包括：對檔案資源開發認識不足、檔案工作機制不足、檔案資源不夠豐富、檔案質量差以及檔案工作人員不足。針對這些問題，收集關于檔案使用情況的反饋意見是一個更好的解決辦法。

3 企業檔案信息資源開發利用的必要性

第一，從企業管理層決策的角度來看，企業檔案信息資源的開發利用可以使企業管理更加精確。公司檔案是公司管理的基礎之一。新的業務經理可以從歸檔中了解公司的歷史和發展趨勢，而舊的業務經理可以更準確地了解公司未來的運營目標。在企業檔案信息資源的支持下，企業的生產活動和市場經濟的變化記錄在檔案中，有助于企業領導人在企業的長期商業活動中建立企業文化。同樣，企業文化的長期發展是企業賴以生存的基石，企業檔案信息資源的開發是幫助企業文化逐步發展的手段。作為促進企業文化的一部分，企業可以通過樹立自己的形象加強核心競爭力。最后，公司檔案信息資源的開發利用確保了公司檔案管理的成本效益，滿足了公司最基本的需要。信息資源合理利用后，企業招標過程中遇到的問題、科研投入、設備改造等都會得到解決，公司的操作系統會越來越完善，公司未來的發展方向也會越來越清晰，企業的經濟績效自然會提高。

4 加強企業檔案信息資源開發利用的重要途徑

1）進行源頭管理。重視檔案信息資源的建設工作，需要從源頭出發，嚴格控制檔案信息資源的質量，確保信息資源能夠具有較高的開發價值。企業需要加強對檔案信息資源的建設。在源頭管理方面，企業下屬的各個部門和單位需要加大對檔案的管理力度，并配備專業的檔案管理人員來管理整個項目部門的檔案資料管理工作，這不僅需要企業制定一個完整的檔案管理制度，同時需要各個部門之間開展緊密的合作，并進行相關的考核工作。只有這樣，才能夠真正地實現源頭管理的目標，這對于檔案信息建設具有重要的意義，也能夠為檔案信息資源的開發利用奠定堅實的基礎。

2）提升檔案信息資源開發利用的信息化水平。首先，我們要加強數字化建設，各級檔案必須確定信息資源開發和利用的優先次序，并有針對性地、有條理地實現檔案數字化。數字化不應局限于紙面檔案，而應包括圖像、視頻、錄音和縮微膠片等各種媒體。應加快建立電子文件中心和數字檔案，重點是加強檔案數據庫管理系統、電子文件管理系統、數字檔案信息的轉移和獲取系統。應積極促進新時代檔案信息資源的新模式，重點是建立和提供檔案專題數據庫，以便更有針對性和系統化地開展工作。其次，我們要積極應對網絡潮流，需要充分利用互聯網手段，建立一個檔案資源共享和信息服務平臺，擴大公眾獲取檔案信息服務的機會，并向社會提供全面的檔案信息服務；利用多媒體技術在網絡環境中發展檔案，建立一個新的平臺，以展示和傳播檔案研究成果，引導檔案資源，最大限度地提高檔案信息交流的效率，擴大檔案信息資源的覆蓋面和影響。我們要加強智能管理，智能歸檔管理減少了歸檔人員的工作量，加快了歸檔信息資源的開發和分發。我們需要在檔案的開發和利用方面深入研究先進的新技術，在設備、技術和資源的開發和利用方面進行綜合創新，以改變傳統管理，采用成熟和穩定的技術。

3）加大檔案宣傳力度，樹立開發利用意識。為了最大限度地提高檔案信息資源開發利用的效率，社會全體成員必須積極支持和參與檔案信息資源的開發利用，以贏得全社會的響應。提高全社會對開發和利用檔案和信息資源的重要性的認識，采取多種方法確保整個社會真正承認檔案管理。可以充分利用電視、報刊和因特網等各種媒體，積極宣傳與檔案信息資源開發和利用有關的法律法規，充分傳播檔案信息資源的相關知識點，指導人們充分利用檔案信息。與此同時，提高認識活動應側重于如何開發和利用存檔信息資源，包括通過網站、微信公益告示、報紙廣告、特別會議和展覽，以便向公眾提供信息，使公眾能夠真正了解。

4）檔案信息化軟件的選擇和維護。企業在進行檔案信息化建設過程中，需要正確地選擇檔案管理的軟件并且做好后續的維護工作，從而使得檔案信息化軟件能夠在實際中發揮其應有的價值和效果，在進行檔案信息化軟件選擇時，需要選擇信譽較好的生產廠商，或者是邀請社會上的專家學者適用到企業中進行信息軟件的編制。另外，還需要明確系統的升級能力以及開發能力，實現軟件的有效升級以及管理，只有企業的檔案信息化管理軟件能夠順應信息化管理的需求，才可以提升實際的工作效果。其次，在進行檔案信息化軟件選擇時，需要配備標準化的功能以及設備，選擇產品時需要符合我國的相關標準以及要求，特別是選擇一些主流產品和國外一些實力雄厚的軟件公司所推崇的產品，從而減少實際維護的費用。在設備選擇時，需要充分地考慮網絡的容載量以及響應速度。在進行檔案信息化管理工作時，需要嚴格按照我國推薦信息化管理的標準，結合自身的發展需要和特點，搭建完善的內部維護和管理體系，在維護工作中需要做好數據的記錄工作，企業也可以建立獨立性的數據庫，從而保證實際工作效率的提升，解決由于以往檔案管理信息化建設中不足之處所帶來的困擾。

5 結束語

隨著經濟社會的快速發展，對企業檔案管理工作的要求越來越高。檔案資源利用便捷化、管理信息化、制度標準化、隊伍專業化等成為企業檔案開發利用工作發展的新標準和要求，我們應積極適應時代發展的要求，不斷完善體制機制，最大限度地發揮企業檔案信息資源在服務企業發展、促進經濟社會發展過程中的重要作用，為實現中華民族偉大復興的中國夢貢獻力量。