學校檔案信息資源開發利用的創新思考

楊玉秋

（東升高級中學，廣東 中山 528400）

隨著當前社會的快速發展，互聯網以及相關的數字化產業技術已經滲透到各行各業當中，深刻地改變了人們的工作及學習習慣。數字化技術對于提升檔案管理效能具有重要意義。學校相關的工作人員應該充分認識到數字化技術在檔案管理中的未來發展趨勢，結合數字化技術的應用價值進行分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高檔案信息資源應用效率[1]。

1 信息時代學校檔案開發利用的趨勢

隨著當前科技的快速發展，學校也應該注重檔案管理形式的升級，采取創新型的管理模式，注重檔案管理水平和質量的提升。互聯網技術是工業革命以來重要的人類技術進步，同時互聯網技術的不斷普及使得人們的生產生活工作學習等多個方面都有了較大改觀，尤其在信息傳播方面打破了時間與空間限制，讓信息資源能夠共享，這也是大數據時代的紅利。學校是一個綜合性的體系部門，每個部門都有著不同的任務，而檔案管理部門則是需要整理所有其他部門的檔案和數據，面臨壓力比較大，而且一旦某個環節的數據出現偏差，則可能影響學校的整體運行效率和質量。大數據及其信息化技術的出現，使得學校檔案處理效率有了顯著提升，同時對于數據對接也更加精準，隨著當前開發利用改革不斷深入，更加強調各個管理過程的精細化，因此信息技術使得學校管理與現代科技融合度更高，促進了學校的管理效能提升，這也符合當前的社會發展形勢。由于當前學校工作繁重，產生的資料也非常多，所以要注重檔案的數字化轉換，數字化檔案可以有效提高檔案工作的管理效能，尤其在資料查找、資料檢索、資料調取、資料對比等方面都具有先天優勢，但是數字化的檔案管理模式也并非萬無一失，需要相關的管理人員進行深入研究，注重檔案的保密性，尤其在網絡病毒、網絡木馬等方面要加強防范，選擇符合自身需求的防火墻，嚴禁外帶U盤或移動硬盤之間與檔案存儲服務器相連[2]。

2 學校檔案信息資源開發利用的價值分析

在現代社會體系中，學校所承受的工作壓力較大，需要面臨越來越多的工作內容，因此對于學校的工作效率有了更高要求。傳統的學校檔案管理采用人工方式，無論在記錄、整理以及數據核算等方面都有明顯劣勢，不能滿足當前的社會開發利用服務需求，而且隨著現代經濟社會的快速發展，學校也必須不斷提高自身的服務質量以及管理效能，通過多方面的優化，使自己在囧語競爭中脫穎而出。大數據及相關信息技術的出現改變了傳統的開發利用檔案管理模式，不僅可以利用計算機對檔案進行數據化整理，同時還能對學校的人員流動變化進行數據追蹤，并且將所有數據儲存在云端，對于學校的信息整合以及資料調取具有重要價值，極大提高了學校的檔案管理效率，同時云端的數據存儲提高了學校檔案管理的安全性，對于學校的長期發展具有積極作用[3]。

3 學校檔案信息資源開發利用存在的問題

在現代管理體系中，很多學校正在不斷探索電子化檔案管理的路徑，但是往往停留在檔案記錄、文書管理以及數字化保存等初級階段，對于學校的科教、財務、人事等多個環節并沒能有效融入，使得目前的學校管理仍處于分散階段。造成這種問題的主要原因是相關人員對電子化的管理認識不足，簡單卻片面地認為電子化管理就是將傳統的紙質進行電子轉化，忽略了電子化的優勢及價值，因此在當前的檔案管理中存在著資料重復資料損壞等多項問題，嚴重地浪費了人力物力，卻沒能提高自身的管理效能。首先，學校的管理層對于現代化的檔案管理技術認識不足，因此沒能將重要的管理理念向下傳遞，導致整個學校的管理人員整體素質不高，尤其缺乏計算機和數據方面的正確認識。其次，隨著當前科技的快速發展，各類學科之間劃分得越來越細化，同時各學科之間的應用界限卻越來越模糊，目前學校的檔案管理人員往往對于傳統的檔案管理輕車熟路，但是對于新型的管理方式卻一知半解，因此對于數據技術如何利用也不得而知。最后，很多學校的檔案管理并沒有派遣專業性人才進行工作，而是讓人力資源或行政部門人員進行協同管理，跨部門的人員對檔案知識了解較少，同時對于計算機技術的運用程度也不高，所以導致了當前學校檔案管理工作效率不高的現狀。我國近二十年的發展過程中，在網絡細化技術產業當中也取得了舉世矚目的成果，尤其在信息數據和云計算環節當中一直領先于世界前列，但是與此同時過于新興的技術在社會中沒有得到很好的實踐，因此人員經驗較少，在其他行業中的運用也仍處于探索階段。學校的檔案管理是一個長期的摸索過程，并非一蹴而就所能完成的工作任務，需要根據學校的實際情況以及實踐經驗不斷的進行優化和整改。檔案管理必須依靠專業化的數據平臺，但是目前我國的學校發展形勢，對于信息化平臺建設缺少足夠認知，而且很多程序員并不具備學校的工作經歷，憑借自身的主觀意識進行建設，可能并不能滿足學校的實際需求，所以說建立專業化的學校檔案管理平臺是當前學校發展的當務之急，注重學校工作內容、工作程序以及網絡技術的多環節融合，才能促進學校的信息化管理水平進一步提升[4]。

4 學校檔案信息資源開發利用的優化策略

4.1 打造學校檔案信息資源管理利用平臺

當前各大學校都面臨著巨大的工作壓力，同時學生管理和日常工作會產生海量的檔案信息，這個檔案管理工作帶來了一定難度，因此建議學校開發和建立現代化的檔案管理平臺，通過數據整合、數據優化等方式，減少傳統檔案的存放量，同時也能提高學校的檔案管理效率。首先，學校的檔案管理人員要與相關的網絡程序員進行密切聯系，建議通過長時間的工作觀察和互相學習，共同討論平臺建設的具體內容，平臺的建設要考慮學校內部所有部門的工作融合，強調檔案的信息細致化，不僅要體現各方面治療信息，同時也要對學校的多個環節進行精細化數據處理。其次，檔案管理不僅適用于學校自身的服務效能，同時也是現代人類醫學進步的重要資料，因此檔案中要根據當前的社會發展形勢，注重多元化信息記錄方式，例如影像、文本、圖片、音頻等，這樣可以讓內容更加豐富，同時也能對于一些疑難雜癥進行詳細記錄，讓當前的醫學有更多的研究數據。最后，學校的檔案管理要考慮自身未來的長期化發展，因此要注重復合型人才的培養，既要在原有的內部人員中選拔能力強、接受新事物快的同志進行繼續教育和培訓，同時也要更多地從各大高校網絡專業中積極吸取人才，為學生提供實習平臺，同時也為自身的人才儲備做好打算。

4.2 在檔案信息資源開發利用中運用數據技術

在工作實踐中，要想更好地提高學校檔案管理效能，必須從思想上改變傳統認知，注重新技術、新理念的學習。首先，部分學校仍采用傳統的檔案管理模式，僅用計算機進行事件和數據的記錄，沒能發揮出信息檔案的價值和優勢，大數據應通過網絡技術在學生和學校之間構架起通橋梁，根據檔案管理的需求進行綜合數據分析。其次，學校的領導層應注重對大數據等相關產業技術進行了解和學習，然后將先進的理念由上至下的進行傳遞，讓所有員工在潛移默化中了解網絡技術對于開發利用管理改革的重要性，并能充分結合用戶需求和自身的工作經驗提出可行性意見，為后期的數據化學校檔案管理做好鋪墊。最后，學校的檔案管理部門應組織內部人員進行討論學習，探討如何將新興技術與目前的工作進行有效融合，堅持以人為本的原則，盡量利用網絡技術降低人工勞動強度，讓數據為自身所服務。

4.3 拓展檔案信息資源開發利用范疇

通過對相關新技術新理念的學習，可以讓廣大工作人員對于大數據等網絡技術有更加全面的認知，接下來需要對學校的未來發展進行深入思考。首先，相關工作人員應根據目前的學校實際情況以及檔案管理制度進行討論，改變傳統的固有思維，注重數據應用優勢，分析如何運用大數據技術，完善目前的檔案管理。其次，由于電子化的檔案管理具有無限拓展功能，因此要在檔案中盡量體現信息，同時強調檔案中要體現學校多個部門的參與信息，完整的信息表達可以為后期的使用帶來一定便捷性，但是在檔案顯示上可以采用分層拓展的方式，讓信息界面更加簡潔，當有需要時可以點擊進行拓展閱讀或調取數據。最后，大數據時代更加注重數據的共享以及傳遞，因此檔案管理應該注重學校之間的借鑒與學習，同時也可以根據其他單位的優點進行功能服務開發，以此提升學校的檔案管理水平。

5 結語

綜上所述，檔案工作是學校的重要基礎，其中的信息資源開發利用是整個檔案工作的重點，相關學校要注重檔案信息化管理的實際情況，分析當前檔案工作中存在的問題，以切合實際的工作態度構建現代化的檔案管理模式，實行信息化管理措施，并建立長效發展機制，注重檔案管理方式的創新，以責任制度和追查溯源機制，促進信息化檔案管理的全面提升。