檔案管理信息化建設的思考

李 榕

（四川職業技術學院，四川 遂寧 629000）

檔案信息化建設內容十分豐富。檔案信息化工程建設包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數字化）、應用系統建設（檔案管理系統建設、電子文件中心建設、檔案網站建設、數字檔案館）、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統工程建設。

1 高校檔案管理工作存在的問題

1.1 軟件和硬件工程沒有保持同步建設

檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總稱，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。反思我們的檔案信息化工作，我們深感：在進行檔案信息化建設中必須注重軟硬件工程建設并舉；注重檔案科技發展規劃和實現規劃措施的落實；加強檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍。

1.2 電子檔案資料保護力度不足

檔案管理工作向信息化方向發展，其中最容易出現的問題就是電子檔案信息容易泄露，而日常工作在開展的過程中，針對電子檔案資料的保護力度明顯不足。雖然許多單位都在開展信息化檔案管理工作，逐漸建立了電子檔案，改變了傳統的工作模式，但是針對電子檔案安全管理方面的工作卻有所欠缺，沒有制定統一的電子檔案管理體系。針對解決電子檔案安全管理問題沒有相關的保密軟件，工作人員對相關軟件的操作也不夠熟練，對殺毒軟件的認知水平不高，以至于當計算機軟件出現問題時，無法在第一時間進行解決，造成電子檔案的泄露和遺失。

2 如何推進檔案管理信息化建設

2.1 檔案管理規范化，工作流程標準化

為了進一步推動檔案管理信息化建設，需要對管理的方式進行優化和調整，采取科學以及標準的管理程序，推動檔案事業向現代化信息化的方向發展。制定嚴格的檔案管理工作標準體系，對檔案管理工作的流程進行標準化設定，推動檔案管理更加標準和規范。高校應該建立統一的檔案目錄標準，檔案信息的內容非常豐富，具有廣大的信息源，為了確保檔案管理工作的規范性和便捷性，需要遵守統一的目錄標準。建立規范和全面的規章制度，對檔案信息的資源和相關的服務目標體系進行確定，對相關的技術方法體系進行優化和調整。高校檔案工作信息化建設的過程中，工作人員需要對高校的各方面資源進行充分地整合，不斷規范高效的檔案管理工作模式。

2.2 數字化檔案信息庫的建設

科學技術在快速向前發展，人與人之間有著非常密切的關系，這決定著高校不能單獨的存在自己的世界中，要和其他的領域進行密切的聯系。故此，高校檔案管理信息化建設工作在開展時，不能僅僅局限于自己的學校之內，需要和各大學校的檔案管理進行充分的聯系。高校檔案信息工作在進行建設時，需要發揮自身的學校特色，整合檔案的現有資源，這些資源需要和其他高校的師生進行共享，建立廣泛的共享平臺，組建信息檔案建設工作隊伍，為各大高校的檔案信息資源進行統一的籌集，從而可以建立一個全國高校的檔案網絡。通過推進高校檔案管理工作信息化建設，可以實現資源共享信息共享的目的，加大力度開發數字化檔案，引進計算機技術對高校檔案資源信息進行整理，不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，也可以提高整體工作的質量。

2.3 加強隊伍建設，提高管理人員信息素養

高校檔案管理工作在進行信息化建設時，信息資源和用戶之間的關系是由檔案工作者決定的，在這個過程中工作人員起到非常重要的作用。高校檔案管理工作現代化和專業化發展需要具備專業的人才，專業人員不僅要懂得現代信息技術，還要意識高校檔案管理工作發展趨勢，才能推動高校檔案管理工作信息化建設的發展。檔案管理工作人員需要不斷提升自身的綜合素養，更要有對于信息收集處理的能力。通過電子信息技術、網絡技術與檔案管理工作充分融合在一起，才能有效提高工作人員的工作效率。檔案管理工作人員對檔案信息進行收集整理時要遵守檔案管理法律法規，要意識到檔案信息管理工作現代化建設的重要性，這樣可以推動檔案管理信息化建設持續穩定地發展。

3 結束語

認真落實《檔案法》等有關法律、法規及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認識加強檔案科技發展、檔案信息化建設、檔案管理隊伍建設及不斷提高檔案管理人員素質的重要性、必要性和緊迫性，用我們的知識、智慧和辛勤勞動促進檔案事業健康 發展。