信息安全時代：開放的電子檔案怎樣加道“防護鎖”

劉桂青

（德州市老年大學，山東 德州 253000）

檔案是一種重要的信息資源，過去一直實行實體檔案管理體制，隨著電子檔案的出現，對檔案的管理越加依賴于計算機網絡，在這種背景下確保檔案信息安全成為檔案管理部門一項需要高度重視的問題。對電子檔案信息安全管理來說電子化的檔案受到計算機網絡的影響較大，因為網絡自身和人為操作因素導致檔案信息的丟失，這些信息安全問題往往會帶來巨大的損失，因此要注重加強電子檔案信息安全管理工作，采取有效的管理措施來規避這些不安全因素，以此營造和諧穩定的電子檔案安全管理環境，從而為檔案事業的發展奠定良好的基礎。

1 電子檔案安全管理概述

在信息時代電子檔案為需求者提供有價值的信創造了極大的方便，但這卻對檔案信息安全造成了影響。對電子檔案信息安全管理的含義進行分析研究，對豐富檔案信息內容具有重要意義，有利于建立完善安全管理體系，使其信息工作更加和諧穩定，更加安全。在多樣化的載體形式前提下誕生了電子檔案信息安全這門新興學科，學科研究內容包括檔案信息系統、檔案信息應用管理等，檔案信息具有開放性和共享性的特點，這是對其信息資源進行開發的目的所在，也在為信息資源的開發提供著動力，通過將有利用價值的信息提供給個人與組織，有利于推進開展相關工作[1]。

2 在電子檔案安全管理中存在的問題

1）環境問題。在開放共享的電子檔案管理環境中，在硬環境和軟環境中都有信息安全相關問題的存在，在硬環境中檔案信息安全問題體現在自然災害，存儲環境與載體自身問題上，在軟環境中檔案信息安全問題體現在安全管理意識比較缺乏，相關事業發展速度比較緩慢，很少舉辦開放共享活動，應有的作用沒有發揮出來，缺乏安全管理保障資金，這是普遍存在的安全問題，對電子檔案安全管理工作的開展造成了障礙。

2）法規問題。當前在電子檔案安全管理上還缺乏完善的法律法規，在對法規的建設上步伐有些緩慢，在檔案安全管理上法律法規較少，不是很成熟，在法律法規上的滯后性會對日常管理帶來麻煩，所以要對檔案法律法規加快制定與落實，而且也要加以細化[2]。雖然我國電子檔案安全管理有關的法規已逐步出臺，但這些法規不能滿足于檔案管理工作的需要，貫徹執行效果不是很理想，因此要對相關安全法規有針對性的建立完善。

3）技術問題。電子檔案信息安全技術與實體檔案安全技術相比，實體檔案有著原始唯一性的特點，在保存中需要特別謹慎，人為與環境因素常會影響到信息安全，當被破壞之后難以修復，這對檔案信息來說是一種損失。如何通過對高新技術的運用來修復檔案，更好地對檔案進行保存是尤為需要研究與解決的重要問題。在對電子檔案運用中系統和網絡安全是導致這種檔案出現不安全因素的主要原因，需要對這些問題特別重視，需要采取有效的解決措施，從而為電子檔案安全提供保障。

4）管理問題。電子檔案工作在呈現方式上越加多樣，也越加具有現代化的色彩，這是對工作者能力水平的考驗。伴隨在檔案整理保存與利用上的變化，管理理念與思想、方法都會發生改變。對電子檔案的規范是現代檔案管理的重要內容，目前我國在電子檔案管理方式上有些單一，在管理方法上有些滯后，在管理制度上也不夠健全，傳統方法仍在沿用，這會對管理效率、效果帶來影響，對檔案信息安全穩定問題也會造成影響。

3 針對電子檔案安全管理存在問題的解決對策

1）在硬件和軟件上的對策。提高電子檔案安全管理意識，加強對信息安全方式與內容、主體等方面的認識理解，對系統科學化的保護理念進行建立，并進行逐步的培養，而且要保證貫穿于電子檔案日常管理工作的每個環節之中。對于檔案管理工作者和信息利用人員、社會這三種來說檔案管理工作者占據著主導地位，動力角色由信息利用人員扮演，社會則是前提[3]。各級參與者應在思想上予以重視，自覺主動學習電子檔案安全管理相關知識，開展相關安全教育主題活動，重視對信息安全道德的建設，以此對安全意識進行培養。檔案部門屬于事業單位，其在環境建設和設備更換，以及軟件維護保養等方面的費用由國家、政府承擔，然而這些費用并不能完全滿足檔案管理工作的需要，所需資金不足，因此檔案部門要共同籌劃，通過各種渠道對資金進行籌措，為檔案管理工作的開展起到推動作用。在保存環境建設方面，應加快對電子檔案的建設，如數字影像形式的檔案要避免放置在磁場強的地方，以防止因為消磁而產生損失問題。

2）在政策法規上的對策。我國在電子檔案安全管理方面的法律法規數量較少，還不夠完善，還處于起步發展的階段，國家應在這個方面予以關注。有關部門要對檔案法進行修改，進行完善，明確規定電子檔案安全管理執法檢查項目，定期檢查督導相關項目的執行情況，予以大力宣傳，予以引導，對檔案管理人員的法律意識和安全意識進行樹立。對電子檔案相關安全法規進行建立完善，對計算機網絡安全加強管理，加強指導，對開放共享環境下的檔案信息安全予以特殊的保護，加強在檔案信息保護方面的立法，為信息資源真實完整、有效地利用提供保障。

3）在技術上的對策。電子檔案安全管理技術主要分為數據安全等技術，一方面要加強計算機網絡安全管理，做好日常網絡安全維護措施，另一方面做好對電子檔案信息的保存備份工作，加強保密管理，采取隨需隨取、按需收費的措施，從而為電子檔案信息安全提供技術保障。

4）在管理上的對策。對相關安全組織體系進行建立，加強對安全管理相關部門的設立，統一監督管理相關安全管理工作，地方檔案管理部門要對相應科室加以成立，大力宣傳落實相應的政策法規。對檔案安全管理制度進行完善，對制度體系進行建立健全，組織專家對總體方針、發展目標進行制定，對檔案安全管理工作的開展做好宏觀的指導管理工作，在國家法規與政策指導之下對與本地實際情況相符合的制度方法進行制定。加強在保密制度上的建設，保密制度為檔案開放提供著重要的前提基礎，各地部門要開展檔案安全保密教育活動，對員工保密意識進行培養，將職業道德提高上來，對各項規定進行貫徹落實。在對安全管理體系建立中要對保管制度嚴格的建立，對電子檔案形成制度進行完善發展，對數字檔案開放共享制度進行規范。

4 結語

對于如何在信息安全時代背景下為電子檔案安全管理增設“防護鎖”，鑄就堅強的防護后盾，應該對電子檔案安全管理現狀有一定的認識，認識在檔案信息管理中存在的問題，檔案管理部門要成立安全管理部門，對安全管理制度體系進行建立完善，當前關于電子檔案信息安全管理方面的法律法規比較少，因此尤為需要加快在相關立法上的建設，做好信息保護措施，為創建安全穩定的電子檔案工作發展環境打下良好的基礎。