論煙草企業(yè)內部檔案管理的信息化建設

莊婷婷

（江蘇省煙草公司徐州市公司，江蘇 徐州 221000）

1 前言

在計算機與網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的帶動下，現(xiàn)代化信息技術也隨之突飛猛進。在這種發(fā)展背景下，煙草企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)模式已然不符合新時代的發(fā)展所需，采用先進的信息科技，實現(xiàn)科學高效的內部檔案管理是時代的新要求，更是煙草企業(yè)內部檔案管理踏上新臺階的重要機遇。其中，在煙草企業(yè)內部檔案管理中采用計算機技術，從某種程度上講是檔案管理邁入自動化階段的必經(jīng)之路[1]。同時，將計算機技術應用于煙草企業(yè)內部檔案管理中，也是采用高科技實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有突出的優(yōu)勢，如便捷高效的信息檢索、海量檔案的存儲、更長的使用周期、良好的信息保密性、較低的管理成本等等，大大提升了煙草企業(yè)內部檔案管理的質量與效率，成功將檔案管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)手工管理模式中解脫了出來，提高了檔案管理的整體水平，有效降低了人、財、物等資源的投入，縮短了我國檔案管理和世界發(fā)達國家檔案管理的差距，推動了煙草企業(yè)內部檔案管理的科學化、精細化與現(xiàn)代化。

2 煙草企業(yè)內部檔案管理的信息化建設現(xiàn)狀

1）檔案材料的精確度不高。當前，相當一部分煙草企業(yè)內部檔案管理缺乏專業(yè)的人員，加之一些工作人員對檔案管理缺乏足夠的重視，特別是部分檔案管理人員流動性較大的煙草企業(yè)，更是容易出現(xiàn)檔案記錄斷檔的現(xiàn)象，缺乏緊密的銜接性與統(tǒng)一性，有時甚至還會出現(xiàn)檔案信息記錄錯誤的情況[2]。如果檔案本身存在錯誤，又或者不夠完整，造成檔案材料缺乏嚴謹?shù)木_度，就會一定程度上消減檔案管理的價值與意義，進而降低檔案管理的權威性與參考性。

2）檔案管理的基礎設施配備落后。由于諸多煙草企業(yè)對內部檔案管理不夠重視，導致所投入到檔案管理中的資金也是捉襟見肘，最突出的就是當前大多數(shù)煙草企業(yè)的檔案管理基礎設施配備不到位，且現(xiàn)有基礎設施也是相當陳舊與落后，根本無法滿足新時代煙草企業(yè)的檔案管理要求[3]。比如，部分煙草企業(yè)依然以傳統(tǒng)的手工檔案管理為主，還沒有配備計算機、網(wǎng)絡等設備，當然也就無法實施電子聯(lián)網(wǎng)，自然也沒有后續(xù)的網(wǎng)絡檔案檢索與借閱功能等。從中可見，改善落后的基礎設施配備是當前煙草企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化建設的重要任務之一。

3）檔案管理隊伍的綜合素質不高。煙草企業(yè)內部的檔案管理屬于一項專業(yè)的系統(tǒng)性工作，規(guī)范性與政策性是其突出特征，對工作人員的專業(yè)技能與政治素養(yǎng)要求較高。但是，目前大部分煙草公司都尚未配備專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的工作者多以兼職為主，且大多數(shù)沒有接受過檔案管理知識教育，也沒有參與過專業(yè)的檔案管理技能培訓，工作都是浮于表面，根本不了解也沒有深入到檔案管理的深層次階段，致使煙草企業(yè)內部檔案管理難以取得突破性的發(fā)展。

3 煙草企業(yè)內部檔案管理的信息化建設路徑

1）創(chuàng)建完善的內部檔案管理信息庫。煙草公司的又好又快發(fā)展需要科學規(guī)范的檔案管理信息庫予以支撐，信息庫是傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化檔案管理模式的重要“分水嶺”。檔案數(shù)據(jù)作為檔案管理信息庫的核心“成員”，其對煙草企業(yè)的重要意義不言而喻，檔案數(shù)據(jù)不僅記錄著工作人員的所有信息，而且保存著煙草貿易信息，從某種程度上看就是煙草企業(yè)前進的基礎與前提[4]。對此，煙草企業(yè)需要借助于計算機信息技術，積極創(chuàng)建檔案管理信息庫，將所有與企業(yè)發(fā)展緊密相關的數(shù)據(jù)完整無缺地存儲到信息庫中，從而真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、查詢與共享。值得注意的是，信息庫是煙草企業(yè)內部檔案管理實現(xiàn)信息化建設的必要條件，只有首先創(chuàng)辦信息庫，才能為信息化建設奠定基礎。

2）建立健全檔案管理的基礎設施。煙草企業(yè)需要加大檔案管理的資金投入力度，為檔案管理的信息化建設提供充足的資金保障，逐步完善基礎設施配備，為煙草企業(yè)內部檔案管理的信息化建設的穩(wěn)步推進營造良好的環(huán)境。一方面，煙草企業(yè)需要科學合理運用政府財政撥款，重視資金在檔案管理方面的傾斜力度[5]；另一方面，煙草企業(yè)要高質高效利用自身經(jīng)費，為檔案管理配備完善的軟件設施與硬件設施，切實采購檔案管理的信息化建設專用基礎設施，如計算機、打印機、掃描儀等，還要配備專業(yè)的錄音、攝像設備，以及專用硬盤與加密U盤等，以便于檔案的掃描與錄入、聲像檔案制作、存儲電子檔案等。與此同時，基礎設施的質量必須得到保證，從而為煙草企業(yè)內部檔案管理的信息化建設消除后顧之憂。

3）構建現(xiàn)代化的檔案管理隊伍。人才是煙草企業(yè)實現(xiàn)內部檔案管理信息化建設的核心與根本，創(chuàng)建一支專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理隊伍勢在必行。這就要求煙草企業(yè)：一是拓展檔案管理人才聘用渠道，提高招聘門檻，吸納高質量人才。與高校、社會組織、其他企業(yè)等建立合作關系，多元化人才引進路徑，不斷充實煙草企業(yè)內部檔案管理隊伍；二是大力培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員，定期組織專業(yè)技能培訓，切實提升檔案管理能力。對于煙草企業(yè)而言，現(xiàn)有人才隊伍依然是檔案管理的主力軍，所以如何提升其檔案管理能力與水平至關重要；三是制定績效考核機制，調動檔案管理人才的工作積極性，強化檔案管理質量。通過績效考核機制，激發(fā)煙草企業(yè)內部檔案管理的工作激情與動力，提升工作質量與效率，增強檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)。

4）增強檔案信息管理的安全性。煙草企業(yè)內部檔案的信息化建設需要高度重視信息管理的安全性，這就需要檔案管理人員積極參與到企業(yè)電子檔案的信息化建設過程中，將發(fā)送文件的密碼設置為動態(tài)密碼，以最大程度保證信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。譬如，信息化檔案管理平臺的電子文件的傳輸與存儲，并由專門人員予以管理。若其他人員或部門需要使用或查閱相關信息數(shù)據(jù)，則需要將動態(tài)彌漫輸入到管理平臺，進而最大程度降低電子文件在傳輸過程中的泄露風險。特別是機密性電子文件，一般需要予以備份，讓有關部門另外存儲一份，并獨立設置密碼，如果需要使用或查閱，則需要經(jīng)過相關領導的批準才能對電子郵件進行打開，以確保機密文件的安全性。

綜上所述，實現(xiàn)信息化建設是企業(yè)內部檔案管理的必然發(fā)展趨勢，煙草企業(yè)要想做到長遠可持續(xù)發(fā)展，走信息化建設之路是不二之選。然而，當前多數(shù)煙草企業(yè)在利用信息技術方面還普遍缺乏力度，檔案管理的信息化建設包括不同階段，且每個階段呈現(xiàn)出的特征也不盡相同，故而檔案管理的信息化建設水平也屬于不斷改進的過程，即從低級向高級逐步轉化的過程。所以，煙草企業(yè)要緊密結合自身實際，制定出科學合理的內部檔案管理信息化建設策略，穩(wěn)扎穩(wěn)打地實現(xiàn)檔案管理的信息化。