淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略

李文杰 張蕓熙

（淄博市衛生健康事業發展中心，山東 淄博 255000）

截止到目前為止，我國檔案管理工作中普遍還有大部分地區采取傳統的人工紙質檔案管理模式，但是隨著社會不斷進步，經濟快速發展，人們生活節奏不斷加速，傳統的人工紙質檔案管理模式已經無法滿足現今人們對于檔案管理工作的需求。在這樣的背景下，檔案數字化管理應運而生。檔案數字化建設就是通過計算機設施設備以及相關軟件將所有檔案信息錄入到計算機中，借助大數據計算和計算機的儲存功能，將檔案信息進行整理分析和儲存，改變傳統檔案管理模式，提高檔案管理效率和查詢效率，為百姓提供更加便利，快捷的查詢服務。

1 檔案管理數字化建設的必要性和意義

近年來，我國社會經濟快速發展，科學技術水平不斷提高，互聯網普及率越來越廣，計算機技術的應用愈加廣泛，各行各業關于數字化和信息化建設已經被提上日程。其中檔案數字化建設也在其列。積極開展檔案數字化建設的意義在于有利于將零散的各項檔案數據集中處理，使檔案信息更加完善、真實，同時還能保證檔案信息數據的時效性，提高信息數據更新效率。有利于檔案數據的儲存、備份，為我國檔案管理歷史發展提供詳細的記錄。改變傳統紙質版檔案管理模式，促進我國信息化時代快速發展。

2 我國檔案數字化建設的現狀

截止到目前為止，我國檔案管理數字化建設的趨勢已經勢不可擋，但是由于我國社會經濟地區之間發展不平衡，部分地區經濟發展迅速，部分地區經濟發展緩慢，導致我國檔案管理數字化建設主要集中在一線發達城市，例如北京、天津、上海、深圳、杭州等等，這些地區主要成為我國檔案管理數字化建設的試點地區，有完善的檔案管理數字化建設，所需要使用的計算及設施設備，以及有專業的檔案管理數字化建設的人才。我國檔案管理數字化建設亟需普及，提高我國檔案管理水平。但是從整體角度來看，我國的檔案管理數字化建設發展水平與國外其他先進國家的檔案數字化建設水平還有一定差距。

3 我國檔案數字化建設的發展方向與趨勢

隨著我國社會經濟快速發展，科學技術水平不斷進步，社會中各行各業所需要，儲存的檔案數據越來越多，無論是企業還是個人對于檔案管理的需求越來越旺盛。在這樣的背景下，檔案管理數字化建設已經成為勢不可擋的發展趨勢。檔案管理數字化建設具有儲存量大、數據信息保密性強、數據計算算法便捷等特點，頗受企業和個人的青睞。未來我國檔案數字化建設的發展趨勢是會有專門的檔案數字化管理的企業，有的企業為了提高檔案管理效率，節約企業經營成本，會將企業內的檔案管理相關工作外包給專業的檔案數字化管理公司。檔案管理數據建設中也會將檔案管理數據進行目錄化處理，提高檔案查詢效率，擴大計算機儲存空間，加大科研技術投入，進行加密設置，確保檔案數據的安全性。

4 如何促進我國檔案數字化建設在實踐中發展

4.1 明確檔案管理的基礎性工作具體內容

為了推動我國檔案管理數字化建設的穩定發展，首先，應加大宣傳力度，向公眾普及檔案管理數字化建設的重要性。加強檔案管理部門內部控制管理，明確檔案數字化管理的基礎性工作內容，建立適合單位實際情況的檔案柜，管理數字化標準，加強對工作人員工作流程和工作內容的監督管理，要求所有工作人員在進行檔案整理工作時，必須秉承著實事求是的態度，嚴格、認真、負責的處理檔案信息，不得偽造檔案信息，也不得外露檔案信息，嚴格杜絕一切不合理不合法的行為。

4.2 建設檔案數字化管理標準

在我國檔案數字化建設過程中，為了保障檔案管理數字化建設順利開展，必須制定一系列檔案數字化管理標準，通過法律法規為檔案數字化提供法律保障。通過一系列法律性條文和管理措施加強對檔案管理數字化建設的約束。結合檔案館實際經營狀況制定符合檔案館經營發展的檔案數字化建設管理制度，能夠有效提高檔案館數字化建設工作的效率和質量保障檔案數據的信息安全和穩定。

4.3 提高檔案數字化建設重要性的認識

檔案管理數字化建設穩定發展的一個重要的前提是我國檔案館相關領導人員和工作人員必須不斷提高對檔案數字化建設重要性的認識，只有充分認可檔案管理數字化建設存在的必要性，才能在實際工作中認真、負責的將上級領導布置的相關檔案任務高效的執行下去。檔案館管理人員應加強學習，積極學習檔案法相關知識，了解檔案數字化建設中需要注意的問題，制定相應的紅黃線制度和激勵政策，調動工作人員檔案管理數字化建設工作的積極性，從而提高檔案管理工作效率。

4.4 有選擇性的開展檔案數字化建設

截止到目前為止，隨著我國科學技術水平不斷發展，檔案管理數字化進程已經取得了初步的成效，發展速度越來越快，在這樣的背景之下，為了保障檔案管理數字化建設健康穩定發展，檔案館領導人員和工作人員要有選擇性的開展檔案數字化建設。在開展檔案管理工作時，不僅需要遵循《檔案法》相關規定，同時還應重視《著作法》和公民權利保障相關法律法規，當出現工作人員復制他人原著檔案或稿件進行檔案管理工作時，應提前與原著作者協商確定是給予一定稿費作為酬勞，還是可以將稿件復制儲存下來，防止出現危害原著作者經濟利益的事件，防止不利于檔案館數字化建設發展的法律糾紛出現，為檔案數字化建設健康穩定發展營造輕松和諧的環境氛圍。

4.5 加大檔案管理數字化人才培養力度

在檔案管理數字化建設過程中檔案管理工作人員是檔案管理數字化建設的主體，檔案管理工作人員的數字化操作技能和專業技術基礎知識，以及職業素養對檔案館檔案管理數字化建設水平有著至關重要的影響。由此，在檔案館的檔案管理數字化建設過程中必須加大對檔案管理管理數字化建設人才的培養力度。一方面是提高檔案管理工作人員的數字化操作技能和理論基礎知識，另一方面是要加強對表現良好的工作人員進行管理培訓提高工作人員的領導能力和執行力。提高檔案管理工作人員利用數字化集中解決檔案管理問題的能力，充分發揮檔案館人力資源的作用，優化人員配置。

5 總結

綜上所述，通過對開展檔案管理數字化建設的必要性，以及我國檔案數字化建設的現狀和未來發展趨勢進行分析，為了提高我國檔案管理數字化水平，首先應明確檔案管理的基礎性工作具體內容，建設檔案數字化管理標準，然后提高檔案管理人員對檔案數字化建設重要性的認識，有選擇性的開展檔案數字化建設，最后集中解決檔案管理數字化建設中存在的問題，加大檔案管理數字化人才培養力度，通過以上方式，促進我國檔案管理數字化建設健康順利開展。