如何做好電子文件歸檔管理工作

王 磊

（內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟阿拉善高新技術產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)人力資源和醫(yī)療保障局，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

電子文件是信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下一種通過數(shù)碼形式存儲于計算機中的信息載體，文件歸檔管理作為檔案資源管理工作的重要組成部分，保障歸檔管理工作的規(guī)范化開展對于提升檔案信息利用率和便捷信息查詢而言具有重要意義。就目前來看，由于在歸檔管理中受多方不可控因素的影響，歸檔管理工作成效并未達到預期的目標，在影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的同時也不利于社會穩(wěn)定性格局的構建，為此保障電子文件歸檔管理作業(yè)的有序化和科學性，是企業(yè)自動化辦公模式應用效益最大化發(fā)揮的重要戰(zhàn)略基礎。

1 電子文件歸檔管理工作的踐行意義

1.1 便捷了電子文件的檔案信息查詢

經(jīng)調(diào)查在未對電子文件進行歸檔管理前，用戶在信息查詢工作時需提供檢索目錄信息，在增加檢索難度的同時也不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。反觀若是保證電子文件歸檔管理工作的有序開展，在保證管理系統(tǒng)全面覆蓋全部文書檔案后，信息檢索時用戶只需提供正文內(nèi)容即可完成檢索工作，在保證查準率和查全率的同時降低了查詢工作 難度。

1.2 為深層統(tǒng)計分析工作提供了便捷

深層統(tǒng)計分析工作的開展從某方面來講，需基于完善的檔案全文信息，因此保障電子文件歸檔管理工作的有序開展，對于實現(xiàn)“智能檢索”而言具有重要意義。目前來看伴隨科學技術的不斷革新，檔案全文信息在文件歸檔管理工作規(guī)范化開展下為用戶提供便捷式服務的同時，也為深層統(tǒng)計分析工作提供素材。

1.3 提高了檔案信息儲存的安全性

從某方面來講，電子檔案就是電子文件歸檔后的統(tǒng)稱，經(jīng)調(diào)查在以往檔案資源管理中，人工管理模式的實施在增加人為因素影響的同時也給檔案信息存儲埋下了一定安全隱患，久而久之對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展造成了極其不利的影響。伴隨科學技術的革新，電子文件歸檔管理工作的開展大多是借由軟件系統(tǒng)對內(nèi)容進行控制，因此在降低人為作業(yè)量的同時也顯著提高了檔案信息儲存的安全性。

2 電子文件歸檔管理工作的踐行策略

2.1 歸檔方式剖析

在電子文件歸檔管理中，參與電子文件歸檔工作的部門主要包括各業(yè)務管理部門、由信息管理部門以及由檔案管理部門。經(jīng)調(diào)查，電子文件歸檔工作的作業(yè)流程是：業(yè)務管理部門將需要歸檔的文件進行整理——借助網(wǎng)絡技術（開通兩者之間的電子文件歸檔專遞網(wǎng)線）將電子文件傳輸?shù)綑n案部門——信息管理部門接收具有保存價值的電子文件數(shù)據(jù)后對其進行集中處理——匯總后將其傳輸?shù)綐I(yè)務管理部門的共享平臺——將過期數(shù)據(jù)按照存儲標準整理到光盤中進行存檔——檔案管理部門對電子文件進行整理、編排。

2.2 整理方式剖析

在電子文件整理中，為便于信息查詢以及提高信息利用率，整理工作人員需在秉承著有機聯(lián)系原則、簡單性原則的基礎上，對其進行整理，為后期電子文件檔案信息的高效應用創(chuàng)造良好條件。在電子文件檔案整理過程中，為便于后期檔案管理，整理人員需將電子文件進行分類整理，即按照文書電子檔案、科技電子文件、會計電子文件等類別分開保管，由此達到優(yōu)化館藏電子檔案的目的。

2.3 歸檔管理工作的優(yōu)化對策

2.3.1 積極轉變歸檔管理觀念

在進行電子文件歸檔管理中，管理理念的先進度從某方面來講，是影響管理工作質(zhì)量和效率的重要因素。目前來講在進行管理時，歸檔管理工作人員必須提高對電子文件前端控制工作的額重視度，通過合理化設置業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能來確保前端控制工作的有效落實，與此同時為實現(xiàn)全過程管理和監(jiān)督，工作人員還要制定電子文件歸檔格式、歸檔方式以及電子文件檔案管理系統(tǒng)接口等，以便于保證電子文件管理作業(yè)的系統(tǒng)化、安全性和完整性。

2.3.2 完善電子文件的歸檔制度

在電子文件歸檔管理中，歸檔管理制度是否完善，對于歸檔管理工作質(zhì)量和效率的影響也是不容忽視的，故此在企業(yè)辦公自動化水平不斷提高的當代社會，完善電子文件的歸檔制度現(xiàn)已迫在眉睫。目前來看在電子文件歸檔制度優(yōu)化過程中，企業(yè)不僅需健全完善的電子文件管理規(guī)范，以便于在約束和規(guī)范管理者作業(yè)行為的同時保障操作的安全性，與此同時企業(yè)還要構建宏觀的電子文件歸檔體系框架，以便于保障各歸檔管理工作的有制可依、有規(guī)可循。除此之外企業(yè)還要構建電子文件全過程管理制度，通過加強各部門的溝通交流在為電子歸檔管理創(chuàng)造良好環(huán)境的同時形成管理合力。

2.3.3 構建專業(yè)化的管理團隊

在電子文件檔案歸檔管理中，管理團隊專業(yè)化水平的高低，對于管理工作的影響是十分巨大的。目前來看企業(yè)辦公自動化已經(jīng)成為一種趨勢，電子文件檔案的生成量也在逐年增加，為改善提高電子文件歸檔和管理作業(yè)現(xiàn)狀，構建專業(yè)化的管理團隊現(xiàn)已迫在眉睫。從企業(yè)的角度而言，要投入大量的人力、物力加強對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓力度，尤其是電子文件歸檔管理方面的培訓，通過培訓確保檔案管理人員能夠掌握各種電子文件歸檔管理的技能，更好地適應新形勢下檔案管理的需求。

3 結語

綜合而言，隨著企業(yè)辦公自動化水平的不斷提升，電子文件檔案管理工作是否規(guī)范化開展，對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)具有重要意義。經(jīng)調(diào)查在歸檔管理中，由于受多方不可控因素的影響，目前電子文件歸檔管理工作成效并不樂觀，為此優(yōu)化管理理念、完善管理制度的同時加強對管理者的培訓力度，對于全面提高電子文件歸檔和管理的效率及質(zhì)量具有重要意義。