大數據時代下高職院校檔案管理的策略試析

王國琴

（貴州農業職業學院，貴州 貴陽 551400）

當前我國高等教育事業的快速發展，高校系的工作也在逐步完善，隨著高校數量和品種的增加，管理難度也逐漸加大。傳統的檔案管理模式已經遠遠不能適應社會發展的需要，從而提高高校檔案管理的效率，必須采取有效的措施。

1 目前高校檔案管理模式中存在的問題

1.1 對檔案管理的不夠重視

高校檔案以紙為主，數量多，種類多，檔案管理有一定的難度。有的高校對檔案管理重視不夠，人力財力投入不足，部門檔案意識不足，檔案管理人員只能對大量的檔案資料進行簡單的收集和收集，不重視挖掘檔案信息資源浪費的使用價值現象，從而顯現檔案資源[1]。

1.2 檔案管理已不能適應現代社會的快速發展

信息技術的飛速發展，社會信息檔案管理工作的快速發展面臨著巨大的挑戰，傳統的管理模式極大地阻礙了檔案事業的發展，因此，必須改變傳統的管理思想和方法，以適應信息社會的新要求。許多高校檔案管理部門都配備了相應的設備、現代化管理逐步實現了現代大數據管理，在實際的文件管理中也存在嚴重的不足，檔案數據庫建設存在不足，主要是目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設的不完善、音視頻等物理載體文件的存在數量很少。在現代大數據環境下，傳統的管理模式已經不能滿足用戶的各種需求，更有利于高等教育各項工作的順利進行。過期的文件不能及時清理。檔案的期限分為短期、長期、永久性三種，在傳統的檔案管理模式下，由于庫存難以認真處理，工作人員對檔案儲存時間有足夠的準確信息，造成大量的無效檔案無法及時處理，有時由于評審過程繁瑣，不便于處理，給管理帶來了額外的負擔[2]。

2 分析大數據技術在高校檔案管理模式轉變中應用措施

2.1 進一步完善檔案信息數據庫

現代大數據技術在高校檔案信息管理中的應用，實現了檔案信息的便捷、智能化檢索方式，促進了檔案管理信息網的建設，實現了檔案信息的資源共享。隨著現代大數據技術水平的不斷提高，對檔案的需求也逐漸增加，檔案資源利用現代大數據技術的收集、處理、利用，提高了資源利用效率，檔案也促使檔案管理工作積極有序地發展。應用現代大數據技術是當前高校檔案管理工作發展的必然趨勢，充分利用現代大數據技術，推動高校檔案管理工作朝著信息化、自動化、科學化發展的方向發展，充分利用檔案資源，使教育教學工作井然有序。現代大數據技術應用于高校檔案管理，首先要進一步完善檔案信息數據庫，以保證檔案信息的有效管理和充分利用。對信息資源檔案數據庫的載體進行改進，對不同高校檔案信息進行合理的分類，保證信息的有效提取。檔案信息的建設沒有合理的維護工作，利用未來往往會使檔案信息中的信息出現一些問題，檔案信息數據庫維護工作有必要加強。檔案管理部門應定期更新和檢查檔案信息，以保證檔案信息的完整性。有效的服務作為如何實現檔案信息的出發點，將是如何實現檔案信息在數據庫建設中的最大利用率的考慮，保證信息數據庫建設能夠充分發揮其功能，提高檔案信息的利用率[3]。

現代大數據技術的應用可以有效地提高檔案信息管理的效率，提高檔案管理水平。提高工作人員的工作責任意識，通過實施檔案信息管理責任，保證檔案信息工作的順利進行，最有可能減少檔案信息的流失和實體檔案的損壞現象[4]。由于檔案管理人員還需要進一步提高服務意識，工作人員應充分認識到檔案信息的重要性，不斷提高服務意識，轉變工作觀念，提高檔案管理水平。

2.2 進一步加快智慧校園的建設

ISCU PANGAEA世界數據中心是一個信息系統，用于采集、處理、長期存儲和發布與地球科學領域相關的地理參考數據。它存儲了地球科學各個領域的35萬多個數據集，屬于地球科學觀測數據的最大檔案館。標準conform接口（ISO、OGC、W3C、OAI）支持從各種數據和信息門戶進行訪問，其中包括PANGAEA本身的搜索引擎((www.pangaea.de)例如GBIF。泛大陸的所有數據集都是可引用的，有完整的文檔記錄，并且可以通過持久標識符（數字對象標識符-DOI）引用，這是數據發布的前提。與其他ICSU世界數據中心一起(www.icsu-wds.org)在實施基于內政部的科學數據登記冊方面，德國泛大陸技術信息圖書館（TIB）也參與了這項工作，到目前為止，這項工作得到了全球圖書館聯盟的支持(www.datacite.org). “智慧校園”是與全球高速發展的大數據技術密不可分。將灰色聚類算法應用于高校檔案目標管理評價中，給出了評價分類，建立了評價模型，并給出了應用灰色聚類法對高校檔案目標管理進行清晰可靠評價的實例。基于改進的Apriori算法，進一步利用關聯規則，從高校數據庫中獲取相關數據，找出高校與評價結果之間的內在聯系。大數據本質上.是互聯網應用的延伸，是互聯網的更深層次應用。由于數據、查詢集和用戶組的復雜性、多樣性和規模，科學數據的有效管理一直是一個日益嚴峻的挑戰。云計算為科學數據的管理提供了適應性大規模服務的可能性，有望應對這一挑戰。因此，我們的目標是創建為科學數據服務的云數據管理系統。這類系統需要能夠處理非結構化數據，即最初主要存儲在文件中的數據，就像絕大多數科學數據一樣。我們描述了一個正在進行的研究項目的設計。“智慧校園”主要技術丁段是通過RFID、WSN、通信網等大數據關.鍵技術，結合二維碼、視頻監控等感知技術和設備，連接形成的廣泛感知的網絡化.信息化、智能化的校園。通常在智慧校園體系中，通用的大數據技術架構的智慧校園分為感知層、網絡層、處理層、應用層[5]。

3 結束語

隨著現代大數據技術的發展，高校檔案信息的大量發展，實現高校檔案信息的現代大數據管理模式顯得尤為重要。高校檔案管理工作是進一步完善檔案信息數據庫建設，提高檔案管理的現代大數據管理水平，將現代大數據技術應用于實際檔案管理中。高校檔案管理人員需要轉變工作觀念，提高檔案管理的服務意識，充分利用現代大數據技術的優勢，確保檔案信息的有效利用，促進高等教育的發展。