“互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理再思考

才仁卓瑪

（青海省婦幼保健院，青海 西寧 810000）

婦幼保健院具有社會公益性特征，具備婦幼保健服務(wù)及公共衛(wèi)生管理職能，檔案作為婦幼保健院聲像、技術(shù)、院史、病例等信息的主要存儲方式，可為人員調(diào)動、服務(wù)建設(shè)提供依據(jù)，但受到信息復(fù)雜等因素制約導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式效率低下，為促進(jìn)婦幼保健院新時代建設(shè)，應(yīng)借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式展開創(chuàng)新。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

婦幼保健院在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下存在以下機遇：1）提高管理效率與檔案時效。婦幼保健院信息繁雜，檔案管理難度較大，信息產(chǎn)生間隔較短，例如：若未及時更新婦幼住院信息，則會導(dǎo)致檔案失去時效，無法為婦幼保健院日常管理提供信息依據(jù)，而電子檔案可借助專業(yè)管理系統(tǒng)實現(xiàn)快速信息更新，消除管理難度大、時效低缺陷[1]。2）實現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)等技術(shù)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代愈發(fā)成熟，可在先進(jìn)技術(shù)支持下提高檔案歸納效率，優(yōu)化檔案管理方法，實現(xiàn)檔案快速分類。3）提高檔案利用率，實現(xiàn)空間拓展。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案調(diào)閱流程繁瑣，信息查找緩慢，導(dǎo)致婦幼保健院檔案應(yīng)用程度不高，而電子檔案在技術(shù)支持下可完成精準(zhǔn)查詢，極大提高檔案利用率，此外將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可節(jié)約現(xiàn)實空間，消除紙質(zhì)檔案空間占用大缺陷。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，婦幼保健院面臨以下挑戰(zhàn)：1）電子檔案雖可降低紙質(zhì)檔案丟失概率，但卻面臨信息泄露隱患，黑客技術(shù)、數(shù)字病毒入侵性隨信息技術(shù)發(fā)展而提高，部分不法分子為謀取不正當(dāng)利益而盜取隱私檔案，為婦幼保健院電子檔案的建設(shè)發(fā)展帶來極大挑戰(zhàn)。2）信息化檔案管理模式對于婦幼保健院而言較為陌生，管理模式相對不健全，需婦幼保健院根據(jù)自身發(fā)展而逐漸摸索。3）電子檔案建設(shè)對專業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，大多數(shù)婦幼保健院檔案管理人員無信息化知識儲備，缺乏電子檔案管理經(jīng)驗。

2 婦幼保健院在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理新策略

2.1 加快檔案基礎(chǔ)建設(shè)

2.1.1 信息化硬件投入

婦幼保健院中傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資源為主，防塵、防火、防蟲、防潮為日常檔案管理工作，費時費力，且易發(fā)生檔案丟失、信息混亂等問題，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，婦幼保健院應(yīng)借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式展開檔案信息化變革，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，降低檔案存儲空間，提高管理效率。新《檔案法》于2021年1月1日正式實施，其中肯定了電子檔案的法律地位，婦幼保健院作為公共衛(wèi)生機構(gòu)，在檔案信息化建設(shè)時，需加強信息化硬件的投入，引入檔案信息管理系統(tǒng)，按檔案功能于系統(tǒng)內(nèi)開設(shè)不同板塊。以青海省婦幼保健院為例，其可將檔案分為辦公性檔案、閱讀性檔案、庫房檔案、病例檔案等，提高檔案調(diào)閱效率，并有針對性地引入電子檔案輸出設(shè)備、復(fù)印機、專用電腦、系統(tǒng)軟件等硬件設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上引進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)、辦公自動化體系等，以檔案管理為突破口，提高婦幼保健院信息化水平[2]。

2.1.2 檔案人才素質(zhì)培養(yǎng)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在婦幼保健院發(fā)展中逐漸普及，信息化、專業(yè)化檔案管理人才成為關(guān)鍵性因素，為提高電子檔案建設(shè)質(zhì)量，應(yīng)注重提升檔案管理人才綜合素養(yǎng)。例如：借助定期培訓(xùn)及專項培訓(xùn)的方式提高檔案管理質(zhì)量，定期培訓(xùn)主要以思想建設(shè)、法律科普等專業(yè)檔案管理知識為主，提升其法律意識與職業(yè)精神，并結(jié)合檔案管理案例展開應(yīng)用培訓(xùn)，提高檔案管理人員知識應(yīng)用能力；專項培訓(xùn)以電子檔案建設(shè)為核心，主要以檔案管理信息系統(tǒng)操作為主，同時展開紙質(zhì)檔案與電子檔案間的轉(zhuǎn)化培訓(xùn)，規(guī)避檔案錯漏問題，在此過程中可結(jié)合婦幼保健院自身所引進(jìn)的信息軟件系統(tǒng)進(jìn)行實踐演練，提高檔案管理人員實際操作能力，推動婦幼保健院檔案管理改革進(jìn)程。除加強培訓(xùn)外，還應(yīng)在招聘時注重錄用信息化人才，為電子檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)，提高婦幼保健院整體人員平均水平。

2.1.3 完善檔案管理制度

婦幼保健院具有社會公益性質(zhì)，檔案管理制度應(yīng)建立在現(xiàn)行法律法規(guī)基礎(chǔ)上，確保檔案建設(shè)及資源應(yīng)用合規(guī)合法。“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下的婦幼保健院檔案建設(shè)應(yīng)具有配套規(guī)章制度，例如：以婦幼保健院職能與日常業(yè)務(wù)流程為指導(dǎo)，從檔案轉(zhuǎn)化、檔案錄入、檔案調(diào)取、檔案更新等角度展開，檔案轉(zhuǎn)化制度為紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化工作做出約束，不可將已完成數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案銷毀，此外在新信息錄入時，應(yīng)指出檔案內(nèi)必備內(nèi)容，以此保障檔案信息完整性，并規(guī)范檔案調(diào)取與查閱流程，明確檔案查閱等級及檔案密級，注重檔案保密特性，為確保檔案時效，應(yīng)對電子檔案定期檢查及更新，并于規(guī)章制度中指出檢查時間間隔，實行檔案精細(xì)化管理理念。結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”形式對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化可保障制度有效性，引起婦幼保健院工作人員對電子檔案的重視，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

2.2 資源整合與處理

信息是完善婦幼保健院檔案信息建設(shè)必備資源，應(yīng)借助“互聯(lián) 網(wǎng)+檔案”發(fā)展契機豐富檔案資源內(nèi)容，促進(jìn)婦幼保健院檔案建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案資源建設(shè)中，應(yīng)在信息技術(shù)輔助下加強信息資源搜集工作，收集婦幼保健相關(guān)技術(shù)理念資源并整合，確保資源質(zhì)量后將其歸檔。例如：可于現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)“網(wǎng)絡(luò)資源”模塊，將婦幼保健相關(guān)有效網(wǎng)絡(luò)資源整合分類于該模塊下，確保資源原鏈接安全性后可將其銜接至檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)，便于婦幼保健院工作人員資源查詢與應(yīng)用。除此之外，可將檔案管理工作滲透至婦幼保健院各科室日常工作中，以科室為單位引導(dǎo)其自行構(gòu)建“科室檔案”，將專業(yè)化知識及服務(wù)經(jīng)驗進(jìn)行記錄，輔以績效考核，提高婦幼保健院各科室的重視，在長期建設(shè)中，檔案資源得以豐富，構(gòu)建婦幼保健院檔案管理良性循環(huán)。

2.3 注重檔案保密性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的婦幼保健院檔案管理應(yīng)注重信息保密性，需在檔案有序管理基礎(chǔ)上提高電子檔案安全性。例如：于檔案管理制度中明確檔案保密性，上綱上線，提高工作人員檔案保密性質(zhì)，對惡意泄露檔案信息的人員通報并懲處，此外應(yīng)于檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)安全警報功能，一旦出現(xiàn)黑客、病毒入侵，警報將自動發(fā)出信號，便于工作人員及時阻止信息泄露。

3 結(jié)束語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為婦幼保健院帶來信息化改革契機，借助信息技術(shù)提高檔案管理效率及質(zhì)量，在實際建設(shè)中，應(yīng)從信息化硬件、專業(yè)人才、管理制度三個方面加快檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)，注重信息資源整合，提高檔案資源利用效率，同時加強檔案保密指數(shù)，消除信息泄露隱患，提高檔案管理質(zhì)量。