“互聯網+”時代企業數字檔案館建設信息服務創新分析

郭加忞

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

數字檔案的創建對企業來說是重要的內容，可以協調資源，促進工作的轉型和更新。自從數字檔案的概念被提出以來，全國各地不同類型的檔案都開始了項目的建設，推動了數字檔案的創建。各種新技術創造了各種檔案建設的概念，對服務功能的要求也提出了新的條件。

1 數字檔案的概念和創建目標

數字檔案的創建是一項戰略性工作，可以在信息化的情況下進一步改變和更新檔案。這篇文章采用了國家檔案局“公司數字檔案館手冊”中明確的定義，即“數字檔案館指的是利用現代信息技術加強檔案的業務流程，以及擁有資產的整合。電子檔案或其他數字資源被收集、分類和保存，集成控制系統平臺通過互聯網提供存檔信息服務和資源共享的使用；還明確說明了建設企業數字檔案的目的，數字檔案館的建設是企業可持續發展的有力支柱。數字檔案的概念和目標的定義有助于為以后的業務工作確定階段性目標。此外，相關規章制度還規定了數字檔案構建的原則、內容和功能，這也是為不同類型的檔案建立平臺的參考文獻。

2 數字檔案館的技術條件

1）基礎設施建設。硬件設施是建立數字檔案的基礎和條件，配套軟硬件設施無疑是數字檔案館建設內容中的重點，良好工作環境是工作的基本保證。檔案館的建設必須集中在基礎設施上，專注于建造中心計算機室，規劃網絡結構，提供各種服務。服務器、交換機、數據庫服務器和數字處理工具等。

2）基礎業務功能實現。創建具有完整結構和科學性的架構是此平臺的一項重要工作。目前正在建立一個綜合控制平臺，設置電子檔案傳輸和接收系統，設置一個電子閱覽室系統來實現多個通道檢索文件。該系統是數字檔案發展的主要模型，原則上可以實現上述主要業務功能。

3）構建數據庫。建立一個具有特色的數據庫是檔案信息資源建設的有力表現。檔案館積極推動檔案資源數字化，同時促進庫存的增加，在文件層建立目錄數據庫、多媒體數據庫和主題數據庫，并準備進入下一個發展階段，即向知識檔案的轉變，數字檔案強調了知識管理的重要性[1]。

4）構建安全體系。在創建數字檔案館時，應盡一切努力保護數字檔案資源的安全。嚴格遵守國家標準和技術規范，注意安全保障系統的建設，使用網絡隔離技術，執行備份數據。通過有效的措施，正版數據庫和操作系統，提高日常管理的效率。

3 創新數字檔案館信息服務的途徑

根據數字檔案館的服務模式，作者建議增加數字檔案普通化和精準化的特色。就現如今的狀況來看，作者參考了其他數字檔案的相關情況，數字檔案的實踐已經引入一些個性化的服務方法、服務對象和保密程序雖然在程度上有不同，但服務方法理念幾乎都是一致的，在內容更新方面要進行研究[2]。

1）增加咨詢與交流功能。企業內部的團隊和每個部門都不是獨立的。在創建數字檔案的過程中，需要進行總體規劃。在未來的前景中，數字檔案館的建設依靠平臺創建一個主題數據庫“參考決策信息”，為特定群體提供目標服務。在某些情況下，每個部門會有很多問題都需要咨詢專家，但是每個部門提出的問題都有一定程度的重復，而專家的回答很容易導致勞動力流失。為了提高團隊檔案的總體水平，在創建數字檔案的過程中，必須充分考慮和計劃。在公司數字檔案網站上，可以打開一個章節來增加咨詢和指導功能。一方面，工作人員可以預先收集相關的咨詢問題并創建一個問題庫。當一個利用關鍵字進行搜索時，系統會自動響應；另一方面，用戶可以留言，服務人員定期進入服務系統提供服務，并盡可能及時地響應，以達到調查和實時協商的效果，認真了解成員的問題，并進一步提升存檔工作效率。每個部門的檔案工作必須從對方的長處學習，互相討論，檔案管理員必須交流。因此，數字檔案館門戶網站可以創建一個小部分，作為論壇運行，參與部門討論相關問題并促進工作。服務于數字檔案系統的工作人員還可以及時檢查人員信息的內容，在任何時候改進系統功能，或在自主模式下向不同部門提供必要的建議和幫助。

2）合理組織資源，重視資源。在創建數字檔案的過程中，公司專注于收集信息資源，使檔案資源豐富，內容豐富，類別多樣化。創建數字檔案不僅僅是收集不同的資源，通過收集信息資源，需要對其服務系統進行深入研究，最重要的是如何組織資源。分類結構必須是合理的，頁面必須是清晰和簡單的，方便用戶使用，也方便評估數字檔案質量的標準。此外，公司還可以加強對數字資源標準化的開發，制定資源創建的結構和模型，并通過元數據科學地組織不同的信息資源，以實現資源利用的目標。數據質量控制也是一個需要考慮的問題；在收集數據的過程中，必須嚴格審核數據，確保數據來源的質量。

3）開創資源共享審批功能。企業擁有一些基本資源，很難進行充分利用，也很難進行資源共享。企業之間的資源分配是一項需要謹慎的工作，每個部門的資源都應該通過該平臺進行共享，方便任何一個員工進行工作。如果工作人員需要訪問不同部門的數字文件平臺，您可以為對方打開一個在線程序，參與者可以申請并批準在線訪問。通過確定實現共享使用功能的許可，不僅可以改善信息的可用性，還可以確保數據的安全。

4 推進數字檔案的建議

1）依需求建設，加強規劃。創建數字檔案不能僅僅適用于大多數存檔的傳統做法。每個企業的情況都不一樣，所有功能的設定要根據企業的實踐情況進行設定，它必須與公司總體發展戰略的實際狀態、流程和信息化水平等相協調。企業檔案的建設必須考慮到公司和每個部門的實際情況，在此基礎上建立，提前計劃并根據實際需要。應加強高層設計工作，請專家指導和評估規劃，進一步保障規劃的科學性和合理性。

2）保障安全性。企業信息資源與公共信息資源的區別決定了上傳的信息資源的安全保障問題。因此，為了實現系統安全、數據保護和數字檔案隱私，需要采用各種管理、技術和設備等方法。迫切需要安全措施，如加密技術、防火墻和訪問許可。之后平臺需要定期維護，檢查訪問痕跡，并消除系統的漏洞。為了保證平臺的安全，必須對新的信息資源進行安全測試。

3）補充資源不斷創新。數字檔案不是一朝一夕的。它應根據不同的階段和需要進行維護和定期調整，并應增加新的功能，以便更好地適應企業的發展速度。公司可以依靠特定的文化傳統和現有的數字檔案功能，繼續設計和更新分區的內容和功能，增加吸引力和實現公司價值。還可以通過市場調查或成員單位的調查來獲得目前的信息和數字檔案的內容和功能。

5 結論

本文是筆者根據所在單位構建數字檔案館建設過程的實際，參與建設研討會，對本單位數字檔案館乃至企業數字檔案館建設的一些思考，希望對推進數字檔案館的發展有所幫助。企業必須融入信息化建設的大環境，構建新平臺，根據企業性質選擇不同的建設模式。