基層事業單位檔案信息化建設水平提高的策略研究

蘇曉燕

（山西省忻州市五寨縣杏嶺子鄉政府，山西 忻州 036200）

提高基層事業單位檔案信息化建設水平，是現階段基層事業單位檔案管理工作的重要內容，完成這項內容可以有效促進檔案管理效率的提高。由此可見，基層事業單位檔案信息化建設在基層事業單位中的重要地位。在提高檔案信息化建設水平工作中，基層事業單位應該對現有的信息化建設工作進行深入的研究，制定詳細的信息化建設策略，全面提高基層事業單位檔案信息化建設水平，確保基層事業單位檔案信息化建設水平穩步提升。

1 提高基層事業單位檔案信息化建設水平的重要性

作為基層事業單位綜合管理工作的重要組成部分之一，基層事業單位的檔案管理工作有效促進了基層事業單位的綜合發展方向，支持著基層事業單位管理決策的制定。目前，傳統檔案管理方式已經無法滿足檔案管理需求，推進信息化建設在這一背景下成為促進檔案管理工作發展的重要手段，促進基層事業單位檔案資源得到優化利用。以下就從三個方面分析提高基層事業單位檔案信息化建設水平的重 要性：

第一，促進了工作程序的簡化，工作人員的工作強度有效降低。在以往的檔案管理工作中，基層事業單位采取的都是人工手工收集材料的方式，由于檔案數量巨大，工作人員的工作量十分繁重，通過信息化建設，基層事業單位的檔案管理工作在數據的收集與管理方面更加高效，充分發揮了互聯網信息技術的自動化和網絡化的優勢，還能夠共享數據資源，既能夠減輕工作人員工作量，還能夠使檔案管理工作更加便捷、高效[1]。

第二，促進了檔案管理期限的有效延長。傳統的檔案管理工作中，工作人員需要在紙上對數據進行記錄，由于紙張比較脆弱，在人為因素或者環境因素等外界因素影響下，檔案管理時間因此大大縮短。結合電子平臺和網絡平臺進行檔案信息化建設，并逐漸提高信息化建設水平，可以有效確保檔案的安全性和完整性，通過磁盤來存儲檔案信息，有效彌補傳統紙質記錄的弊端，成本也得到了有效地控制，節省了檔案管理空間，檔案管理工作的開展更加快捷。

第三，促進了檔案資源的優化利用。通過提高檔案信息化建設水平，可以使檢索和查閱檔案更加的快捷，隨著信息化建設水平的不斷提高，檔案信息的數據處理能力得到了極大地強化[2]。由于傳統的檔案管理中工作人員需要逐個查找才能夠找到需要的信息，費時費力，而信息化建設水平的提高，工作人員通過計算機就能夠更加輕松、精準的獲取需要的資料，使得后續的相關工作效率也大大提升。

2 基層事業單位檔案信息化建設水平提升策略

提升基層事業單位檔案信息化建設水平，有利于基層事業單位現代化建設和發展進程的推進，因此，基層事業單位應該結合現階段的發展實際，從多方面入手對如何提高檔案信息化建設水平的策略進行積極地探索，完善檔案信息化建設發展模式，推進基層事業單位綜合管理系統的優化。以下主要分析了提高基層事業單位檔案信息化建設水平的策略。

2.1 在日常管理中融入檔案信息化管理工作

為了有效促進檔案管理效率，優化利用檔案資源，基層事業單位需要重視檔案管理信息化建設，對檔案信息化建設的實際價值進行明確，在日常管理工作中積極融入檔案管理信息化建設工作，將檔案信息化建設與基層事業單位的可持續發展相結合，對管理規范和規劃進行科學的制定，為檔案管理工作的優化開展提供保障，全面提升管理效率[3]。此外，要想確保檔案信息化建設效果的提高，基層事業單位還應該積極開展宣傳教育工作，組織各部門工作人員學習檔案信息化建設的相關內容，在明確檔案信息化建設重要性的前提下，對信息化建設工作水平的提升給予最大程度的支持與配合，通過基層事業單位的多部門相互協作，促進檔案信息化建設水平的全面提升，優化利用檔案資源。

2.2 結合信息技術加強檔案管理設施建設

現階段，社會范圍內對信息技術的應用逐漸普及，為了使基層事業單位檔案管理工作的實際效果得到充分保證，促進檔案資源的優化利用，基層事業單位本身應該在檔案管理工作中對信息技術的應用進行探索，促進檔案管理工作的信息化建設步伐。基層事業單位在實施具體工作的過程中，應該加強資金投入，優化信息化建設的基礎設施建設，使檔案信息化建設水平的提升能夠獲得先進的計算機和網絡軟件配給支撐。

與此同時，信息技術的運用可以將檔案管理對象向電子文件、視頻資源等方面進行拓展和延伸，檔案資源的全面性得到了充分的保障。信息化建設中，基層事業單位要對檔案資源數據庫建設進行強化，除了要對檔案信息進行大量的收集以外，還要在存儲和管理的過程中對檔案進行分類，便于后續更好的查詢與利用檔案資源。另外，要想更好的推進檔案信息化建設，基層事業單位應該重視培養相應的人才，使從業人員能夠具備專業的知識，在檔案信息化建設中更好的應用信息技術，支撐檔案信息化建設不斷走向更高水平。

2.3 應用信息技術促進主動服務意識的提高

在傳統的檔案管理工作實踐中可以發現，工作人員在管理檔案資源的過程中往往處于被動狀態，盡管可以使檔案資源管理效果得到保證，但是無法對檔案資源進行優化利用，較低的資源利用效率會給基層事業單位整體管理和服務工作的提升帶來不利影響。因此，基層事業單位在應用信息技術發展的過程中，檔案資源的利用面臨著新的挑戰，要在信息技術的支持下由傳統的被動管理服務理念向主動的檔案信息推送服務轉變，檔案管理人員應該不斷提高自身的主動服務意識，主動了解和分析各部分工作情況，從而優化處理檔案資源，通過電子檔案信息的方式使各部門的在開展相關工作時能夠獲得一定的信息支持[4]。

除此以外，要想使各部門在利用檔案資源的過程中更加便捷，基層事業單位可以構建一系列監管嚴謹的檔案資源查詢與借閱平臺，使單位內部工作人員快速的查詢和借閱單位的檔案資源，為各項工作的開展創造有利條件，提高檔案資源的應用效率，使基層事業單位的平穩運行得到順利推進。對于促進工作人員的主動服務意識方面，基層事業單位可以定期組織檔案管理人員進行相應的培訓，使工作人員能夠認識到其自身肩負的責任，提高工作人員的使命感，進而提高工作人員的主動服務意識，不斷促進檔案信息化建設水平的穩步提高。

3 結語

總而言之，基層事業單位檔案信息化建設是大勢所趨，基層事業單位要想提高自身檔案管理質量，首先要認識到檔案信息化建設的重要性，再結合自身實際工作情況，結合信息技術探尋相應的信息化建設策略，并不斷提高信息化建設水平，促進檔案資源利用效率的提升，進而促進基層事業單位整體發展水平。