檔案館檔案信息化建設(shè)研究

王小霞

（石家莊市裕華區(qū)檔案館，河北 石家莊 050000）

隨著計(jì)算機(jī)智能技術(shù)的快速發(fā)展，人類社會(huì)已步入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。在這種大環(huán)境之下，檔案館也朝著信息化方向改革，積極開展檔案信息化建設(shè)。

1 檔案館檔案信息化建設(shè)的概述

1）相關(guān)概念的介紹。信息化以智能工具為代表，以產(chǎn)業(yè)發(fā)展作為依托，以信息資源作為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)作為基石，以政策法規(guī)作為保障，是一種全新的發(fā)展態(tài)勢(shì)。檔案館信息化是指檔案館有計(jì)劃、有目的地將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合在一起，以轉(zhuǎn)變檔案管理模式和方法，優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案服務(wù)質(zhì)量[1]。檔案館信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工程，涉及多方面內(nèi)容變革，影響較為廣泛。

2）檔案館檔案信息化建設(shè)的意義。第一，提升檔案管理水平。信息化技術(shù)有助于提高檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，更新檔案收藏目錄，提高檔案檢索效率，最終提升檔案管理水平。第二，提高檔案利用效率。在信息化技術(shù)加持之下，檔案館可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案利用效率，充分挖掘檔案資源價(jià)值，以提高檔案利用質(zhì)量。

2 檔案館檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后。在檔案館檔案管理信息化建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)化是推進(jìn)信息化建設(shè)的重要基石，標(biāo)準(zhǔn)化也是信息化建設(shè)的指南針。檔案館只有明確檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠真正提升檔案管理信息化水平。雖然我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但是現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)時(shí)間較早，內(nèi)容陳舊，沒有完善和更新內(nèi)容，甚至存在內(nèi)容與實(shí)踐不一致之處，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足檔案管理信息化的要求[2]。例如，一些檔案館將檔案創(chuàng)作人稱為作者，而一些檔案館將檔案創(chuàng)作人員稱為責(zé)任人員，甚至用字母代替。正是由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)無法共享，影響檔案利用效率。

2）缺乏宏觀遠(yuǎn)景規(guī)劃。檔案館檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)化過程，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，因此必須擁有長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。目前，我國(guó)檔案館檔案信息化建設(shè)缺乏遠(yuǎn)景規(guī)劃，現(xiàn)有檔案館檔案信息化建設(shè)都是臨時(shí)性規(guī)劃，缺乏戰(zhàn)略考量。可見，我國(guó)檔案館檔案信息化建設(shè)缺乏連貫性，各項(xiàng)信息化建設(shè)內(nèi)容之間缺乏聯(lián)系性，最終影響我國(guó)檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

3）信息化觀念意識(shí)淡薄。在推進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)過程中，信息化理念是促進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想，只有樹立信息化理念才能夠真正推進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)。目前，我國(guó)檔案館檔案信息化意識(shí)淡薄，一些年長(zhǎng)工作人員并沒有樹立信息化理念，甚至拒絕信息化思想。正是檔案館工作人員缺乏信息化觀念，致使檔案館檔案管理缺乏信息化意識(shí)，影響檔案館檔案管理水平。

4）信息化人才結(jié)構(gòu)失衡。在推進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)過程中，信息化人才是不可或缺的重要因素，高素質(zhì)的信息化人才可以提升檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。目前，檔案館管理人才質(zhì)量參差不齊，一些管理人才只知曉檔案館管理知識(shí)，另一些管理人才只知曉信息化知識(shí)，缺乏復(fù)合型管理人才，導(dǎo)致檔案館信息化人才結(jié)構(gòu)失衡[3]。與此同時(shí)，檔案館管理人才的年齡偏大，40歲以上管理人才占比超過了60%，而40歲以下管理人才占比只有40%，整體年齡相對(duì)偏大，影響檔案館信息化人才結(jié)構(gòu)比例。

5）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善。在推進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案館檔案信息化建設(shè)的重要基石，完善的基礎(chǔ)設(shè)施常常可以提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。目前，一些檔案館硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都有待完善。在硬件設(shè)施方面，一些檔案館硬件設(shè)施整體老化，一些檔案館缺乏硬件設(shè)施，這些都會(huì)影響檔案館檔案信息化管理質(zhì)量。在軟件設(shè)施方面，檔案館軟件設(shè)施無法兼容檔案管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，同時(shí)軟件設(shè)施更新不及時(shí)，沒有使用最新軟件技術(shù)，影響檔案館檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

3 檔案館檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1）完善信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為了提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，檔案館需要完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，出臺(tái)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為此，檔案館可以借鑒其他機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)中的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案館自身實(shí)際出臺(tái)檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以指導(dǎo)檔案館檔案信息化建設(shè)。例如，檔案館可借鑒圖書館等公立機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，出臺(tái)自身信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在出臺(tái)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之后，檔案館還需要實(shí)時(shí)更新信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以提升檔案館信息化建設(shè)質(zhì)量。

2）制定宏觀規(guī)劃。在推進(jìn)檔案館檔案信息化建設(shè)過程中，檔案館需要從宏觀角度制定信息化建設(shè)規(guī)劃，完善信息化建設(shè)內(nèi)容，規(guī)范信息化建設(shè)流程，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，以提升檔案館檔案管理信息化水平。在制定宏觀規(guī)劃時(shí)，檔案館可以聽取各方面的意見，做到集思廣益，以提升宏觀計(jì)劃的可操作性和前瞻性，最終提高檔案館檔案管理信息化建設(shè)水平。

3）增強(qiáng)信息化意識(shí)。為提升檔案館檔案信息化建設(shè)水平，檔案館還需要增強(qiáng)工作人員信息化意識(shí)，使工作人員樹立起信息化思維，用信息化思維指導(dǎo)自身工作。為此，檔案館可以引導(dǎo)工作人員樹立信息化意識(shí)，端正思想認(rèn)知，提升思想認(rèn)知水平和境界，以提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案館可以創(chuàng)建信息化氛圍，通過信息化氛圍引導(dǎo)工作人員樹立信息化意識(shí)，以提升檔案館檔案管理信息化水平。

4）完善信息化人才結(jié)構(gòu)。為提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，檔案館需要完善信息化人才結(jié)構(gòu)，加快培養(yǎng)復(fù)合型管理人才。為此，檔案館需要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，使工作人員不僅掌握檔案管理知識(shí)，同時(shí)還掌握信息化管理知識(shí)，以提高人才信息化能力，加快打造一支信息化人才隊(duì)伍。與此同時(shí)，檔案館還可以加強(qiáng)人才招聘，在社會(huì)上廣泛招聘信息化人才，以夯實(shí)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍水平，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍[4]。除此之外，檔案館還需要出臺(tái)人才退出機(jī)制，將不符合檔案館信息化管理的人才調(diào)離工作崗位，實(shí)時(shí)更新人才隊(duì)伍，以提高檔案館信息化建設(shè)水平。

5）完善基礎(chǔ)設(shè)施。為提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，檔案館需要不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，提高軟件設(shè)施水平。為此，檔案館需要實(shí)時(shí)更新各項(xiàng)硬件設(shè)施，購買最新的服務(wù)器和電腦，以夯實(shí)檔案館檔案信息化建設(shè)物質(zhì)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，檔案館還需要提高軟件設(shè)施水平，根據(jù)信息化建設(shè)和檔案館自身發(fā)展要求配備全新的軟件設(shè)施，確保軟件設(shè)施功能與檔案館檔案管理要求相一致，以此夯實(shí)檔案館檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，提高檔案館檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，為了提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，檔案館需要完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定宏觀發(fā)展規(guī)劃，增強(qiáng)工作人員信息化意識(shí)，完善信息化人才結(jié)構(gòu)，同時(shí)還需要完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，以便提升檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，使檔案館為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。