基層行政事業單位檔案管理信息化建設分析

劉延輝

（內蒙古興安盟科右前旗大石寨鎮政府經管站，內蒙古 興安盟 137707）

隨著現代信息技術的興起和快速發展，在科技迅速發展的社會，信息化已經普遍用在各類工作中，信息化已經成為基層檔案建設的必然趨勢。基層檔案是基層對活動的記錄，也開展各項活動的基礎。所以，基層檔案管理工作必須要適應現代化社會的需要，信息化進程也要不斷加快，提高工作效率。基層檔案管理工作是開展其他工作的基礎，在對大量信息進行處理過程中產生了大量電子文件，因此利用現代化信息手段能使檔案管理信息化建設成為可能。

1 基層行政事業單位檔案管理信息化建設的必要性和重要性

檔案工作是基層單位的重要組成部分，確保檔案的安全管理，提升基層單位工作的效率和質量都十分重要。但目前，我國的基層檔案管理工作并沒有隨著我國經濟、科技的發展而發展，當前基層檔案管理信息化建設仍差強人意，在實施中存在著不足與漏洞，事業單位檔案管理信息化建設難以使檔案管理的效率達到理想目標，存在著制約基層檔案管理信息化建設的諸多因素和問題，唯有通過對事業單位檔案管理信息化建設現狀的分析，找出該項信息化建設中存在的問題，有效解決這些問題，對此提出優化建設方案，才能使基層檔案管理信息化建設取得成效，才能更好地促進基層檔案管理信息化建設。

由于傳統紙質檔案管理需要耗費基層單位大量人力、物力、財力，且基層檔案管理設施和設備條件都比較簡陋[1]。同時傳統的基層檔案載體都是以紙質為主，容易受到外部環境的影響，在傳統紙質檔案管理中，對于檔案的維護與查閱也非常的不方便，同時紙質檔案容易出現檔案保管不善而損壞的問題，如果溫度或濕度沒控制好，容易受潮、受到蟲蝕及火災等災害的威脅，對檔案管理和檔案利用的效率產生了很大影響。同時傳統檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，每年所投入的保管經費較高，而且文檔沒有備份，檔案查閱和維護都十分不便，容易造成文檔損失。傳統紙質檔案就可能造成紙質檔案被損壞，紙質文檔經常反復的查閱會讓原件受損或遺失，而且紙質檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多 問題。

但是，隨著現代信息技術的不斷發展與應用，隨著現代信息技術在檔案管理中的應用，越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統，對傳統的紙質檔案進行信息化處理，將原來的以檔案保管為重點的模式轉為以檔案信息化形式來為社會服務，可以把傳統紙質檔案保存方式轉變為數字信息存儲[2]。通過對檔案的信息資源進行整理、分類，在很小的空間里就可以存儲海量的檔案信息和數據。信息化檔案以辦公軟件為載體，可以通過網絡進行傳遞，更加便利查詢，容易保存與修改，不僅提高了檔案的利用效率，而且確保檔案信息資料的完整性和查閱的便捷性，提高了檔案管理的質量與效率。因此，推進信息化建設，在基層行政事業單位檔案管理中十分有必要。

為使檔案管理工作水平得到整體提高，在推進數字化、信息化檔案建設的同時，應當注意檔案信息化建設的標準性與規范性，必須抓好檔案標準化與規范化管理。

2 基層檔案管理信息化建設途徑

隨著信息時代的發展，檔案管理信息化的建設固然不可缺少技術人員支持，應當提升基層檔案管理信息化建設人員素質和能力，基層檔案管理人員應當意識到思想決定行為，必須積極轉變自身的檔案管理思想理念[3]。應當摒棄基層檔案管理的傳統模式，對傳統基層檔案管理的優良和成熟經驗進行繼承和發揚，不斷提升基層檔案管理的信息化水平，加強現代信息技術在檔案管理工作中的應用。在推進信息化建設的進程中，在基層檔案管理中，檔案管理人員的素質和能力發揮著極為重要的作用，始終是主要制約或推動因素。因此，必須為基層單位配備專業性強和檔案管理經驗豐富的工作人員，重視基層檔案管理人員素質和能力的提高。督促基層單位檔案管理突破傳統檔案管理思維和模式，通過一對一的手把手傳幫帶等方式對基層檔案管理人員年齡結構、學歷結構、能力結構進行轉變；不斷提升基層單位現有檔案管理人員和工作人員的能力素質，加強對基層檔案現有人員的在職培訓，使其更為熟練地操作計算機等現代化設備，更好地掌握現代檔案管理的知識，為基層單位檔案管理信息化建設奠定素質和能力 基礎。

基層行政事業單位檔案管理信息化建設的有效實施，需要強有力的制度指導。因此，各事業單位的管理人員要根據單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設制度，正確認識到檔案信息化建設的重大意義，并在建設過程中加大實施力度與資金投入，為信息化建設提供必要的硬件基礎設施。嚴格規范檔案管理人員工作，提高檔案信息資源利用率，使檔案信息資源實現紙質檔案到電子檔案的轉化與資源更新，促進我國事業單位和經濟社會的發展。

基礎設施是開展檔案工作信息化的基礎條件，檔案工作的信息化開展必須要具備完善的基礎設施，如果沒有好的基礎設施條件也不會建設好檔案工作信息化。基礎設施主要有硬件設施，計算機運行網絡，檔案資料的管理工作[4]。應當優化硬件，使用先進的計算機運行網絡系統，連接各個部門，提高工作效率，提高檔案信息的保密性。

在整理、查閱檔案信息的時候要遵守管理條例的規定，要聘請專業的計算機人才，建立標準、規范的檔案信息管理系統，避免信息泄露的問題，擴展數據庫，節約檔案存儲成本，提高工作效率，從而建立完備的信息化檔案管理工作制度。

3 總結

信息化時代已經到來，隨著科技的發展，事業單位檔案管理信息化建設是時代進步與科技發展的必然結果，基層檔案管理工作的信息化已經不可避免。基層應當完善基礎設施建設，為檔案信息工作的信息化做好準備，重視檔案管理工作，提高管理人員和工作人員素質，建立規范、合理的檔案信息管理制度，有序開展檔案管理信息化工作。基層行政事業單位要根據實際發展的需求進行信息化建設，在社會發展過程中抓住機遇，并借助網絡信息技術建立安全的網絡平臺，在自我發展的同時為我國經濟社會發展注入活力。