信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究

張 璇

（安徽省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查局327地質(zhì)隊(duì)，安徽 合肥 230001）

當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下，信息化發(fā)展已然成為一種趨勢(shì)，且在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都將得到廣泛應(yīng)用。檔案管理是信息獲取、傳遞、儲(chǔ)存的過(guò)程，隨著信息更新速度加快，辦公室檔案管理工作也應(yīng)積極改革與創(chuàng)新，充分借助信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高效、便捷、靈活的檔案管理工作，有效改善傳統(tǒng)管理模式的不足之處，顯著提升辦公室檔案管理工作效率。

1 檔案管理信息化特征

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要，隨著信息技術(shù)的滲透日益廣泛，辦公室檔案管理工作朝著信息化轉(zhuǎn)變，整體呈現(xiàn)電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的特征，實(shí)物文件越來(lái)越少，電子文件越來(lái)越多，原本的實(shí)物管理已經(jīng)過(guò)渡到技術(shù)管理，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的巨大改革與創(chuàng)新。越來(lái)越多的企業(yè)單位利用信息技術(shù)構(gòu)建出獨(dú)立的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，例如，電子信息管理系統(tǒng)、云盤(pán)、共享文件夾等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了文件的實(shí)時(shí)保存和調(diào)取，信息溝通不再局限于時(shí)間和空間距離的限制，檔案管理工作整體呈現(xiàn)高效、便捷、靈活的特征，極大地提升了工作效率[1]。電子檔案形式靈活，精準(zhǔn)度較高，更改、保存較為方便，有利于實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的要求，避免了出現(xiàn)檔案丟失、調(diào)取困難的問(wèn)題，這些優(yōu)勢(shì)特征為辦公室檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供了方向。

2 檔案管理信息化改革現(xiàn)狀

雖然檔案管理信息化具有諸多優(yōu)勢(shì)，但是在具體的實(shí)踐過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題，值得引起關(guān)注：

1）管理理念落后，落實(shí)不足。隨著電子化辦公的普及，檔案管理工作必須適應(yīng)無(wú)紙化辦公的發(fā)展速度，對(duì)傳統(tǒng)管理模式做出改革。很多辦公室管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革創(chuàng)新的必要，但是在實(shí)際落實(shí)中，因?yàn)闄n案資料繁雜，需要整合的資源較多，整體的工作量較大，部分辦公室檔案管理工作人員望而卻步，電子檔案未落到實(shí)處，檔案管理信息化理念形同虛設(shè)。

2）缺乏科學(xué)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)。檔案管理需要一定的規(guī)律和方法，電子檔案具有較多優(yōu)勢(shì)，但是在落實(shí)中仍需科學(xué)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，保證整體管理工作的有序性。縱觀目前的管理情況，很多辦公室都存在缺乏科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計(jì)的問(wèn)題，電子檔案沒(méi)有明確的管理制度，缺少全面的管理流程，文件命名不準(zhǔn)確，文件更新不及時(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一編號(hào)，文件等級(jí)劃分不合理等問(wèn)題，整體的檔案管理混亂，影響了電子檔案信息化發(fā)展的進(jìn)度。

3）管理技術(shù)不能滿足需求，影響管理效果。檔案管理信息化對(duì)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)要求較高，但是部分辦公室管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)，只能完成簡(jiǎn)單的操作，而且缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使得辦公室檔案管理信息化難以有效推行，尤其是規(guī)模較小的企業(yè)單位，這種問(wèn)題尤為嚴(yán)重。

3 檔案管理信息化創(chuàng)新路徑

1）創(chuàng)新管理理念，更新管理模式。隨著社會(huì)快速發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已然成為必然趨勢(shì)，所以在辦公信息化的整體要求之下，辦公室檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)新管理理念，緊跟時(shí)代潮流，樹(shù)立明確的檔案管理信息化理念。首先，管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化管理的必要性，全面了解信息化管理的內(nèi)容、形式以及具體開(kāi)展流程，自上而下全面實(shí)施信息化，推進(jìn)整體工作的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，確保管理工作的前瞻性。其次，將信息化管理理念落到實(shí)處，即在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案基礎(chǔ)之上，建立電子檔案，全面落實(shí)信息化管理要求，建立全新的管理模式，從檔案的制作到最終保存，過(guò)程中實(shí)行信息化傳遞，保證工作質(zhì)量的同時(shí)滿足信息化管理要求，確保管理工作的全面性。當(dāng)然，落實(shí)信息化管理并非要求所有檔案都電子化呈現(xiàn)，必要的紙質(zhì)檔案仍需建檔保存[2]。最后，重視運(yùn)用現(xiàn)代化電子信息管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多發(fā)展成熟，僅需企業(yè)單位將其引入實(shí)際工作之中，根據(jù)系統(tǒng)的模塊化設(shè)計(jì)要求完成相關(guān)操作，操作簡(jiǎn)單，管理方便，可完成多種形式的檔案保存，例如視頻、音頻、圖片等，顯著提升了工作效率，大大減輕了工作人員的壓力，有效完成檔案的整理、分析和保存。

2）完善管理制度，創(chuàng)新工作流程。檔案管理工作信息化發(fā)展必須在明確的制度下推行和發(fā)展，這樣才能將信息化管理日常化發(fā)展。首先，管理人員應(yīng)制定明確的制度和實(shí)施細(xì)則，從部門(mén)職責(zé)、檔案管理對(duì)象、人員配置、崗位職責(zé)、管理要求、獎(jiǎng)懲制度、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、保密要求等方面做出詳細(xì)規(guī)定，強(qiáng)化管理人員的意識(shí)，提升其它部門(mén)人員對(duì)信息化管理工作的認(rèn)識(shí)，促使部門(mén)和個(gè)人均能認(rèn)識(shí)到自己所承擔(dān)的責(zé)任。其次，規(guī)范工作流程，這是檔案管理信息化發(fā)展的必經(jīng)途徑，也是推進(jìn)日常工作的必要手段。工作流程應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)檔案的制作、借閱、歸檔、分發(fā)、調(diào)取、作廢、更改、更新、簽章、簽字等具體操作要求，不但能夠推進(jìn)辦公室檔案管理人員的工作，也可以為其它相關(guān)部門(mén)的工作開(kāi)展提供指引。為了進(jìn)一步提升工作效率，管理人員可繪制工作流程圖，簡(jiǎn)潔明了的呈現(xiàn)具體操作過(guò)程，便于相關(guān)人員理解和操作。最后，科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計(jì)，管理人員應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際發(fā)展情況和檔案管理情況，立足整體發(fā)展和實(shí)際需求，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計(jì)。規(guī)劃?rùn)n案信息化管理的目標(biāo)和計(jì)劃，設(shè)計(jì)符合企業(yè)單位發(fā)展的管理模式、文件編號(hào)、文件命名、檔案等級(jí)劃分等內(nèi)容，增加檔案?jìng)浞菀螅纬赏暾臋n案管理模式，并具備較強(qiáng)的可操作性，能夠指導(dǎo)日常管理工作有序開(kāi)展。另外，提倡簡(jiǎn)化辦公流程，合理減少不必要的工作量，保證信息化發(fā)展過(guò)程中不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，保證檔案管理工作的適宜性。

3）加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，注重人才培養(yǎng)。技術(shù)與人員是檔案管理信息化發(fā)展不可或缺的兩部分，是支持信息化管理工作開(kāi)展的必要構(gòu)成，所以在創(chuàng)新發(fā)展的前提下，應(yīng)重視對(duì)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，強(qiáng)化人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力，使其具備創(chuàng)新意識(shí)和能力[3]。首先，人員創(chuàng)新，在人才選拔和配置上應(yīng)提高對(duì)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的要求，以掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)操作能力的人員為主，同時(shí)需要具備基礎(chǔ)的管理知識(shí)，能夠在良好的管理思維下創(chuàng)新檔案管理模式。其次，加強(qiáng)人員技術(shù)培訓(xùn)，即組織相關(guān)人員參與專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，掌握完整的信息化管理技術(shù)，及時(shí)更新檔案管理理念和方法，主動(dòng)探尋提高工作效率的方式方法，推進(jìn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，利用績(jī)效考核和激勵(lì)手段提升工作人員的積極性，使其主動(dòng)提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和自我提升雙重作用下提高工作效率，最大化發(fā)揮人員和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為檔案管理工作信息化發(fā)展提供 助力。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)變革發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式十分必要。在落實(shí)檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)積極融合信息技術(shù)手段，創(chuàng)新理念、模式、人員和技術(shù)，完善管理制度和流程，提升人員意識(shí)和能力，優(yōu)化整體檔案管理過(guò)程。當(dāng)然，管理工作的落實(shí)不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，需要在長(zhǎng)期實(shí)踐中不斷改進(jìn)和完善，有效推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程。